Como arquivar, desarquivar ou eliminar vários registos em massa?

No AGIR é possível arquivar, desarquivar ou eliminar vários registos de uma vez. Esta funcionalidade é mais usada nos Módulos de Documentos e Workflows, mas também está disponível no Módulo de Equipamentos (permitindo selecionar e eliminar vários equipamentos de uma vez).

Nota: A fim de podermos eliminar definitivamente registos em workflow/documentos, primeiramente teremos que os arquivar. É uma medida de prevenção de eliminação involuntária de registos ou documentos, pelo que não é possível eliminá-los sem passá-los primeiramente para arquivo.

Siga os passos abaixo para saber como proceder:

Arquivar documentos/registos

1. Aceda ao Módulo de Workflows ou Documentos.

2. Escolha uma das categorias de registos de workflows ou documentos que pretenda visualizar. 

3. Aparecerá uma lista de registos/documentos correspondentes à categoria que escolheu. Neste exemplo, aparecem todos os registos de workflows existentes. 

Clique no ícone de filtro que se encontra no canto superior direito do seu ecrã.

 DICA   No passo 4, pode aplicar filtros para que apareçam apenas os registos/documentos com as propriedades que deseja. Pode por exemplo, querer arquivar registos no estado Fechado e com data de emissão entre 01/01/2021 a 31/12/2022. Assim, torna-se mais fácil identificar os registos/documentos que pretende arquivar.

4. No campo Seleccionar, escolha a opção Arquivar. Depois, selecione os documentos/registos que deseja arquivar, pode selecionar todos ou individualmente. Após seleção dos registos que pretende arquivar, clique em Confirmar.

5. Confirme os registos que está a arquivar, e clique em Sim. Os registos selecionados previamente foram enviados para arquivo.

Desarquivar documentos/registos

1. Para desarquivar registos ou documentos, terá que aceder primeiramente à lista de registos/documentos arquivados. Para isso, clique no ícone do filtro e dê um check em Arquivadas.

 DICA  No passo 2, pode aplicar filtros para que apareçam apenas os registos/documentos com as propriedades que deseja. Pode por exemplo, querer desarquivar registos no estado Registo e com data de emissão entre 01/01/2022 a 31/12/2023. Assim, torna-se mais fácil identificar os registos/documentos que pretende desarquivar.

2. Depois, no campo Seleccionar, escolha a opção Desarquivar. Selecione os registos/documentos que pretende desarquivar, e clique em Confirmar.

3. Clique em Sim, e os registos/documentos selecionados serão desarquivados.

Eliminar registos/documentos

1. Para eliminar definitivamente registos/documentos, clique no ícone do filtro e faça check em Arquivadas.

  DICA   No passo 2, pode aplicar filtros para que apareçam apenas os registos/documentos com as propriedades que deseja. Pode por exemplo, querer eliminar permanentemente registos no estado Fechado e com data de emissão entre 01/01/2020 a 31/12/2020. Assim, torna-se mais fácil identificar os registos/documentos que pretende eliminar permanentemente.

2. No campo Seleccionar, escolha opção Delete. Selecione os registos/documentos que pretende eliminar, e clique em Confirmar.

3. Confirme os registos/documentos que selecionou para serem eliminados, e clique em Sim. 

 ATENÇÃO  Esta ação é irreversível. Ao eliminar definitivamente registos/documentos, estes já não poderão ser recuperados.

Nota: As dependências do workflow dizem respeito aos links, ações, anexos, permissões, etc...