Auditorias - Checklist

Modified on Mon, 9 Feb at 3:28 PM

As Auditorias são um pilar essencial na garantia da qualidade, segurança e conformidade das organizações. No AGIR, o workflow Auditorias – Checklist foi desenvolvido para estruturar, simplificar e acompanhar todo o processo de auditoria, desde o registo inicial até ao follow-up e fecho, assegurando rigor, rastreabilidade e melhoria contínua.

Este workflow está concebido para a realização de Auditorias com base numa checklist, normalmente in loco, podendo ser realizada num dispositivo móvel (tablet ou smartphone).

Enquadramento e objetivo do workflow

O workflow Auditorias - Checklist no AGIR foi desenvolvido para apoiar a realização, acompanhamento e fecho de auditorias de forma estruturada, consistente e rastreável.

O principal objetivo é transformar a auditoria num processo orientado à melhoria contínua, assegurando o controlo, o registo histórico e o acompanhamento das decisões tomadas.

Este workflow permite:

Registar auditorias com todos os dados relevantes
Gerar checklists de auditoria com critérios parametrizados
Avaliar cada critério como Conforme, Não conforme, OM ou NA
Registar observações e evidências (ex: fotografias)
Criar Não Conformidades directamente a partir da checklist
Definir e acompanhar ações correctivas e preventivas
Calcular automaticamente o score global da auditoria
Preparar o relatório da audditorias de forma automática
Realizar o follow-up e fecho da auditoria

A lógica principal é que:

Aauditoria é avaliada através de uma checklist estruturada. Cada organização pode preparar uma ou várias checklists, cada uma com âmbito e objetivo próprio. O Auditor seleciona a auditoria que deseja ativar.
As Não Conformidades identificadas originam ações associadas
O estado da auditoria evolui até ao seu fecho, garantindo acompanhamento efectivo

O Workflow foi pensado para ser simples de utilizar pelo auditor, mas suficientemente flexível para se adaptar a diferentes tipos de auditoria e requisitos normativos.

DICA Se desejar implementar este Workflow de Processos no seu AGIR, solicitamos que submeta um ticket à nossa equipa, acompanhado das suas checklists, de forma a agilizar o processo de implementação.

Estrutura geral do workflow

Cada auditoria possui dois separadores principais:

Checklist
Follow-up e fecho

À direita encontra-se o painel de Estado do Workflow, que apresenta o ponto em que a auditoria se encontra (registo e checklist ou follow-up e fecho), bem como o fluxo do processo até ao seu encerramento.

1. Checklist

O separador Checklist é onde se realiza a auditoria propriamente dita, desde o registo inicial até à avaliação dos critérios, criação de Não Conformidades, Ações e Anexos de evidências.

Dados gerais da auditoria

Nesta área são registados os dados base da auditoria, tais como:

Auditor
Data da auditoria
Empresa
Serviço / área
Tipo de Auditoria
Checklist a despoletar
Observações gerais

Estes dados permitem contextualizar a auditoria e garantir a sua correcta identificação e rastreabilidade.

Checklist de avaliação

Após o registo inicial, é gerada a checklist de avaliação, composta por um conjunto de critérios organizados por temas ou etapas (por exemplo, Limpeza, Procedimentos, Segurança, Controlo de dispositivos, 5S, entre outros).

Para gerar a checklist, basta clicar no ícone da checklist e conformar a criação da checklist.

ATENÇÃO Caso já tenha uma checklist gerada, ao gerar novamente perderá todos os dados preenchidos na checklist anterior.

Após confirmar a criação da checklist, a mesma é gerada na tabela abaixo com os critérios correspondentes à checklist selecionada.

Cada critério da tabela de avaliação possui:

Nº do critério
Descrição
Campo de observações
Campo de Avaliação (Conforme / Não conforme / Não aplicável / Não avaliado / OM)
Link para criação de NC
Link para ações
Link para Anexos/evidências

Sempre que necessário, o auditor pode adicionar observações detalhadas e evidências para justificar ou contextualizar a avaliação efectuada.

Avaliação e score global

À medida que os critérios são avaliados, o AGIR calcula automaticamente o score global da auditoria, apresentando-o de forma visual e imediata (Score = C / (C+NC).

Este score permite:

Avaliar rapidamente o nível global de conformidade
Identificar áreas críticas
Apoiar a análise dos resultados da auditoria

A utilização de cores facilita a leitura e interpretação dos estados de cada critério.

DICA O campo Aplicar resposta a todas as questões permite atribuir a mesma avaliação a todos os critérios da checklist de uma só vez. Após a aplicação, cada critério pode ser ajustado individualmente, se necessário.

Gestão de Não Conformidades, Ações e Anexos

Sempre que um critério é marcado como Não Conforme, o mesmo deve ser justificado no campo de Observações.

