O AGIR proporciona uma solução eficaz e estruturada para a gestão e acompanhamento de planos de controlo, organizados em quatro etapas essenciais: Registo, Aprovação, Implementação e Seguimento. Cada etapa é projetada para garantir que os planos sejam bem definidos, implementados de forma eficiente e avaliados com precisão.  Este workflow pode ser útil para planear e monitorizar planos de ações regulares tais como, plano de implementação de um sistema de gestão, planos de tarefas de acompanhamento de projetos, etc.

Este tutorial vai guiá-lo através de cada uma dessas etapas, explicando o que é necessário em cada fase e como pode utilizar as funcionalidades do AGIR para facilitar o processo.

Desde a criação do plano de ações, passando pela aprovação e implementação das tarefas, até ao seguimento e avaliação da eficácia das ações, o AGIR automatiza muitos dos processos, permitindo uma gestão mais ágil e precisa. 

Além disso, com a funcionalidade de clonagem do plano, será ainda mais simples garantir a continuidade e manutenção dos planos de controlo de um ano para o outro.

Vamos explorar em detalhe cada uma das etapas do processo e como o AGIR pode otimizar a sua gestão de planos de controlo.

 DICA  Este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para partilha com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.

Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.

Etapas do Plano de Controlo

Este workflow é composto por quatro etapas: 

1. Registo: Onde caracterizamos o nosso plano de controlo e criamos o plano de ações.

2. Aprovação: O plano de ações é avaliado e aprovado, seguindo para implementação, ou rejeitado, recuando à etapa inicial para retificação.

3. Implementação: Após aprovação do plano de ações, o plano de ações é lançado e as ações são criadas. Nesta fase os responsáveis de cada tarefa irão receber uma notificação para cafda tarefa criada.

4. Seguimento: É feito o seguimento das ações e avaliação da eficácia do plano de ações.

Vamos explorar cada uma destas etapas e ver o que é pretendido em cada uma delas:

1. Registo do Plano de Controlo

Dados do plano

Nesta etapa, fazemos a caracterização do plano de controlo. Definimos quem é o Gestor do Plano, que estará encarregue de implementar e fazer o seguimento do plano de ações. Escolhemos a origem e o nome do plano, preenchemos uma breve descrição ou descrevemos o seu objetivo. Associamos o plano a um site ou área, influenciando desta forma diretamente os utilizadores que serão notificados da existência deste plano. Definimos a duração, os recursos planeados e investimento previsto do plano.

Após caracterização do plano de controlo, vamos planear as ações.

Gerar o plano de ações

O nosso gerador de ações vai-nos ajudar a definir as ações do nosso plano de forma fácil, automática e prática. Vamos por passos para sabermos como tirar o maior partido desta funcionalidade: 

Criar ou escolher um grupo

Cada tarefa deverá pertencer a um grupo. Podemos gerir e agrupar as nossas tarefas como preferirmos. 

Para criar um grupo, clique no.

Criar as ações

Preencha os campos respeitantes à ação: 

1. Grupo: Devemos organizar as nossas tarefas por grupos. Podemos criar novos grupos ou inserir as tarefas num grupo já criado

2. Tarefa: Escreva a descrição da tarefa. 

3. Responsável: Quem ficará encarregue de desempenhar a tarefa

4. Observações: Algumas observações ou notas que queiramos deixar ao responsável da ação. Estas notas ficarão representadas nos comentários da ação

5. Início e fim: Qual a data de início e fim da ação. 

6. Prazo: O prazo em dias que o responsável tem para a conclusão da tarefa individual

7. Periodicidade: A tarefa terá uma periodicidade específica (mensal, trimestral, etc...), ou será uma tarefa pontual? 

Após caracterizarmos a nossa tarefa, clicamos nopara registarmos a tarefa na tabela do plano de ações.

A nossa tarefa foi inserida na tabela do plano de ações. Os dados respeitantes à ação que acabámos de criar são apagados, para que possamos continuar a alimentar o nosso plano de ações. 

Podemos ir associando as tarefas aos grupos já criados (1), ou criar novos grupos (2). 

Após construído o plano de ações, submetemos o formulário para e etapa de Aprovação.

2. Aprovação do Plano de Controlo

Decisão do aprovador

Nesta etapa, o aprovador deve analisar o plano de controlo e o plano de ações sugerido, e decidir se o plano avança ou não para implementação. 

Aprovador rejeita o plano: enviar para correção

Ao rejeitar o plano e enviá-lo para correção, o mesmo retornará à etapa de registo para que sejam feitos os devidos ajustes. O aprovador deve justificar a sua decisão, preenchendo o campo Motivo da rejeição.

Aprovador rejeita o plano: enviar para cancelado

Caso o aprovador decida cancelar o plano, o mesmo será cancelado e o processo ficará terminado. O aprovador deve também justificar a sua decisão caso decida cancelar o plano.

Após decisão do aprovador, clicamos no botão de submeter para que o AGIR possa aplicar as regras com base na decisão do aprovador.

 DICA  Será selecionado previamente o utilizador que deve implementar o plano de ações, que será o gestor do plano. Contudo, o utilizador pode ser alterado para outro que tenha permissões para desempenhar a tarefa de implementação.

3. Implementação do Plano de Controlo

Lançamento das tarefas

Agora que o nosso plano de ações foi aprovado, lançamos as tarefas no AGIR. Para lançar as tarefas, clicamos no para que as ações sejam criadas no menu das ações no AGIR. Não se esqueça que cada linha do plano de ação pode gerar n tarefas, conforme a frequência e datas definidas.

Confirme se deseja lançar o plano de controlo. Será apresentado o número de ações a gerar. A criação de ações, dependendo da complexidade do plano, poderá levar alguns minutos. 

