Novo AGIR Office Web - O que é e como instalar?

O Agir Office foi melhorado e está a tornar-se cada vez mais popular entre os nossos clientes, sendo que muitos deles já conheciam esta nossa ferramenta de produção que consideramos uma das mais importantes no Módulo de Gestão Documental. 

Se já conhecia o AGIR Office, então vai querer conhecer as melhorias que preparámos para si, e que tornaram a edição de documentos no AGIR ainda mais simples e eficiente.

O Agir Office é um add-in que nos permite editar documentos no AGIR, seja em formato Word, PowerPoint ou Excel, diretamente através do AGIR, sem necessidade de decarrregar (download) e carregar(upload) os documentos. 

Desse modo ganha eficiência e maior controlo sobre os seus documentos. O Agir Office Web-Add-in está certificado pela Microsoft e disponível diretamente na loja da Microsoft.

Vantagens em relação  à versão anterior do Agir Office Desktop

1. Maior segurança: O Agir Office Web é um Add-in validado pela Microsoft®️, disponível exclusivamente na Microsoft Store®️. A comunicação entre o computador pessoal e o servidor é efetuada através de API segura e encriptada;
2. Mais fácil de instalar: A instação é rápida e simples e não requer direitos de administrador;
3. Atualização automática: Em caso de atualização ou melhorias, as mesmas estarão automaticamente disponíveis no utilizador final;
4. Mais funcionalidades: Com o Agir Office Web pode executar as seguintes tarefas:
   1. Editar documentos do Word®️, Excel®️ e PowerPoint®️;
   2. Incluir links internos nos seus documentos;
   3. Criar links a outros workflows;
   4.  NOVO  Sincronizar metadados entre os seus documentos e os dados do AGIR, incluindo, título do documento, nº de revisão, código, departamento, data de publicação, nome do elaborador, nome do aprovador, etc...

 ATENÇÃO   Verifique se a sua organização é admissível para a utilização deste Web Add-In. Os requisitos são:

1. Acesso online à Microsoft Store®️. Este Web Add-in está disponível exclusivamente através deste canal;

2. O seu AGIR deve estar alojado na rede Cloud da IQA (SaaS). Caso esteja alojado na sua rede interna, a instalação do Web Add-in deve estar previamente autorizada pelo seu Administrador de Sistemas.

Requisitos ao nível do utilizador :
Para Windows x86 e x64 desktops ou tablets:
Versão 32 ou 64 bits do Office 2016 ou superior, e Windows 7 ou superior.
Subscrição válida do Microsoft 365 para Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016, Word 2016 ou superior.

 DICA  Caso já tenha o AGIR Office instalado, prossiga para este artigo: Como editar documentos com o novo AGIR Office?

O AGIR possui uma ferramenta muito útil, chamada Dono do Documento, que fornece permissões de edição do documento. Esta funcionalidade é muito útil, pode conhecê-la aqui.

Este artigo explica o processo de instalação individual num utilizador. Se for o Administrador de Sistemas da sua organização, pode optar por instalar o Add-in em todos os utilizadores ou a grupos de utilizadores usando o Microsoft 365 admin center. Para mais informações siga este link: Deploy add-ins in the Microsoft admin center.

Os próximos passos terão de ser feitos para cada programa da Microsoft Office®️ que pretenda usar na edição de documentos (Word®️, PowerPoint®️ ou Excel®️). Devem ser feitos também a cada utilizador que seja editor de documentos ou dono do documento, para que possa ficar apto a editar documentos através deste Add-in. 

Siga os passos abaixo para saber como instalar o novo AGIR Office no Microsoft Office Word®️, PowerPoint®️ e Excel®️. Os passos seguintes aplicam-se a estas três aplicações.

1. Abra uma das aplicações da Microsoft Office®️, clique no separador Inserir e, de seguida, clique em Obter Suplementos. 

2. Procure na barra de pesquisa por Agir. Aparecerá o AGIR Add-in for Office. Clique em Adicionar.

3. Aparecerá uma janela para aceitar os termos e condições. Clique em Continuar. Após este passo, não precisa de fazer mais nada, pode fechar o Word.

 PERMISSÕES  Os passos seguintes apenas podem ser desempenhados por um Administrador do AGIR ou Gestor de Pessoas. Caso seja um utilizador normal, por favor peça ajuda a um deles nesta fase.

4. Vá ao perfil do utilizador, na Ficha de Colaborador, ative a opção Agir Web Add-in para que o utilizador possa ficar apto(a) a usar o novo AGIR Office e Guarde as alterações. 

Esta opção deve ser ativa para todos os utilizadores que tenham o papel de edição de um documento e que sejam donos de documentos, caso contrário, não poderão editar documentos com o AGIR Office.

 ATENÇÃO  Ao guardar as alterações, se aparecer algum aviso de dados por preencher no perfil do utilizador (notificação a vermelho canto superior direito), por favor preencha os dados que faltam e guarde novamente as alterações.

 ATENÇÃO  É importante apenas ativar esta opção depois de obter o suplemento nas aplicações da Microsoft Office que pretende utilizar na edição de documentos.

Agora que já concluímos a instalação do novo AGIR Office, vamos aprender como editar documentos no AGIR com o Add-in. Clique aqui para consultar o tutorial.