Pastas de documentos - criar e definir permissões

A criação de uma estrutura de pastas e subpastas corresponde a uma forma fácil de organizar os seus documentos e criar permissões diferenciadas.

Neste artigo iremos explicar como criar pastas e gerir o acesso a essas pastas. 

Se um utilizador tem acesso a uma pasta poderá consultar todos os documentos carregados nessa pasta, independentemente de qualquer outra permissão ou configuração do workflow.

Como criar uma nova pasta

1. Selecione o seu Nome de Utilizador e clique em AGIR Config.

2. No separador Documentos, clique em Pastas. De seguida clique em Nova Pasta para criar uma nova pasta e definir o seu nome.

3. Nas propriedades da pasta, selecione Documentos para que ela seja definida como pasta do módulo de Gestão de Documentos. Se desejar pode criar uma subpasta definindo qual a pasta pai a aplicar na subpasta.

Após esta etapa, a pasta está criada. De seguida, deve definir as permissões a aplicar a esta pasta.

Como configurar as permissões de uma pasta

Existem apenas duas configurações a fazer na gestão de pastas, na forma de permissões:

• Quem são os utilizadores que devem ter acesso à pasta e seus documentos -Consultores
• Quem são os donos da pasta (utilizadores que podem adicionar ou remover documentos da pasta) -Editores

 ATENÇÃO  Neste contexto, Editor significa apenas a permissão necessária para controlar o conteúdo da pasta. Não confere o direito de editar/verificar/aprovar documentos. Apenas confere a permissão de adicionar/remover documentos já existentes no AGIR na respetiva pasta.

Para definir as permissões de uma pasta proceda do seguinte modo:

1.  Aceda à pasta, clique com o botão direito do rato sob a pasta. De seguida clique em Definir Permissões.

Tal como pode verificar na imagem, neste mesmo menu, pode ainda editar o nome da pasta, eliminar a pasta ou enviar a pasta para dentro de outra pasta pai.

Nota: Caso a pasta na qual esteja a definir permissões tenha outras pastas dentro dela, para os utilizadores terem acesso a essas pastas filho, tem que definir as permissões diretamente nessas pastas (caso dê permissões só à pasta pai, os utilizadores só terão acesso aos documentos que estão na pasta pai e não às pastas filho). 

2.  Defina de seguida a lista/grupo de utilizadores que devem ser consultores da pasta e a lista de utilizadores que serão os donos (editores) da pasta.

3. Guarde as suas alterações.

4. Após esta etapa, a pasta estará disponível para consulta. Para adicionar um documento à pasta, deve aceder às propriedades do documento e clicar na respetiva pasta.  

 ATENÇÃO  Lembre-se que apenas os editores da pasta poderão ver a pasta no menu de propriedades dos documentos, pelo que apenas editores de pasta poderão enviar documentos para as pastas.

Em resumo:

• Consultor de Pasta: Visualiza a pasta e todo o seu conteúdo
• Editor de Pasta: Visualiza a pasta, todo o seu conteúdo e pode adicionar ou remover documentos da pasta

 ATENÇÃO  Os consultores são normalmente definidos com base em Grupos. Os Editores, por serem em menor número, são sempre definidos por utilizador. 

 ATENÇÃO  Um documento pode ser inserido em múltiplas pastas ou nenhuma. Documentos sem associação a pastas só serão acessíveis nas visões de Workflow ou Tipo, ou por link direto.

 PERMISSÕES  Apenas Administradores do AGIR podem criar e configurar Pastas de documentos.