Enquadramento e objetivo do workflow

O workflow Imobilizados no AGIR foi desenvolvido para permitir a gestão de ativos físicos das organizações - por exemplo: equipamentos informáticos, mobiliário, ferramentas, máquinas ou outros bens sujeitos a controlo interno.

Este workflow permite:

• Registar cada imobilizado com os seus dados técnicos e administrativos

• Associar documentos e componentes ao equipamento

• Definir responsáveis, localização e estado operacional

• Registar monitorizações periódicas (manuais ou via telemóvel)

• Garantir que o estado do equipamento é automaticamente atualizado de acordo com a última monitorização realizada

A lógica principal é que:

A última monitorização registada ao equipamento é a que define o estado atual do imobilizado.
Se numa monitorização o estado for alterado para fora de serviço, o equipamento passa automaticamente para esse estado.

O workflow foi pensado para ser simples de usar pelo cliente, mas suficientemente flexível para responder a diferentes requisitos de gestão de ativos.

Estrutura geral do workflow

Cada imobilizado possui quatro separadores principais:

1. Ficha de imobilizado

2. Documentos

3. Componentes

4. Monitorizações

À direita encontra-se também o painel de estado do workflow, que apresenta o estado atual do imobilizado (ex.: ativo, fora de serviço) e o fluxo de registos administrativos e técnicos.

1. Ficha do imobilizado

2. Documentos

3. Componentes

4. Monitorizações

1. Ficha de Imobilizado

Este separador é onde se registam os dados principais do equipamento.

Dados do equipamento

Aqui são definidos:

• Nome do equipamento

• Categoria e tipo

• Marca, modelo, número de série e CE

• Código interno do imobilizado: Automático de acordo com referência parametrizada para o tipo de equipamento e número sequencial. Esta referência pode ser parametrizada na tabela externa "WKFFixedAssetsTypes". Apenas Administradores do AGIR ou do Workflow podem gerir tabelas externas. Para saber como, consulte o artigo Tabelas externas - como criar e gerir dados

• Data de aquisição e ano de fabrico

• Indicação se o imobilizado tem componentes

• Indicação se possui checklist de documentos

Também é possível:

• Carregar uma fotografia do equipamento (formato recomendado: PNG), facilitando a identificação visual.

Estado e afetação

Nesta secção definem-se:

• Estado atual do equipamento (ex.: operacional, fora de serviço, abatido, etc...)

• Responsável interno

• Empresa e Departamento

• Localização física

• Contacto de emergência

• Frequência de monitorização

• Data da próxima monitorização: calculada automaticamente ao escolher a frequência de monitorização, mas pode sempre ser alterada em caso de necessidade)

Nota importante:
O estado aqui apresentado será atualizado automaticamente quando uma monitorização indicar mudança de estado.

Outras informações

Permite registar:

• Fabricante e fornecedor: A lista de fornecedores é proveniente do workflow "Fornecedor". O E-mail do Fornecedor e Contacto telefónico são preenchidos automaticamente ao escolher o fornecedor, caso estes dados estejam preenchidos no registo do mesmo.

• Datas de entrada em serviço, garantia e contrato de manutenção: A data de abate é automaticamente preenchida caso se altere o estado do equipamento para "Abatido"

• E-mail e contacto telefónico do fornecedor: Preenchidos automaticamente ao selecionar o fornecedor, caso estes dados estejam preenchidos na ficha do fornecedor no workflow "Fornecedor"

• Notas para etiqueta

• Dados do contrato

2. Documentos

O separador Documentos fica visível caso selecione que o imobilizado em questão tem checklist de documentos. 

No separador documentos é possível associar documentação obrigatória ou relevante ao imobilizado.

A tabela permite:

• Selecionar o tipo de documento: Os tipos de documentos disponíveis para seleção podem ser geridos na tabela externa "WKFFixedAssetsConfigTableDocuments". 

