Auditorias de Avaliação Legal

Created by Patrícia Quinaz, Modified on Tue, 17 Sep at 1:17 PM by Patrícia Quinaz

O workflow das Auditorias de Avaliação Legal é a continuação do procedimento de avaliação da conformidade legal, que teve o seu início no registo e caracterização de um Diploma Legal, Regulamento, Norma, etc... no workflow Requisitos Legais.

Neste workflow, vamos despoletar a checklist de avaliação legal, onde serão contemplados todos os requisitos de todos os diplomas ativos registados no AGIR, que estão sujeitos a avaliação legal. Será atribuída uma tarefa de avaliação legal aos avaliadores selecionados, na forma de uma checklist.

DICA Este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para partilha com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.

Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.

Se este workflow já se encontra implementado no seu AGIR, preste atenção ao nosso tutorial para saber como pode utilizá-lo.

Criar um novo registo no workflow

Primeiro, vamos criar um registo no workflow. Para isso, vá à homepage do AGIR, clique no + azul, escolha o workflow que pretende criar e clique Criar Workflow.

PERMISSÕES Se o workflow não aparecer na lista, então é possível que não tenha permissões para criar registos neste workflow. Caso pretenda obter permissões para criar registos neste workflow, contacte um Administrador do AGIR.

Caso seja Administrador e queira configurar permissões, consulte este artigo: Configurar permissões de workflows [documentos/processos] - Etapas de workflows, administradores e consultor

Este workflow está dividido em duas etapas:

1. Registo e Checklist

2. Follow-up e Fecho

Vamos explorar cada uma destas etapas e verificar em que consiste cada uma delas.

ETAPA 1 - REGISTO E CHECKLIST

Nesta etapa de registo da avaliação, é-nos pedido para preenchermos a data em que a auditoria vai ter lugar, os auditores, a morada, duração da auditoria, lista de auditados e observações. A empresa que será auditada já se encontra selecionada, visto que o AGIR deteta a que empresa à qual pessoa detentora da tarefa, neste caso, o avaliador, pertence.

Clicamos no ícone azul para gerarmos a checklist de avaliação legal.

Ao clicarmos, será gerada a checklist que contém os requisitos dos diplomas legais que é aplicável à minha empresa, que estão em vigor e que requerem avaliação legal.

O avaliador vai verificar cada um deles, podendo aceder ao diploma se necessário.

O avaliador procede à avaliação e o gráfico vai indicando o score global. Pode também escolher aplicar a mesma resposta a todas as linhas, se facilitar o processo de preenchimento.

Quando a avaliação de um requisito é Não Conforme ou OM (Oportunidade de Melhoria), o AGIR pede-nos para descrever cada uma delas no campo Observações.

Fica disponível um link correspondente a cada diploma. Ao consultar o diploma, é possível auferir todas as avaliações já efetuadas ao mesmo, no separador Avaliação de Conformidade.

Após o preenchimento e avaliação de todos os requisitos, basta submeter o formulário e passar à próxima etapa do workflow: Follow-up e Fecho.

Anexos e links

Para além de preencher os campos do formulário, pode ainda inserir anexos, tais como documentos, fotografias, evidências, ficheiros que ache pretinente anexar ao seu registo. Pode linkar o registo deste processo a outros registos/processos, documentos ou links externos que digam respeito ao questionário em questão.

Pode encontrar todas as instruções para anexar ficheiros em workflows ou criar ligações, siga os passos dos tutoriais abaixo:

ETAPA 2 - FOLLOW-UP E FECHO

O interveniente nesta etapa vai analisar a checklist e avaliação feitas e elaborar um plano de ações, se necessário. Após o plano de ações estar concluído, o interveniente pode decidir se quer gerar uma nova auditoria ou não, e caso queira, aparecerá um ícone para criar.

Após o seguimento da Auditoria de Avaliação Legal e preenchimento do formulário da etapa de Follow-up e Fecho, clicamos em submeter para dar por concluído este fluxo.

Relatórios

Para este workflow, além dos relatórios do workflow Requisitos Legais, também temos dois relatórios dedicados à Avaliação Legal. Um com estatísticas globais, e outro com análise detalhada da avaliação.

Nota: Caso estes dados não apareçam na sua totalidade em qualquer um dos relatórios, guarde as alterações do registo, atualize a página e só depois aceda novamente ao relatório.

PERMISSÕES Para aceder ao Módulo de Relatórios são necessárias permissões. Caso não tenha permissões, fale com um Administrador do AGIR. Caso seja um Administrador e queira atribuir permissões, consulte este artigo: Permissões para relatórios.

Caso queira consultar artigos de outros workflows template disponíveis, clique aqui.

DICA Pode fazer a implementação autónoma deste workflow no seu AGIR. Para isso, basta fazer download do nosso template ao clicar aqui, e usar exatamente como proposto neste tutorial.

Após download do template, deve ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tabWorkflows > Workflows > Importar para importar o template para o seu AGIR.