Como editar documentos com o novo AGIR Office Web?

Este artigo explica como podemos editar documentos com o AGIR Office.

Confirme se já tem o AGIR Office instalado no seu computador. Caso não tenha, consulte primeiramente um destes tutoriais: Novo AGIR Office - Como instalar? ou Como editar documentos sem o AGIR Office.

 DICA  Para editar um documento, precisa de ter permissão para a etapa de edição de um documento ou ser Dono do Documento. Se não possui nenhuma destas permissões, não vai ser possível prosseguir com este procedimento.

Se é um Administrador do AGIR, clique aqui para saber mais sobre permissões no AGIR para documentos e workflows.

A imagem abaixo mostra que o documento usado para o nosso exemplo se encontra no estado de Edição, e a tarefa encontra-se do lado da Patrícia. Neste caso, o ícone de lápis (editar) está disponível, o que significa que a Patrícia está apta a editar este documento. 

 ATENÇÃO  A etapa de edição que mostramos no nosso exemplo pode ter uma designação diferente no seu workflow (exemplo: revisão, rascunho, etc...)

A edição de um documento com o AGIR Office é muito simples. Siga os passos abaixo: 

1. Clique no ícone do lápis (edição) e aguarde que o documento descarregue para o seu computador. Neste exemplo, vamos editar um documento com a aplicação Microsoft Office Word.

2. Abra o documento que acabou de ser descarregado, que deverá encontrar-se no canto inferior esquerdo do ecrã como mostra a imagem abaixo. 

3. Faça as suas alterações ao documento. Após as alterações, vai encontrar o AGIR Office no separador Base, mais à direita, clique. Aparecerá um menu do Agir Word com várias opções. Para devolver o documento com as alterações ao AGIR, basta clicar em Send to AGIR. 

4. Após o passo anterior, o documento será devolvido ao AGIR com todas as alterações aplicadas em duas versões (PDF e Word). Não precisa de salvar nenhuma outra cópia deste documento no seu computador. O processo de envio do documento com as alterações efetuadas de volta para o AGIR pode levar até 30 segundos a ser completado.

 DICA  Alguns separadores podem ser abertos durante o procedimento de edição de documentos com o AGIR Office. Feche os separadores mais antigos e use sempre o separador aberto mais recentemente. Desta forma, estará a aceder à versão mais recente do documento. 

Quando devolve um documento ao AGIR, o documento será aberto no browser pré-definido no seu computador. Se fez login no AGIR em outro browser que não o seu default, nesta etapa poderá ficar com dois browsers abertos. Caso não saiba como determinar um browser como pré-definido, leia este tutorial. Relembramos que o AGIR está otimizado para o Chrome, Edge e Firefox.

5. O documento foi devolvido ao AGIR com todas as alterações efetuadas. Agora, pode submeter o documento para a próxima etapa do seu workflow (se existir). No caso de não existirem mais etapas, o processo de revisão encontra-se completo.

 ATENÇÃO  De acordo com as definições do seu workflow, após submeter o documento para a próxima etapa, será pedido um sumário das alterações efetuadas. Pode optar por Guardar e aumentar de revisão (opção mais usual) ou Guardar e não aumentar de revisão, no caso de serem pequenas correções ao documento que não obriguem/justifiquem um aumento de revisão.

Opções do AGIR Office nas aplicações Microsoft Office

1. Send to AGIR	Esta é a opção principal e a mais usada. Serve para devolver o documento ao AGIR com as alterações efetuadas. Este botão foi explicado anteriormente neste tutorial.
2. Link to document	Esta opção permite-nos a criação de links a outros documentos, no corpo do documento que estamos a editar. Desta forma, quando estamos a consultar o documento, podemos ter fácil acesso a outros documentos que estão relacionados. Clique no botão e procure por um documento na barra de pesquisa. Serão devolvidos na pesquisa documentos que estão publicados no AGIR. Pode pesquisar por nome, código ou qualquer outro metadado.
3. Document Workflow	Esta opção permite-nos a criação de links no corpo do documento (New - Open) que permitem a criação de um novo documento ao clicar em New ou pesquisar pela lista de documentos de um workflow ao clicar em Open. Clique no botão e selecione o workflow de documentos que pretende linkar. Assim, o utilizador ao clicar em New, criará um novo documento no workflow linkado. Ao clicar em Open, abrirá a lista de documentos criados nesse mesmo workflow.
4. Process Workflow	Esta opção funciona como a anterior, contudo refere-se a Workflows de Processos. Permite a criação de links no corpo do documento a Processos no AGIR. Desta forma, ao consultarmos um documento, conseguimos facilmente criar novos processos ou aceder à lista de processos do workflow linkado. Clique no botão Process Workflow, escolha o workflow que quer linkar e clique Add Link.