Como criar e gerir ações em workflows

As ações em workflows são tarefas/ações associadas ao registo de um workflow.

As ações podem ser:

• Diretamente associadas ao registo de workflow- criadas diretamente no registo.
• Adicionadas na forma de Checklist- podem ser adicionas "n" ações ao registo (Ações associadas a um processo por exemplo o processo de reclamações em que temos várias ações associadas: Responder ao cliente, devolver o produto, emitir nota de crédito,...).
• Lincadas- permitem associar a mesma tarefa/ação a vários workflows. Esta ação é uma ação externa ao Workflow. As ações lincadas são explicadas neste tutorial.

As ações são identificadas pelo ícone da roda dentada. Através do icone é possível ter conhecimento do número de tarefas do registo. As ações do registo são contabilizadas abaixo do ícone e as ações externas acima do ícone.

Ao clicar em Ações pode-se consultar a listagem das ações, o tipo de ações, o emissor, o responsável, data de inicio e de fim, o seu custo e em que estado se encontra. Aqui é possível consultar e editar as ações já existentes, criar novas ações, adicionar checklists e associar ações externas ao registo .

Consultar e Editar Ações

1. Clique na ação que pretende consultar ou editar. Aqui pode editar todos campos: a descrição da ação, tipo de ação, o responsável pela ação, data de inicio e fim prevista, custos e recursos que a ação implicará, data em que é realizada, o estado da ação que pode ser quantificado na barra de % de Realização e pode ainda deixar notas na caixa de comentários. Caso tenha feito alterações clique em Guardar, caso contrário Voltar para a listagem de ações.

Criar uma nova ação

1. Click em Nova ação, preencha os campos, como mostra na figura a baixo, e Guardar.

  DICA  Á ação pode-se adicionar anexos (por exemplo uma evidência da realização da ação), tornar a ação cíclica (por exemplo 1 vez por semana) e liga-la a uma das ações internas do registo de workflow.

Adicionar uma Checklist

1. Clique em Adicionar Checklist selecione a checklist que pretende adicionar.

2. Clique nas ações que deseja adicionar ou na checkbox na barra cinza que permite selecionar todas as ações da checklist. Clique em Adicionar Ações.