Sincronização de campos do documentos MS Word com o AGIR Office Web

Com o AGIR é possível adicionar campos nos nossos documentos em formato editável e sincronizá-los automaticamente consoante as propriedades do documento no AGIR. 

Por exemplo: Podemos inserir um campo com o número de revisão do documento, e à medida que a revisão é aumentada no AGIR, este valor será também atualizado no próprio documento.

Esta funcionalidade do AGIR Office Web é muito útil, pelo que vamos explicar abaixo todos os passos para podermos usá-la a nosso favor.

Se ainda não tem o AGIR Office Web instalado, siga os passos deste tutorial: Novo AGIR Office Web - O que é e como instalar?

A sincronização de campos é efetuada através do Servidor onde está alojado o AGIR. Caso a sua instalação seja local (On-premises), deve assegurar que o servidor possui os seguintes requisitos:

1. Versão 32 ou 64 bits do Office 2016 ou superior

2. Preferencialmente Subscrição válida do Microsoft 365 para Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016, Word 2016 ou superior.

Autorizar a sincronização de metadata no AGIR Config

Para podermos sincronizar os campos, precisamos de ativar essa opção nas configurações do AGIR. Siga os passos abaixo:

1. Clique no seu nome de utilizador e aceda ao Agir Config.

2. Selecione a tab Documentos e clique em Workflows.

3. Selecione o Workflow de documentos onde está inserido o documento. No separador 2 - Steps, selecione a etapa do workflow onde pretende que ocorra a sincronização dos metadados.

4. Selecione a opção Allow metadata synchronization in this step. Clique em Save para guardar as alterações. Os campos sincronizarão nesta etapa do workflow.

Como configurar a sincronização de campos no documento

Siga os passos abaixo para configurarmos a sincronização de campos:

1. Abra o documento com o AGIR Office Web. Para isso, basta clicar no lápis como indica a imagem abaixo. O documento será descarregado para o seu computador. Abra o documento. 

 DICA  Se não sabe como editar o documento com o AGIR Office Web, ou se o ícone de editar (lápis) não aparece, veja este artigo: Como editar documentos com o novo AGIR Office Web? 

2. Precisamos de acionar o separador Programador no Office. Para isso, vá a Ficheiro > Opções > Personalizar Friso > Programador (estes passos podem mudar ligeiramente consoante a sua versão do Office).

Após estes passos, o separador Programador ficará disponível.

3. Para adicionar um campo sincronizável no documento, basta deixar o cursor no local do documento onde queremos inserir esse campo (1), selecionar o separador Programador (2) e clicar em Controlo de Conteúdo de Texto Simples (3). 

4. Com o campo selecionado, clique em Propriedades.

5. No campo de Título, colocar o código do campo que deseja sincronizar. No exemplo abaixo, estamos a configurar a sincronização do número de revisão do documento.  O Campo Etiqueta pode ter outra designação caso o deseje.

Nota: Mais abaixo, pode ter acesso à legenda de campos que pode sincronizar.

Selecione a primeira opção na secção Bloquear e clique OK.

 ATENÇÃO  É importande que, na secção "Bloquear", esteja apenas a primeira opção selecionada ("O controlo de conteúdo não pode ser eliminado"). A segunda opção ("Não é possível editar conteúdos") deve estar sempre desativada. A sua ativação vai impedir de o AGIR depositar/atualizar os campos no documento.

Na imagem abaixo estão os campos que pode personalizar e à direita, o código correspondente. Basta escrever na caixa Título, o código do campo (coluna direita) que pretende sincronizar automaticamente.

6. O campo encontra-se agora identificado como o número de revisão do documento. A informação que consta no AGIR, está agora interligada ao documento.

Nota: Para aplicar as alterações, deve enviar o documento para o AGIR. Veja como no capítulo "Aplicar as alterações" (mais abaixo).

Sincronizar campos personalizados das propriedades (criados pelo cliente)

Para sincronização de campos personalizados das propriedades dos documentos (campos não nativos do AGIR), deverá ser usada a nomeclatura field_NomeDoCampoPersonalizado.

No exemplo abaixo, vamos querer sincronizar o nome dos autores do documento.

Exemplo do campo nas propriedades do documento no AGIR:

Sincronização de campos tendo em conta o Estado

Também é possível sincronizar campos de acordo com o estado em que o fluxo se encontra. Por exemplo, caso tenhamos numa parte do nosso documento o nome do utilizador aprovador do documento. 

Para tal, antes de colocar o código correspondente, deve colocar o texto: <status:Aprovação>. Desta forma, o campo mostrará o interveniente no estado Aprovação do documento. Eis alguns exemplos:

• <status:Aprovação>.user (coloca o utillizador interveniente no estado Aprovação)
• <status:Em edição>.date (coloca a data atual no estado Em edição)

Aplicar as alterações

Após determinarmos quais serão os campos sujeitos a sincronização, vamos guardar as alterações feitas ao documento.

Para isso, basta ir ao separador Base (1), clicar no AGIR Word Add-IN (2), e Send to AGIR. 

As alterações foram feitas, e os metadados sincronizarão na etapa na qual a sincronização dos dados é autorizada.