Permissões de documentos - Conceitos gerais

O AGIR oferece-lhe várias opções e funcionalidades que lhe permitem gerir os acessos aos seus documentos de forma controlada e segura. Utilizando uma ou uma combinação das opções abaixo descritas, terá a possibilidade de publicar o documento certo ao utilizador certo.

Este artigo é muito importante :) 

Um bom entendimento do sistema de permissões assegura uma implementação eficaz do seu AGIR. 

Existem 6 mecanismos de atribuição de permissões.  

1. Administrador do AGIR - Acesso total a documentos publicados e não publicados (consulta, editor de propriedades, eliminação, mover de estado, etc...)
2. Administrador do Workflow - Acesso total aos documentos (publicados e não publicados) daquele workflow específico (consulta, editor de propriedades, eliminação, mover de estado, etc...) 
3. Reader/consultor do Workflow -  Acesso de consulta apenas aos documentos publicados naquele workflow específico
4. Executante de tarefa/etapa do workflow (editor, aprovador, etc...) - Acesso de editor (consulta, editor de propriedades, executante de tarefas, etc...)
5. Consultor de pasta -  Acesso de consulta (o utilizador consegue apenas consultar documentos que estejam publicados) 
6. Notificado - Acesso de consulta (o utilizador consegue apenas consultar documentos que estejam publicados)

De seguida iremos explicar cada um destes mecanismos, qual a sua utilidade e como configurar cada um deles:

1. Administrador do AGIR

Os Administradores do AGIR têm acesso a todos os documentos do AGIR, estejam estes publicados ou não. Para além disso, podem editar as suas propriedades, alterar o estado do documento, delegar tarefas de edição, aprovação, eliminar documentos, etc... 

Assume o papel tradicional de um Administrador para todos os Workflows de gestão de documentos.

Os administradores do AGIR não têm permissão de editar ou aprovar (executar etapas do workflow). Para isso necessitam da permissão de Executante de Tarefa.

Para criar um novo Administrador de workflow siga o seguinte tutorial: Definir permissões globais - Administrador, Staff Manager e Equipament Manager

2. Administrador do Workflow

Pode criar utilizadores especiais que não são Administradores do AGIR, mas são administradores de um Workflow específico.

Os Administradores de Workflow, têm acesso a todos os documentos desse workflow, publicados ou não. Para além disso, podem editar as suas propriedades, alterar o estado do documento, delegar tarefas de edição, aprovação, eliminar documentos, etc... 

Os Administradores de Workflow não têm permissão de editar ou aprovar (executar etapas do workflow). Para isso necessitam da permissão de Executante de Tarefa.

Para criar um novo Administrador de Workflow, consulte o seguinte tutorial: Configurar as permissões dos workflows de Documentos - Etapas dos workflows, administradores e consultores.

3. Reader/Consultor do Workflow

Pode criar utilizadores especiais que não são Administradores, mas têm acesso de consulta aos documentos publicados desse workflow. Não necessitam de ter acesso a pastas ou ser notificados para ter acesso aos documentos. 

Nota: Os utilizadores que são readers ou consultores, não terão acesso a documentos que não estejam publicados.

Este nível de acesso pode ser útil, por exemplo, à Gestão de Topo, que deve conseguir consultar toda a documentação por inerência. 

Existem ainda casos, em que pretende que todos os utilizadores da sua organização tenham acesso a toda a documentação. Nestes casos a forma mais simples consite em atribuir este acesso a todos os seus utilizadores.

Este acesso concede direito de consulta apenas. Os utilizadores não coseguirão editar documentos nem as suas propriedades. Para criar um novo Reader/consultor de workflow, consulte este tutorial: Configurar as permissões dos workflows de Documentos - Etapas dos workflows, administradores e consultores.

4. Executante de tarefa/etapa do Workflow 

Estes utilizadores serão os intervenientes na edição, verificação, aprovação do documento (etapas do workflow). Os workflows são constituídos por etapas e cada etapa terá o(s) seu(s) interveniente(s). 

Estes intervenientes recebem uma tarefa de workflow (ex: edição ou aprovação) e, automaticamente, recebem permissão de consulta do documento, edição de propriedades e execução da sua tarefa/etapa repetiva.

Após a execução da sua tarefa, passam a ser consultores do documento.

Para definir os utilizadores com permissão de executante de etapas de workflows, atente no seguinte tutorial: Configurar as permissões dos workflows de Documentos - Etapas dos workflows, administradores e consultores.

 ATENÇÃO  Um executante da tarefa de edição de um workflow não terá acesso a todos os documentos desse workflow, apenas terá acesso aos documentos em que é interveniente, quer estes documentos estejam ou não publicados e no seu estado final.

5. Consultor de pasta

Um forma eficiente de gerir os acessos aos seus documentos e os organizar por temas, consiste na criação de pastas. 

Pode criar pastas e subpastas livremente. Cada pasta pode ter acessos a diferentes grupos de utilizadores e cada documento pode ser inserido em múltiplas pastas.

Desta forma, tem a liberdade total para definir os acessos aos seus documentos. Cada utilizador terá acesso de consulta a todos os documentos publicados inseridos em pastas em que é subscritor.

Nota: Os utilizadores que são consultores de pasta, não terão acesso a documentos que não estejam publicados ou no seu estado final.

Recomendamos este mecanismo para grandes organizações com muitos utilizadores, para para sistemas de gestão documental mais complexos ou quando existem documento confidenciais de acesso restrito.

Para mais informações sobre como gerir permissões através de pasta, consulte este artigo: Pastas de documentos -  criar e definir permissões

6. Notificados - acesso a documentos por notificação manual

Podem-se criar acessos adicionais através do sistema de notificações. Os utilizadores notificados recebem um e-mail e um link ao documento. O acesso é de consulta, não podendo o utilizador editar o documento nem as suas propriedades. 

 ATENÇÃO  Esta funcionalidade só funcionará para documentos que estão publicados ou no estado final do workflow.

Este sistema poderá ainda ser útil em complemento aos anteriores, por exemplo, deseja notificar um utilizador especial que não tem acesso às pastas dos documentos nem qualquer outro acesso descrito acima? Neste caso, basta fazer uma notificação manual para criar este acesso extra.

Para mais informações sobre como gerir permissões através de notificação, consulte este artigo: Notificação - para que serve e como funciona?

Se tiver dúvidas ou pretender saber quem tem acesso ao documento e porquê, consulte a lista de acessos, tal como indicado na imagem abaixo:

 DICA  Na sua organização, todos os utilizadores devem ter acesso a todos os documentos? Se for o caso, ative a permissão 3: Reader / Consultor de Workflow. A sua organização tem muitos utilizadores e é necessário diferenciar de forma segura os acessos? Neste caso, ative as permissões com base em Pastas (Consultor de Pasta). Utilize depois a permissão de notificado para gerir exceções.

 ATENÇÃO   Os níveis de acesso são cumulativos. Um utilizador pode ter permissão no documento com base em um ou vários modos de acesso descritos acima.