Reuniões

Modified on Tue, 17 Sep at 1:17 PM

O workflow Reuniões tem como principal objetivo o registo de reuniões e todos os elementos que as compõem, desde o local, data, participantes, agenda, ata e ações a desempenhar resultantes da reunião.

O registo de todos estes elementos, darão origem a um relatório automático com toda a informação organizada e pronta para imprimir ou enviar através de e-mail.

Podemos criar um Plano de Ações a partir deste workflow, com fim a registar e acompanhar as ações resultantes da reunião, ficando as mesmas registadas e apresentadas também em relatório.

Podemos ainda enviar o registo da reunião para os principais participantes envolvidos, bastando para isso apenas um clique.

DICA Este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para partilha com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.

Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.

Assumindo que já importou o workflow para o seu AGIR, preste atenção ao nosso tutorial para saber como pode utilizá-lo.

Criar um novo registo no workflow

Primeiro, vamos criar um registo no workflow. Para isso, vá à homepage do Agir, clique no + azul, escolha o workflow que pretende criar e clique Criar Workflow.

PERMISSÕES Se o workflow não aparecer na lista, então é possível que não tenha permissões para criar registos neste workflow. Caso pretenda obter permissões para registo deste workflow, contacte um Administrador do AGIR.

Caso seja um Administrador do AGIR e queira configurar permissões, consulte este artigo: Configurar permissões de workflows [documentos/processos] - Etapas de workflows, administradores e consultor.

Este workflow encontra-se dividido em 3 etapas. Cada etapa tem um separador com os dados relativos a cada uma delas:

1. Registo de Reunião (etapa obrigatória)

2. Aprovação do Registo (etapa facultativa)

3. Seguimento da Reunião (etapa facultativa)

ETAPA 1 - REGISTO

Na etapa de Registo da Reunião, são preenchidos os seguintes dados:

1. Tipo de Reunião: Pode tratar-se de uma reunião geral, uma reunião de planeamento mensal ou qualquer outro tipo. Podem ser adicionados os tipos de reunião que mais se adequam à natureza da sua empresa.

2. Data de reunião: Data em que a reunião se vai realizar ou se realizou.

3. Área: A que área se dedica a reunião que estamos a registar.

4. Gestor da Reunião: Escolhemos quem gere a reunião.

5. Duração: Inserimos as horas nas quais terá lugar a reunião.

6. Local: Onde se realizará a reunião.

7. Participantes (outros): Participantes que fizeram parte da reunião, contudo não faziam parte da lista obrigatória de participantes ou não são utilizadores do AGIR.

8. Definir participantes (principais): Ao clicar no ícone amarelo, poderá definir os participantes principais da reunião.

10. Agenda: Onde deve constar a agenda da reunião.

11. Ata da reunião: Onde escrevemos o resumo da reunião, as decisões que resultaram da mesma, e conclusões.

12. Atividades de seguimento a aplicar: Podemos escolher entre três opções:

A. Aprovação - Após o registo e realização da reunião, será feita apenas a aprovação da minuta e, de seguida, o registo ficará fechado.

B. Aprovação + Seguimento - Haverá após o registo da reunião, uma etapa de aprovação da minuta e uma etapa de seguimento da reunião. Só após o preenchimento destas duas etapas, o registo passará ao estado de Fechado.

C. Nenhum - Apenas registo de ações - Apenas será necessário o preenchimento do registo de reunião. Podem ser criadas ações que resultaram dessa mesma reunião. Assim que a reunião tiver lugar e se encontrar realizada e as ações (se existentes) estiverem concluídas, o registo passará de etapa de Registo da Reunião para o estado Fechado.

Nota: Neste exemplo, escolhemos a opção B de forma a demonstrar todas as etapas deste workflow.

13. Estado: Existem três estados:

A. Cancelado: A reunião dá-se por cancelada e o registo é fechado.

B. Planeada: A reunião encontra-se planeada. Não é possível avançar para a etapa de aprovação até que a reunião seja realizada e o registo da mesma devidamente preenchido.

C. Realizada: A reunião encontra-se realizada e o registo devidamente preenchido. Podemos passar para a etapa de aprovação e consequentemente, seguimento.

14. Colaboradores notificados: Estes colaboradores tratam-se de utilizadores que fazem parte da estrutura da área a que a reunião se dedica. Estes dados são carregados a partir do workflow Área Config. Caso pretenda usufruir deste workflow, entre em contacto connosco através de um ticket.

15. Abrir Ata de Reunião: Este botão serve para abrir a ata da reunião. Podemos imprimir, fazer download em PDF ou enviar por e-mail.

16. Abrir Plano de Ações: Ao clicar neste botão, aparece-nos de imediato um relatório onde consta o registo da reunião e o Plano de Ações resultante da mesma e o estado e descrição das ações.

Se existirem ações no registo da reunião, aparecerá abaixo do formulário os dados sobre as ações criadas e a percentagem de conclusão.

Anexos e links

Para além de preencher os campos do formulário, pode ainda inserir anexos, tais como documentos, fotografias, evidências, ficheiros que ache pretinente anexar ao seu registo. Pode linkar o registo deste processo a outros registos/processos, documentos ou links externos que digam respeito ao questionário em questão.

Pode encontrar todas as instruções para anexar ficheiros em workflows ou criar ligações, siga os passos dos tutoriais abaixo:

ETAPA 2 - APROVAÇÃO

A etapa de Aprovação deste workflow é muito simples. Basta o aprovador determinar se a minuta de reunião está aprovada ou não. Se não estiver, o aprovador terá de justificar a decisão, e o workflow retornará à fase de registo para que as devidas alterações sejam efetuadas.

Caso a minuta seja aprovada, o workflow avança para a etapa de Seguimento de Reunião, se apção de seguimento estiver ativa no campo 12, ou será fechada se apção de seguimento não estiver ativa.

ETAPA 3 - SEGUIMENTO

Após submeter a etapa de aprovação para o seguimento da reunião, aparecerá um ícone de envelope azul no separador de registo da reunião.

Ao clicar no ícone, deparamo-nos com uma notificação previamente definida com o objetivo de comunicar aos envolvidos os dados do registo da reunião. Anexado a essa mensagem, está o relatório de registo da reunião apresentado anteriormente neste tutorial.

A etapa de seguimento da reunião serve para aferir se as ações resultantes da reunião foram cumpridas e o impacto que as mesmas tiveram na empresa. O interveniente na etapa de seguimento pode escolher efetuar um novo seguimento, caso as ações ainda não estejam concluídas e seja preciso mais tempo para conclusão das mesmas.

Após tudo estar concluído, o workflow pode ser fechado.

Relatórios

Além do Registo de Reunião e o Plano de Ações, temos também disponível um relatório de estatísticas globais, que podemos encontrar no Módulo de Relatórios na pasta Reuniões.

Nota: Caso estes dados não apareçam na sua totalidade em qualquer um dos relatórios, guarde as alterações ao registo, atualize a página e só depois aceda novamente ao relatório.

PERMISSÕES Para aceder ao Módulo de Relatórios são necessárias permissões. Caso não tenha permissões, fale com um Administrador do AGIR. Caso seja um Administrador e queira atribuir permissões, consulte este artigo: Permissões para relatórios

Caso queira consultar artigos de outros workflows template disponíveis, clique aqui.

DICA Pode fazer a implementação autónoma deste workflow no seu AGIR. Para isso, basta fazer download do nosso template ao clicar aqui, e usar exatamente como proposto neste tutorial.

Após download do template, deve ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tab Workflows > Workflows > Importar para importar o template para o seu AGIR.