Permissões em workflows - Conceitos gerais

O AGIR oferece-lhe várias opções e funcionalidades que lhe permitem gerir os acessos aos seus workflows de forma controlada e segura. Utilizando uma opção ou uma combinação de opções abaixo descritas, terá a possibilidade de disponibilizar os workflows certos aos utilizadores certos.

Este artigo é muito importante :) 

Um bom entendimento do sistema de permissões assegura uma implementação eficaz do seu AGIR. 

Existem seis mecanismos de atribuição de permissões:

1. Administrador do AGIR - Acesso total (consulta, editor de campos, eliminação, mover de estado, etc...)
2. Administrador do Workflow- Acesso total (consulta, editor de campos, eliminação, mover de estado, etc...) 
3. Reader/consultor do Workflow -  Acesso de consulta apenas
4. Executante de tarefa/etapa do workflow ou ação (emissor da reclamação, aprovador da Auditoria.) - Acesso de editor (consulta, editor de campos, executante de tarefas, etc...)
5. Notificado - Acesso de consulta

De seguida iremos explicar cada um destes mecanismos, qual a sua utilidade e como configurar cada um deles.

1. Administrador do AGIR

Os Administradores do AGIR têm acesso a todos os processos implementados no AGIR. Para além disso, podem editar as suas propriedades, campos, alterar o estado de um registo de workflow, delegar tarefas, eliminar registos de workflow, etc... 

Assume o papel tradicional de um Administrador para todos os workflows de processos.

Os Administradores do AGIR não têm permissão para executar etapas do workflow. Para isso necessitam da permissão de Executante de Tarefa.

Para tornar um utilizador num Administrador do AGIR, siga o seguinte tutorial: Definir permissões globais - Administrador, Staff Manager e Equipament Manager.

2. Administrador do Workflow

Pode criar utilizadores especiais que não são Administradores do AGIR, mas são Administradores de um workflow específico.

Os Administradores de Workflow têm acesso a todos os registos desse workflow. Para além disso, podem editar as suas propriedades, alterar campos, alterar o estado do registo, delegar tarefas, etc... 

Os Administradores de Workflow não têm permissão para executar etapas do workflow. Para isso, necessitam da permissão de Executante de Tarefa.

Para criar um novo Administrador de Workflow,  consulte o seguinte tutorial: Configurar permissões de workflows [documentos/processos] - Etapas de workflows, administradores e consultor

3. Reader/Consultor do Workflow

Pode criar utilizadores especiais que não são Administradores, mas têm acesso de consulta a todos os registos desse workflow. Não necessitam de ter um papel interventivo no processo nem ser notificados para ter acesso aos registos desses workflows.

Este nível de acesso pode ser útil, por exemplo, à Gestão de Topo, que deve conseguir consultar todos os registos de workflows por inerência.

Existem ainda casos em que é pretendido que todos os utilizadores da sua organização tenham acesso a todos os registos de um ou vários workflows, mesmo naqueles em que o utilizador não é um interveniente da tarefa ou etapa. Nestes casos a forma mais simples consite em atribuir este acesso a todos os seus utilizadores.

Este acesso concede direito de consulta apenas. Os utilizadores não coseguirão editar registos nem as suas propriedades. Para criar um novo Reader/Consultor de workflow, consulte este tutorial: Configurar permissões de workflows [documentos/processos] - Etapas de workflows, administradores e consultor.

4. Executante de tarefa/etapa do workflow 

Estes utilizadores serão os intervenientes nas etapas do workflow para as quais têm permissões. Os workflows são constituídos por etapas e cada etapa terá o(s) seu(s) interveniente(s). 

Estes intervenientes recebem uma tarefa de workflow e, automaticamente, recebem permissão de consulta, edição de campos e execução da sua tarefa/etapa repetiva.

Utilizadores que não foram executantes de etapas do registo mas receberam ações pontuais (ex: ação corretiva de uma não conformidade), são também executantes e como tal terá permissão de consulta do registo bem como permissão para executar a ação específica que receberam.

Para definir os utilizadores com permissão de executante de etapas de workflows, atente no seguinte tutorial: Configurar permissões de workflows [documentos/processos] - Etapas de workflows, administradores e consultor.

 ATENÇÃO  Um executante da tarefa de edição de um workflow não terá acesso a todos os registos desse workflow. Apenas terá acesso automático aos registos nos quais participou.

5. Notificados - acesso a registos por notificação (manual ou automática)

Podem-se criar acessos adicionais através do sistema de notificações. Os utilizadores notificados recebem um e-mail e um link ao registo do workflow. O acesso é de consulta, não podendo o utilizador editar o registo nem as suas propriedades.

Este sistema poderá ainda ser útil em complemento aos anteriores, por exemplo, deseja notificar um utilizador especial que não tem nenhum dos acessos descritos acima? Neste caso, basta fazer uma notificação manual para criar este acesso extra. Existe também a possibilidade de criar regras de notificação automática, mediante configuração avançada (ex: diretor do departameto de compras deve ter acesso de notificado a todas as não confomidades de compras).

Para mais informações sobre como gerir permissões através de notificação, consulte este artigo: Notificação de Workflows - para que serve e como funciona?

Como consultar os acesso de um registo?

Se tiver dúvidas ou pretender saber quem tem acesso ao registo de workflow e porquê, consulte a lista de acessos, tal como indicado na imagem abaixo:

 DICA  Na sua organização, todos os utilizadores devem ter acesso a todos os registos de workflows? Se for o caso, ative a permissão 3. Reader/Consultor de Workflow. A sua organização tem muitos utilizadores e é necessário diferenciar de forma segura os acessos? Neste caso, ative as permissões com base 5. Notificações.

 ATENÇÃO   Os níveis de acesso são cumulativos. Um utilizador pode ter permissão no workflow com base em um ou vários modos de acesso descritos acima.