Notificação de Workflows - para que serve e como funciona?

A ferramenta de notificação serve essencialmente dois propósitos:

1. Informar os utilizadores ou grupos de utilizadores da criação e atualização de um registo.  

2. Criar acessos de leitura a esses registos aos utilizadores notificados.

Esta ferramenta é comum aos módulos de Gestão de Workflows, Gestão de Documentos e Equipamentos. Este tutorial explica o funcionamento no módulo de Gestão de Processos/Workflows.

A criação de acessos a registos via notificação corresponde a uma das diversas formas de gestão de acessos. O tutorial Permissões em Workflows – Explicação descreve em detalhe todos os métodos disponíveis de gestão de permissões em workflows.

Como notificar utilizadores ou grupos de utilizadores?

1. Aceda ao registo e clique em Notificados.

2. Selecione os utilizadores ou grupos clicando na checkbox. Após efetuar as alterações, clique em Guardar.

3. O AGIR irá sugerir o envio de um e-mail automático de notificação com um link ao registo. No entanto, o envio do e-mail é facultativo. Se optar por não enviar o e-mail, o acesso/permissão de consulta é criado da mesma forma.

 ATENÇÃO   A criação de notificados irá adicionar os utilizadores à lista de subscritores do registo. Estes utilizadores terão permissão de leitura. Contudo, o inverso não se aplica, isto é, retirar um utilizador do menu de notificação não lhe retira o acesso ao documento. Apenas o exclui de futuras notificações.

 DICA   Pode ativar um serviço automático de notificação de novos registos. Com este serviço, o AGIR enviará automaticamente um e-mail de notificação a todos os subscritores do registo. Deste modo, não tem de se preocupar em enviar manualmente os e-mails de notificação. Este serviço consome alguns recursos do seu AGIR e servidores, pelo que recomendamos o contacto com a nossa equipa antes da sua ativação.

Como consultar a lista de utilizadores notificados?

A forma correta de consultar os utilizadores notificados consiste em aceder à lista de Subscritores/Acessos. Veja a imagem abaixo que explica este processo.

 PERMISSÕES  Para editar a lista de notificados de um registo necessita de ser editor/executante desse registo. Para configurar a mensagem de notificação, necessita da permissão de Administrador.