Como editar documentos sem o AGIR Office

Este artigo exemplifica a edição de um documento quando não tem instalado o AGIR Office no seu computador. Caso tenha o AGIR Office instalado, ignore este artigo e leia o tutorial: Editar documentos usando o AGIR Office.

Para editar/rever um documento necessita de ter a tarefa de edição, isto é, o documento tem que estar numa etapa de edição/revisão  e a tarefa tem que ser enviada para o seu utilizador.

Na figura abaixo, pode verificar que o documento está no estado Em edição e a tarefa de edição foi atribuída ao utilizador Alan Smith. Neste caso, o utilizador Alan Smith pode editar o documento. O ícone Lápis está disponível para uso.

No final deste artigo tem disponível um vídeo que sumariza todos os passos necessários.

 ATENÇÃO   A terminologia depende de cada organização. O estado Em edição usado neste artigo pode corresponder a outro estado no seu AGIR (Exemplo: Revisão, Elaboração, Draft, etc...).

O processo de edição é muito simples:

1. Clique em Editar e aguarde que o documento seja descarregado para o seu computador. Nesta fase, é efetuado um checkout do documento para o seu computador.

2. O documento, após descarregado, será guardado na sua área de Transferências/Downloads. No caso que estamos a exemplificar, trata-se de um documento do Word.

3.  Abra o documento e edite normalmente. Após terminar a edição, Grave as alterações.

4. Dentro do AGIR, abra a página do documento que está a editar e clique em Substituir. Procure o documento alterado no seu computador e clique em Abrir.

5. Nesta fase, o documento vai ser devolvido ao AGIR já alterado, nas duas versões (PDF e Word). Não necessita de gravar qualquer cópia no seu computador.

  DICA   Neste processo de edição, poderão ser abertos vários separadores no seu navegador. Feche os separadores mais antigos e utilize sempre o último. Deste modo estará a visualizar sempre a versão mais atualizada do documento.

6. O documento está revisto e atualizado automaticamente no seu AGIR. De seguida, clique em Submeter. O documento seguirá o fluxo do seu workflow. Caso existam etapas seguintes, deve definir o próximo interveniente. Caso não exista, a revisão está terminada.

 ATENÇÃO  Conforme as configurações do seu workflow, após submeter, pode-lhe ser pedido um resumo da alteração. Este resumo, tem por objetivo informar o utilizador do documento das alterações efetuadas. Pode optar por Guardar e aumentar de revisão (a opção mais usual) ou Guardar e não aumentar de revisão, caso seja uma alteração menor/correção ortográfica ou outra não sujeita a aumento do nº de revisão.

Ainda tem dúvidas? Assista a este vídeo :)