Módulo "As Minhas Notas"

O Módulo "As Minhas Notas" é útil para criar notas que mais tarde poderão vir a ser tratadas e despoletar ações pontuais, novos documentos ou novos registos de workflows.

Este tutorial vai explicar-lhe o funcionamento do Módulo "As Minhas Notas" bem como a sua configuração. 

Como funciona o Módulo "As Minhas Notas"?

Com este módulo, um utilizador que não tenha permissões para criação de registos em workflows ou que não saiba como proceder caso exista alguma ocorrência, reclamação, pedido de revosão documental, etc, pode criar uma nota.  A nota é criada e encaminhada para um gestor da Nota, o qual terá como responsabilidade proceder ao seguimento da mesma.

Ao criar uma nota, o utilizador tem de escolher o tipo de nota. Ao escolher, será automaticamente selecionado o responsável por tratar daquele tipo de nota. 

Nota: Vamos explicar mais à frente como configurar os tipos de notas neste módulo e os respetivos responsáveis de cada tipo de nota, e os notificados para cada tipo de nota.

O utilizador deve adicionar uma descrição da nota e pode associar anexos à mesma. Ao submeter a nota, será gerada uma tarefa para o responsável a tratar.

O responsável por tratar a nota pode apenas tomar conhecimento, criar um workflow a partir da nota ou criar tarefas pontuais.

Criar uma nota

Siga os passos abaixo para criar uma nota:

1. Para criar uma nota, basta clicarmos no + presente no Módulo "As Minhas Notas" ou no + à esquerda do nosso nome de utilizador. 

2. Escolha o tipo de nota que deseja registar. 

3. Ao selecionar o tipo de nota, aparecerá automaticamente preenchido o utilizador que deve efetuar o seguimento da mesma (1), a empresa a que a nota diz respeito terá de ser selecionada (2).

4. Adicione a descrição da nota (1). Pode ver de antemão os utilizadores que serão notificados (2). Pode clicar e adicionar mais utilizadores a notificar, caso necessário.

5. Pode adicionar anexos à nota.

6. No final do preenchimento de todos os campos, clique em enviar. Aparecerá uma mensagem de sucesso e será reencaminhado para a página inicial do AGIR.

Seguimento da nota

Será enviado por e-mail uma notificação ao utilizador selecionado para o seguimento e para os utilizadores notificados.

Ao utilizador encarregue de efetuar o seguimento da nota, será apresentada nas notificações do AGIR a tarefa de seguimento da nota.

As notas serão também apresentadas no Módulo "As Minhas Notas".

Ao abrir a nota, deparamo-nos com várias informações, como por exemplo o tipo de nota, o emissor, a empresa a que diz respeito e a data e hora da sua emissão. Aparece-nos também a descrição da nota, o utilizador responsável pelo seguimento, o seu estado e os ficheiros anexados.

Para tratar a nota, o utilizador deve clicar em Efetuar Seguimento.

Aparecem várias opções de seguimento, podemos tomar conhecimento da nota, abrir Workflow, abrir Workflow Documental ou criar ações. 

Caso o utilizador queira apenas tomar conhecimento, basta selecionar essa opção e clicar em Fechar Seguimento.

Ao selecionar Abrir Workflow, selecionamos de seguida o workflow, o prazo, e o responsável pelo tratamento desse registo de workflow (que vão depender dos utilizadores que têm permissões para esses workflows).

Se clicarmos em Continuar Seguimento, conseguimos observar que o estado do seguimento da nota se alterou, dando-nos a possibilidade de aceder ao registo de workflow criado no âmbito desta nota, bastando para isso clicar na lupa. 

 DICA  Ao clicar na lupa, o AGIR encaminha-nos ao workflow criado no âmbito da nota. Neste workflow também fica presente a ligação à nota que o originou.

Se selecionarmos a opção Abrir Workflow Documental, temos de selecionar o workflow no qual queremos criar o documento, dar um título ao mesmo, selecionar o prazo e definir o responsável pelo tratamento desse documento.

Se selecionarmos Criar Ações, teremos de preencher a descrição da ação, o responsável, data de início e o prazo ou a data de fim.

Se voltarmos à página principal da nota, podemos ver que o estado já se alterou novamente após efetuarmos os passos anteriores. As lupas permitem abrir cada registo, documento ou tarefas que foram criadas com respeito à nota.

No final, caso já tenha criado os workflows e ações relativamente a esta nota, pode decidir fechar o seguimento. A opção continuar seguimento tem como objetivo criar mais workflows ou ações relativamente à nota, permitindo que a mesma permaneça em aberto, continuando o seu seguimento.

  DICA   Todas as ações e workflows criados a partir desta nota continuarão no sistema mesmo que fechemos o seguimento da nota.

Para fechar, basta selecionar o tipo de seguimento/decisão, e clicar em Fechar Seguimento.

Aparece uma caixa onde pode adicionar comentários ao seguimento. Basta escrever (caso pretenda) e clicar em Fechar Seguimento.

A nota já se encontra Fechada ✔️ 

Quem emitiu a nota, recebe uma notificação em como a nota foi recebida e analisada, assim como os links de workflows/ações criadas em prol da mesma: 

A nota mesmo depois de fechada, pode ser acedida através do Módulo "As Minhas Notas" sempre que necessário.

Como configurar os tipos de notas

Configurar os tipos de notas é fácil ? vamos primeiro ver como configurar os tipos de notas.

 PERMISSÕES  Esta configuração apenas pode ser efetuada por um Administrador do AGIR.

1. Para acedermos às configurações, basta clicar no nosso nome de utilizador e aceder ao Agir Config.

2. Selecionamos o separador Notas e configuramos primeiramente os Tipos de notas.

3. Podemos ter acesso aos tipos já criados e os utilizadores selecionados para o seu seguimento. Para adicionar uma nota nova, basta clicar em Adicionar.

4. Escrevemos o tipo de nota, o utilizador que deve efetuar o seguimento da mesma e os grupos de utilizadores que podem criar e ter acesso a este tipo de notas. No final, clicamos em Guardar.

5. O tipo de nota Reclamações está criado. Podemos editá-lo a qualquer momento ou apagá-lo.

Notificações

1. Agora, vamos configurar as notificações das notas. Para isso, clicamos em Notificações.

2. Selecionamos o tipo (1) de notas para o qual queremos configurar as notificações, selecionamos o notificado (2), decidimos se queremos manter o notificado em BCC (3) no e-mail de notificação ou não, e clicamos na disquete (4) para guardar. 

3. Ao guardar, o utilizador selecionado para ser notificado sobre este tipo de nota é adicionado à lista.