Após o lançamento do plano, as ações são criadas tendo em conta a informação preenchida anteriormente, e ficam alocadas no menu das ações do AGIR.

As ações ficam também associadas e distribuídas pelas linhas da tabela do plano de ações, sendo mais fácil a sua navegação e perceção de onde pertencem as ações.

Ao clicar no link Ações, o menu das ações é aberto e mostra as ações associadas à linha da tabela, estando assinaladas com uma checkbox.

Os responsáveis pelas ações receberão um e-mail de tarefa, indicando que existe uma nova tarefa/ação por completar.

Lembrete de ações

Para assegurar o cumprimento do Plano de Controlo, o AGIR envia lembretes automáticos aos responsáveis, alertando-os sobre tarefas pendentes. 

No e-mail será incluído o alerta para tarefas planeadas para os próximos 30 dias, bem como das que já ultrapassaram o prazo (em atraso), garantindo um acompanhamento eficiente e atempado. 

Este alerta é enviado semanalmente de forma individualizada, assegurando que cada responsável recebe informações específicas sobre as suas tarefas, permitindo uma gestão mais eficiente e proativa.

Informação sobre as ações e intervenientes

No formulário da etapa de implementação, podemos ver as informações sobre as ações: o nº total de ações, a data de início e fim e os intervenientes registados.

Relançar o plano

Caso queira retificar o plano ou fazer alteração das tarefas, o plano pode ser lançado novamente, suspendendo todas as ações em curso/não iniciadas e criando as novas ações. 

Confirmar lançamento das ações

Para avançar no fluxo, devemos confirmar que lançámos as ações, selecionando a opção Sim no campo Confirma que efetuou o lançamento das ações?

Após a confirmação do lançamento das tarefas, o formulário deverá ser submetido para a etapa de Seguimento, a qual deve ser efetuada pelo Gestor do Plano após a data de fim das ações.

Uma sugestão de e-mail será apresentada no ecrã, tendo o mesmo como recipientes os respetivos notificados da área ou site à qual este plano de controlo pertence. 

Este e-mail serve para informar de que um novo plano de ações foi lançando, especificando os detalhes do mesmo e disponibilizando um link para acesso. 

O utilizador pode decidir enviar o e-mail ou apenas fechá-lo.

Nota: Esta mensagem pode ser personalizada com base nas necessidades de cada organização.

4. Seguimento do Plano de Controlo

Avaliação da eficácia das ações

A etapa de seguimento, na qual é efetuada a avaliação da eficácia das ações, será agendada para a data do fim das ações e será efetuada pelo Gestor do Plano. Podemos ver um panorama geral das ações nos campos e gráfico do lado direito. 

Após a conclusão de todas as ações, o gestor do plano deve fazer um sumário e critérios de avaliação da eficácia das ações, determinando se o plano foi eficaz e o seu objetivo cumprido. Pode ainda adicionar notas de fecho e validação do plano. 

Decisão do fecho do plano: Não - Fechar o plano

Caso o Gestor do Plano decida que o plano não foi eficaz e opte pelo seu encerramento, deverá especificar o motivo para tal. Após a submissão da decisão, nenhuma ação adicional será necessária.

Decisão do fecho do plano: Não eficaz - Enviar para replaneamento

Caso a decisão do gestor seja enviar o plano para replaneamento, o mesmo retornará à etapa de registo do plano, para que o mesmo seja reformulado, sendo sugerido como interveniente o utilizador que efetuou o registo daquele plano. 

Neste caso, o gestor do plano deve também especificar o motivo que levou ao replaneamento do plano de controlo.

 DICA  A etapa de seguimento só poderá ser submetida e o Plano de Controlo fechado após o término de todas as ações. Algumas ações podem não ser eficazes ou ficar sem efeito no plano atual, pelo que deverão ser suspensas para que o Plano possa ser fechado.

Clonagem do Plano de Controlo

O AGIR oferece a funcionalidade de clonagem do plano de controlo, permitindo a sua reprodução para o periodo seguinte de forma simples e prática. Para clonar o plano, siga os seguintes passos:

1. Aceda ao separador Clonagem no registo do plano de controlo que pretende clonar. 

2. Escolha o período que deseja adicionar ao plano de ações (número de dias, meses ou anos). 

3. Clique no para clonar e gerar um novo plano de controlo. O AGIR irá gerar uma cópia do plano de ações, ajustando as datas conforme a sua escolha, sem a necessidade de reconfigurar todas as tarefas manualmente.

Esta funcionalidade permite que o plano de controlo seja replicado com facilidade, garantindo continuidade nas ações e mantendo os prazos de execução conforme o planeado para o ano seguinte.

Relatórios

Temos disponíveis dois relatórios para acompanhar o Plano de Controlo:

Relatório do Plano de Controlo

Apresenta todas as informações preenchidas sobre a caracterização do plano, o plano de ações detalhado e os dados registados nas etapas de aprovação, seguimento e fecho. É um relatório completo que fornece uma visão abrangente de todo o ciclo do plano de controlo.

Relatório do Plano de Ações em Gráfico de Gantt

Organiza visualmente as tarefas do plano de controlo, permitindo uma melhor gestão do tempo e distribuição das atividades ao longo do calendário. Este formato facilita a identificação de sobreposições, prazos e prioridades, garantindo uma visão clara do progresso e ajudando na coordenação das equipas envolvidas.

Através destes relatórios, é possível acompanhar a evolução do plano, identificar desvios, avaliar o cumprimento das metas e assegurar que todas as ações previstas são monitorizadas e documentadas com rigor.

Para aceder aos relatórios, utilize as opções disponíveis no sistema de gestão do plano de controlo.

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