As tabelas externas no AGIR funcionam como fontes de dados dinâmicas que alimentam campos em workflows. São especialmente úteis quando há grande volume de informação que precisam de ser carregados, geridos e atualizados de forma prática e centralizada. 

Graças à sua flexibilidade, permitem que a informação se mantenha atualizada ao longo do tempo, sem necessidade de reconfigurações manuais.

Neste artigo, explicamos como pode atualizar os dados de uma tabela externa, garantindo que a informação utilizada nos seus processos está sempre correta e atualizada.

 DICA  As tabelas externas são normalmente criadas e ligadas ao workflow pretendido pela nossa equipa técnica. Após este passo, enviamos um ficheiro Excel para preenchimento com os dados pretendidos. Esta será a base inicial da tabela. A partir daí, poderá ir atualizando os dados sempre que necessário — e é exatamente sobre esse processo que este artigo se foca. 

 PERMISSÕES  Apenas os Administradores do AGIR podem atualizar e gerir os dados de uma tabela externa. 

Como aceder a uma tabela externa

1. Aceda às Configurações do AGIR.

2. Selecione o separador Workflows e clique em Tabelas Externas. 

3. Clique na lupa para abrir a lista de dados de uma tabela externa. 

4. Aparecerá a lista de dados que compõe a tabela externa. 

Adicionar linhas/dados à tabela externa

Existem várias formas de adicionar/eliminar ou atualizar os dados da tabela. Vamos explicar todas elas abaixo: 

Adicionar dados manualmente (um a um)

Ao clicar em New Record, pode adicionar à fonte de dados uma linha. Aparecerão os campos/colunas para preencher com o dado que pretende adicionar. 

Aparecerá os campos que deve preencher para adicionar a nova linha à tabela externa. 

Preencha os dados e clique em Add.

A linha ficou adicionada à restante informação.

Agora, poderá selecionar a informação no campo do workflow ao qual se destina esta tabela externa. Neste exemplo prático, será ao workflow Requisitos Legais. A coluna Área permite filtrar as opções disponíves no campo Descritor. 

 ATENÇÃO  Neste exemplo prático, se quisesse adicionar uma nova área à tabela externa, teria também de ser adicionada essa opção no campo Área presente no workflow, para que o utilizador possa escolher essa área e os descritores referentes à mesma possam ser carregados. Pode pedir à nossa equipa para adicionar uma nova opção ao campo, ou adicioná-la seguindo os passos deste tutorial. 

Editar dados manualmente

Para editar uma linha da tabela, basta clicar no lápis à esquerda da linha correspondente. 

Edite os conteúdos da linha e clique Add para guardar as alterações.

Eliminar dados manualmente

Caso deseje eliminar apenas algumas linhas, pode fazê-lo diretamente na página da tabela externa, bastando para isso clicar no botão eliminar à esquerda da linha correspondente. 

Clique em Delete para confirmar a eliminação. Esta ação é irreversível!

Adicionar/editar/atualizar várias linhas de cada vez

A forma mais fácil de adicionar ou atualizar linhas da tabela, será fazer uma extração da mesma para Excel. Desta forma, conseguiremos ver a lista completa, alterar as linhas que pretendemos, e importar novamente para o AGIR. 

 ATENÇÃO  Este modo de atualização de dados na tabela externa exige que façamos a extração da lista para Excel, atualizemos a informação contida neste Excel e, antes de importar a informação atualizada, os dados atuais da tabela sejam eliminados, para que possa dar lugar aos novos dados.

Veja abaixo como podemos atualizar os dados de uma tabela externa: 

1. Extraia a tabela externa para Excel, clicando no botão Excel.

2. Um ficheiro Excel será descarregado para o seu computador. Abra o ficheiro. 

3. Ative a edição do documento. Aparecem listados os dados pertencentes às colunas que compõem a tabela externa (neste caso, Descritor e Area). 

Faça as alterações que pretender: elimine linhas, altere nomenclaturas, adicione linhas, ordene por ordem alfabética, etc...

4. Após todas as alterações efetuadas, antes de importarmos os novos dados, teremos de eliminar os dados atuais.

Para isso, retorne ao AGIR, à página da tabela externa, e clique Delete table contents. 

 ATENÇÃO  Esta ação é irreversível! Assim que os dados da tabela são removidos, perder-se-ão para sempre. Para segurança, aconselhamos que extraia a lista de dados duas vezes, e atualize apenas um dos ficheiros, para poder ficar com os dados originais guardados, caso tenha de recorrer a eles.

5. Confirme a eliminação dos conteúdos da tabela e clique Delete.

6. A tabela encontra-se neste momento vazia. 

7. Retorne ao Excel onde consta a nova lista, e copie (Ctrl + C) as duas colunas (apenas o conteúdo, deixando de fora o título da tabela e o nome das colunas).

8. Abra novamente a página da tabela externa no AGIR e faça Ctrl + V (colar) ou clique em Paste here. 

9. Abrirá uma notificação a perguntar se desejamos adicionar X linhas à tabela. Fazemos scroll para verificarmos a informação e clicamos Add para confirmar.

10. Os novos dados foram adicionados à tabela externa, e já deverão aparecer atualizados no workflow correspondente (pode ser necessário refrescar a página do registo).