Cópias controladas - para que servem e como as gerir?

O AGIR assegura o controlo total dos documentos e suas versões de forma 100% digital. Para a maioria das situações, não necessita de imprimir qualquer documento, sendo a única cópia controlada, a versão original registada no AGIR.

No entanto, em algumas circunstâncias (ex: locais sem acesso à rede informática) é necessário disponibilizar, de forma controlada, cópias físicas (em papel) aos utilizadores finais. Estas cópias são denominadas em AGIR como Cópias Controladas.

A funcionalidade de Cópia Controlada permite fazer o seguinte:

• Definir uma lista de locais/arquivos onde podem ser publicadas cópias controladas (ex: Armazém)
• Atribuir donos/gestores (responsável pela cópia) a cada um destes arquivos
• Para cada documento, definir os locais/arquivos onde devem ser publicadas cópias controladas
• Notificar manualmente ou automaticamente cada um dos donos para a existência de novos documentos ou revisões de documentos

Como criar cópias controladas de um documento?

1. Abra a página principal do documento (ver imagem abaixo).

2. Clique em Cópia Controlada, selecione a(s) cópia(s) que deseja criar e clique em Guardar.

Cada cópia será associada a uma data/hora, local e responsável. Pode enviar uma notificação manual clicando em Enviar. Este botão irá ativar um e-mail de notificação a cada responsável pela cópia desde que a cópia esteja no estado Válida não enviada. Se preferir pode enviar um e-mail individual clicando no ícone associado a cada cópia.

O responsável irá receber uma cópia do documento por e-mail que deverá imprimir e colocar no local/arquivo de que é responsável.

As cópias controladas podem estar em 3 estados:

• Válida enviada -  Corresponde a uma cópia em vigor já enviada por e-mail ao responsável. (Nota: Para enviar novamente, tem de clicar no ícone do avião de papel).
• Válida não enviada - Corresponde a um cópia em vigor que ainda não foi enviada por e-mail
• Não válida - Corresponde a uma cópia obsoleta de uma cópia controlada. Esta cópia torna-se obsoleta quando é gerada uma nova versão do documento. Esta cópia não deve ser enviada.

 DICA  Pode ativar um serviço automático de notificação de cópias controladas. Com este serviço, o AGIR irá enviar automaticamente um e-mail de notificação de novas Cópias Controladas ou revisões de Cópias controladas. Deste modo não tem de se preocupar em enviar manualmente os e-mails de notificação. Para ativar este serviço, siga as instruções deste tutorial: Como ativar as notificações automáticas de cópias controladas?

Veja abaixo um exemplo de um e-mail de notificação de cópia controlada:

 DICA    Sabia que pode personalizar a mensagem de notificação de cópia controlada? Para isso, siga este caminho Agir Config > Documentos > Mensagem de cópia controlada e configure o texto que melhor se enquadra à sua organização. 

 PERMISSÕES  Necessita de permissão do administrador do Agir para esta configuração.

Como criar um novo local/arquivo e editar arquivos já existentes?

1. Abra a página principal de um documento  (ver imagem abaixo -  não tem que selecionar um documento em particular. Qualquer documento servirá para configurar os arquivos porque os arquivos serão transversais ao AGIR).

2. Clique em Cópia Controlada e de seguida em Gerir Arquivos.

Neste menu pode criar um novo local/arquivo, definir os responsáveis ou editar locais/arquivos já criados.

 PERMISSÕES    Para criar cópias controladas de um documento, configurar  novos locais/arquivos, ou configurar a mensagem de notificação, necessita da permissão de Administrador do AGIR.