Sincronização de campos de documentos Excel com o AGIR Office Web

Modified on Thu, 17 Jul at 12:36 PM

Com o AGIR é possível adicionar campos nos nossos documentos em formato editável e sincronizá-los automaticamente consoante as propriedades do documento no AGIR.

Por exemplo: Podemos inserir um campo com o número de revisão do documento, e à medida que a revisão é aumentada no AGIR, este valor será também atualizado no próprio documento.

Esta funcionalidade do AGIR Office Web é muito útil, pelo que vamos explicar abaixo todos os passos para podermos usá-la a nosso favor.

Se ainda não tem o AGIR Office Web instalado, siga os passos deste tutorial: Novo AGIR Office Web - O que é e como instalar?

A sincronização de campos é efetuada através do Servidor onde está alojado o AGIR. Caso a sua instalação seja local (On-premises), deve assegurar que o servidor possui os seguintes requisitos:

Versão 32 ou 64 bits do Office 2016 ou superior
Preferencialmente Subscrição válida do Microsoft 365 para Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016, Word 2016 ou superior.

Autorizar a sincronização de metadata no AGIR Config

Para podermos sincronizar os campos, precisamos de ativar essa opção nas configurações do AGIR. Siga os passos abaixo:

1. Clique no seu nome de utilizador e aceda ao Agir Config.

2. Selecione a tab Documentos e clique em Workflows.

3. Selecione o Workflow de documentos onde está inserido o documento. No separador 2 - Steps, selecione a etapa do workflow onde pretende que ocorra a sincronização dos metadados.

4. Selecione a opção Allow metadata synchronization in this step. Clique em Save para guardar as alterações. Os campos sincronizarão nesta etapa do workflow.

Como configurar a sincronização de campos no documento

Siga os passos abaixo para configurarmos a sincronização de campos:

1. Edite o documento Excel com o AGIR Office Web. Para isso, basta clicar no lápis como indica a imagem abaixo. O documento será descarregado para o seu computador. Clique para abrir o documento.

DICA Se não sabe como editar o documento com o AGIR Office Web, ou se o ícone de editar (lápis) não aparece, veja este artigo: Como editar documentos com o novo AGIR Office Web?

2. Para adicionar um campo sincronizável no documento, basta selecionar a célula onde queremos que o valor se reflita, ir ao separador Fórmulas e clicar em Definir Nome.

3. Preenchemos o campo Nome com o ID do campo que queremos colocar na célula (Passo 1). Neste caso, vamos parametrizar a sincronização do Código do documento (agir_code).

Nota: Mais abaixo, pode ter acesso à legenda de campos que pode sincronizar.

Selecionamos o separador/folha no qual nos encontramos no campo Âmbito (Passo 2 - neste caso específico, será o Sheet 1/Folha 1, este passo é muito importante. Se deixarmos no valor "Livro", não vai funcionar).

No final, clicamos em OK (Passo 3).

4. Ao enviar o documento de volta ao AGIR, conseguimos perceber que o campo já está a ser sincronizado.

DICA Pode fazer esta parametrização num documento fora do AGIR e, ao carregá-lo/inseri-lo na plataforma, os campos funcionarão de igual forma, desde que a parametrização esteja bem feita.

Legenda de campos

Na imagem abaixo estão os campos que pode personalizar e à direita, o código correspondente. Basta escrever na caixa Título, o código do campo (coluna direita) que pretende sincronizar automaticamente.

Título	agir_title
Código	agir_code
Número de revisão	agir_rev
Estado atual do documento	agir_status
Data de publicação	agir_publication
Data de validade	agir_expirydate
Tipo	agir_type
Departamento	agir_department
Processo	agir_process

Sincronizar campos personalizados das propriedades (criados pelo cliente)

Para sincronização de campos personalizados das propriedades dos documentos (campos não nativos do AGIR), deverá ser usada a nomeclatura field_NomeDoCampoPersonalizado.

No exemplo abaixo, vamos querer sincronizar classificação do documento do documento.

Exemplo do campo nas propriedades do documento no AGIR

Exemplo do campo refletido no documento

Sincronização de campos tendo em conta o Estado

Também é possível sincronizar campos de acordo com o estado em que o fluxo se encontra. Por exemplo, caso tenhamos numa parte do nosso documento o nome do utilizador aprovador do documento.

Para tal, antes de colocar o código correspondente, deve colocar o texto: <status:Aprovação>. Desta forma, o campo mostrará o interveniente no estado Aprovação do documento. Eis alguns exemplos:

<status:Aprovação>.user (coloca o utillizador interveniente no estado Aprovação)
<status:Em edição>.date (coloca a data atual no estado Em edição)