• Atribuir um nome/designação ao documento

• Indicar se possui validade

• Inserir a data de validade (se aplicável)

• Adicionar observações

• Carregar ficheiros em anexo

Este separador funciona como o arquivo documental do equipamento, garantindo fácil acesso a certificados, manuais, garantias ou relatórios.

Todos os documentos anexados à linha correspondente de cada documento, ficam disponíveis no menu Anexos.

3. Componentes

Se o imobilizado for composto por vários elementos internos, estes são registados em componentes.

Para ativar o separador para registo de componentes, deve ativar a checkbox Este imobilizado tem componentes no separador Ficha do imobilizado.

Cada componente pode ser caracterizado nos seguintes dados:

• Etiqueta gerada automaticamente com a designação e sub-código do componente.

• Sub-código próprio parametrizado na tabela externa "WKFFixedAssetsTypes" e gerado automaticamente.

• Nome ou designação

• Observações, se necessário

Isto permite, por exemplo, gerir um equipamento principal que contém vários módulos ou peças substituíveis.

4. Monitorizações

O separador Monitorizações permite registar e consultar todas as verificações periódicas realizadas ao imobilizado ao longo do seu ciclo de vida.

Estas monitorizações podem ser:

• Registadas manualmente e diretamente na tabela de monitorizações

• Submetidas automaticamente via aplicação móvel, quando os técnicos efetuam a verificação no local através da leitura do QR code do imobilizado presente na etiqueta, sendo criada automaticamente a linha com o tipo de manutenção Manutenção via App

A tabela apresenta sempre o histórico completo de monitorizações realizadas.

Campos da tabela de monitorizações

Cada linha da tabela corresponde a uma monitorização e contém os seguintes campos:

• Tipo de monitorização: Indica a origem ou natureza da verificação (ex.: monitorização de inventário, monitorização via app).

• Data de monitorização: Data em que a verificação foi realizada.

• Hora de monitorização: Hora exata do registo.

• Responsável: Utilizador que realizou a monitorização.

• Avaliação: Resultado da verificação do estado do equipamento (Operacional, Fora de Serviço, Condicionado, Abatido, etc..

• Descrição da Não Conformidade: Campo utilizado quando é detetada uma anomalia ou avaria.

• Observações: Notas adicionais sobre a verificação efetuada, testes realizados ou ações executadas.

Nota importante: A última monitorização registada é a que determina o estado atual do equipamento. Se numa monitorização o técnico indicar que o equipamento está fora de serviço, o estado do imobilizado muda automaticamente para fora de serviço.

Manutenções via App

A aplicação móvel do AGIR permite realizar monitorizações diretamente no local.

Pode aceder à página mobile de monitorização através do botão presente no topo da lista de monitorizações. Após aceder, guarde a página nos favoritos do browser do seu dispositivo móvel, para poder aceder de forma mais simples numa próxima vez.

Esta página requer que faça o login com as suas credenciais AGIR.

Ao fazer login, surgirá uma página de Gestão do Imobilizado com duas opções:

• Pesquisar o imobilizado manualmente, permitindo selecionar o imobilizado da lista de imobilizados registados no AGIR;
• Ler QR Code, permitindo uma rápida leitura do QR Code respeitante ao imobilizado, que pode estar representado pela etiqueta do mesmo.

Pesquisa manual

Ao selecionar a pesquisa manual, vai poder selecionar da lista o imobilizado que pretende verificar. Após a seleção, todos os dados respeitantes ao imobilizado ficarão automaticamente preenchidos (se preenchidos na ficha do imobilizado).

Ler QR Code

Ao clicar em ler o QR Code, o AGIR pedirá permissão para aceder à sua câmara. Deve conceder esta permissão de forma a que seja possível utilizar esta funcionalidade.

Ao ler o QR Code presente na etiqueta do imobilizado, todos os seus dados (se preenchidos no AGIR) são automaticamente apresentados. 