O AGIR permite ainda:

Criar uma Não Conformidade directamente a partir da checklist

A Não Conformidade fica com ligação à checklist.

É possível aceder à mesma a partir do link que fica disponível na checklist de avaliação.

Criar Ações Correctivas e/ou Preventivas, definindo responsáveis e prazos

Clique onde diz Ações para criar uma ação associada ao critério avaliado.

Associe ações já existentes, ou crie uma nova ação.

Descreva a ação, selecione o tipo, os responsáveis e o intervalo de datas/prazo. Pode ainda adicionar outras informações como o custo, recursos e notas aos responsáveis.

Anexar evidências, documentos ou outros ficheiros de suporte

Clique em Anexos numa das linhas da tabela para associar anexos/evidências ao critério avaliado. Um anexo relevante a inserir nesta etapa corresponde a fotografias ou evidências documentadas da Conformidade/Não Conformidade.

Clique em Adicionar novo ou arraste os ficheiros para a janela de Anexos.

Pode ainda visualizar a evidência no menu de Anexos ou no pré-visualizador de anexos disponível no registo.

Pode verificar as ações e anexos criadas no registo da Auditoria, nos menus superiores correspondentes.

Esta integração garante que todas as Não Conformidades identificadas durante a auditoria são tratadas e acompanhadas de forma estruturada.

Após o registo de toda a avaliação, deve clicar em Submeter para avançar para a próxima etapa: Follow-up e Fecho.

2. Follow-up e fecho

O separador Follow-up e fecho permite acompanhar a execução das ações resultantes da auditoria e proceder ao seu encerramento.

Neste separador é possível:

Visualizar o número de tarefas atribuídas
Acompanhar o número de tarefas concluídas
Indicar se o plano de ação foi concluído
Registar conclusões e observações finais
Decidir se é necessária a realização de uma nova auditoria

Esta fase assegura que a auditoria não termina na identificação de problemas, mas sim na sua resolução efectiva.

Após o fecho de todas as ações, deve afirmar que o plano de ação foi concluído e confirmar se deseja gerar uma nova auditoria.

Após resposta a estas duas questões, submeta o registo para fechar a Auditoria.

Gerar uma nova Auditoria (ferramenta de clonagem)

Caso queira gerar uma nova auditoria, selecione a opção Sim no campo Deseja gerar nova auditoria?.

Surgirá um botão. Clique para clonar a Auditoria.

Todas as informações do registo da auditoria serão clonadas para um novo registo.

Bases de dados

Para garantir o correcto funcionamento deste workflow, existem algumas bases de dados que devem estar devidamente configuradas e atualizadas.

Checklists de auditoria

As checklists utilizadas neste workflow são parametrizadas, permitindo:

Definir critérios de auditoria adaptados ao contexto da organização
Organizar critérios por temas ou etapas
Reutilizar checklists em diferentes auditorias

A correcta definição destas checklists é fundamental para garantir auditorias consistentes e eficazes.

Caso necessite de apoio na parametrização das suas checklists, submeta um ticket no nosso Portal de Helpdesk, anexando as checklists, para que a nossa equipa as possa parametrizar no AGIR.

Integrações com workflows

Workflow das Não Conformidades

O workflow Auditorias - Checklist integra-se directamente com o workflow de Não Conformidades, permitindo a criação automática de registos sempre que um critério é avaliado como Não Conforme.

Esta integração assegura:

Rastreabilidade entre Auditoria e Não Conformidade
Centralização da informação
Melhor acompanhamento das ações correctivas e preventivas

Relatórios

O Workflow Auditorias - Checklist disponibiliza relatórios que permitem extrair informação estruturada sobre as auditorias realizadas.

Relatório Auditorias - Checklist

Gera um relatório detalhado da auditoria, que inclui:

Dados gerais da auditoria (empresa, tipo, área, datas, auditor e auditados)
Checklist avaliada e respetivas áreas/processos
Avaliação por critério e por fase/categoria
Avaliação global, com score e níveis de conformidade
Não conformidades identificadas, com observações associadas
Plano de ações corretivas, estado e responsáveis
Conclusões e comentários finais da auditoria
Anexos associados ao registo da auditoria

Relatório Auditorias Checklist - Estatísticas Globais

Um relatório que permite ter acesso a vários dados sobre as auditorias criadas no AGIR. Tem acesso a dados como:

Estatísticas globais e por área
Nº de auditorias por mês e por ano
Score médio por mês
Score médio dividido em áreas e anos
Estatísticas de cada critério

Relatório Dashboard anual

Dá-nos o panorama geral e por checklist das auditorias realizadas naquele ano:

Disponibilização do Workflow no AGIR

Se desejar implementar este Workflow de Processos no seu AGIR, solicitamos que submeta um ticket à nossa equipa, acompanhado das suas checklists, de forma a agilizar o processo de implementação.