Comentários em documentos - para que servem e como os gerir

A ferramenta de comentários disponível no módulo de gestão de documentos, corresponde à melhor forma de comunicação entre editores e os utilizadores de documentos.

Existem essencialmente 2 tipos de comentários:

• Comentários de comunicação do sumário de alterações/revisões de documentos (Tipo A)
• Comentários livres entre editores/aprovadores e utilizadores dos documentos (Tipo B)

Os comentários do Tipo A, estão sinalizados a cor cinzento escuro e correspondem a comentários obrigatórios que os editores devem submeter aquando da revisão de documentos.

Os comentários do Tipo B são livres e sinalizados a cor cinzento claro. Qualquer utilizador/consultor do documento pode criar comentários ao documento.

Todos comentários são públicos, significando isso que todos os consultores do documento podem ler os comentários. Os Administradores podem eliminar todos os comentários. Os criadores dos comentários podem eliminar os seus comentários. No entanto, qualquer comentário eliminado permanece rastreado na timeline do documento.

 DICA  Utilize os comentários para comunicação entre editores e aprovadores, mas também como para recolher sugestões de melhoria dos documentos ou pedidos de revisão. Recomendamos que elimine os comentários entre cada revisão.

 ATENÇÃO  Os comentários são públicos. Não use esta ferramenta para comunicação de informação confidencial. Os comentários não geram e-mails nem alertas. Pode no entanto ativar um serviço especial de notificação de novos comentários.

 PERMISSÕES  Para criar e consultar comentários basta ser consultor do documento. Para eliminar comentários deve ser Administrador ou o dono/criador do documento.

 DICA  Sabia que pode ativar um serviço de notificação via e-mail de novos comentários? Deste modo, pode ir acompanhando tranquilamente as sugestões e comentários dos seus colegas. Fale com a nossa equipa para ativação deste serviço.