Pode agora proceder à monitorização do imobilizado.

Selecione a Avaliação do imobilizado. 

Indique as suas Observações e Submeta a sua monitorização.

Será apresentada uma mensagem de confirmação da submissão da monitorização. 

A monitorização via app ficará registada automaticamente no separador Monitorizações do Imobilizado.

Bases de dados

Para garantir o bom funcionamento deste workflow, existem algumas bases de dados que merecem a nossa atenção. É importante ter estas bases de dados atualizadas para tirar o maior partido deste workflow.

Tabelas externas

Existem duas tabelas externas para este workflow: 

Configuração de tipos de documentos do imobilizado

• A tabela externa tem o nome de "WKFFixedAssetsConfigTableDocuments" e serve para configurar os tipos de documentos selecionáveis no separador Documentos, e o e-mail do utilizador que vai receber o alerta de caducidade desse tipo de documento.

 ATENÇÃO  Caso pretenda ativar o alerta de caducidade da documentação do Imobilizado, deve solicitar à nossa equipa a ativação desta funcionalidade.

Ao listar os tipos de documentos, os mesmos aparecerão para seleção na tabela da documentação do imobilizado: 

À medida que vamos identificando os tipos de documentos na tabela, os mesmos deixarão de ser selecionáveis, evitando duplicados.

Configuração dos tipos, subtipos e codificação do imobilizado

• A tabela externa "WKFFixedAssetsConfigTypes", tem como propósito a configuração de categorias dos imobilizados e o código correspondente, tipo de imobilizado e código, subtipos de imobilizado e subcódigos.

Esta tabela externa alimenta os seguintes campos do workflow:

Nota: Código definido para o imobilizado diz respeito ao código escolhido para o subtipo de imobilizado. O número sequencial é colocado após o "-" (neste caso específico, o imobilizado tem como número sequencial o "5". 

Este código vai ser também utilizado para o código das componentes:

Integrações com Workflows

Workflow "Fornecedor"

O Workflow dos Imobilizados dispõe de integração com o Workflow Fornecedor, onde ficam registadas todas as fichas dos fornecedores e respetivos dados. Esta integração permite a seleção do fornecedor do Imobilizado e sincroniza automaticamente as informações de contacto (se preenchidas na ficha do fornecedor).

Relatórios

O Workflow Imobilizados disponibiliza um conjunto de relatórios automáticos, que permitem extrair informação estruturada sobre os equipamentos registados, facilitando a consulta, impressão e partilha de dados.

Ficha completa do Imobilizado

Gera um relatório completo do imobilizado, contendo:

• Dados principais do equipamento

• Estado atual

• Localização e responsável

• Componentes registados

• Histórico de monitorizações

Este relatório é ideal para:

• Auditorias

• Controlo interno

• Partilha de informação técnica com clientes ou fornecedores

Etiqueta individual

Gera uma etiqueta individual para o imobilizado, contendo:

• Nome do Imobilizado

• Código do imobilizado

• Nº de série

• Marca

• Modelo

• Responsável

• Localização

• Estado e QR Code para facilitar as Monitorizações via App

• Notas para etiqueta

Este relatório é normalmente utilizado para impressão e colocação física da etiqueta no equipamento.

Etiqueta individual pequena

Versão compacta da etiqueta individual, indicada para:

• Equipamentos de pequena dimensão

• Locais onde o espaço para colar a etiqueta é reduzido
  
  

Mantém a identificação essencial do imobilizado em formato mais compacto, incluíndo o QR Code para facilitar as Monitorizações via App.

Etiqueta Individual Pequena (Componente)

Gera etiquetas individuais para componentes associados a um imobilizado principal.

É especialmente útil quando:

• Um equipamento possui vários módulos ou peças internas

• É necessário identificar cada componente separadamente

 DICA  Caso esteja interessado na implementação deste Workflow no seu AGIR, submeta um ticket no nosso Portal de Helpdesk.