Propriedades dos documentos - Conceitos gerais

Existem 15 propriedades e metadados disponíveis de forma nativa que o ajudam a caracterizar e controlar os seus documentos. Para além destas 15 propriedades, existe uma zona livre em que pode acrescentar campos personalizados, conforme as necessidades dos seus workflows. Esta zona de campos personalizados está ilustrada abaixo no retângulo verde.

1.  Título

Corresponde ao nome do documento. É um campo livre que pode ser repetido se necessário.

2.  Código

O Código corresponde a um identificador do documento. Não pode ser repetido. Em caso de repetição o AGIR emite um alerta e solicitará a correção do código.

No carregamento inicial do documento, o AGIR irá sugerir um código conforme o Tipo de Documento. No entanto o Editor/ Aprovador poderá sempre ajustar o Código.

3.  Nº de revisão

No carregamento inicial do documento, o AGIR irá sugerir o nº de revisão= 0. No entanto, pode alterar este nº caso o seu documento já tenha revisões anteriores. Depois do carregamento inicial já não tem que se preocupar com esta propriedade. O AGIR irá aumentar o nº de revisão automaticamente a cada ciclo de revisão.

4.  Validade

A validade é um campo facultativo. Caso o seu documento tenha uma validade, utilize este campo. A validade serve essencialmente de lembrete. Um documento fora de validade permanece intacto no AGIR, mas sinalizado como fora de validade.

5.  Tipo

O Tipo de documento é uma propriedade obrigatória. Serve para categorizar e codificar o documento. 

Para criar tipos de documentos, siga este tutorial: Criar/ editar tipos de documentos.

6.  Departamento

O Departamento é um campo obrigatório. Serve para categorizar o documentos. Esta propriedade não interfere nas permissões do documento nem na lista de editores/ aprovadores.

7.  Processo

O Processo é um campo obrigatório. Serve para categorizar o documentos. Esta propriedade não interfere nas permissões do documento nem na lista de editores/ aprovadores.

8.  Alteração de propriedades

Este campo permite definir quais os utilizadores que podem alterar as propriedades dos documentos, links, anexos, notificados, etc... 

O tutorial Modos de alteração das propriedades dos documentos, descreve em detalhe esta funcionalidade.

Quando insere um documento em AGIR é assumida a predefinição Normal, sendo esta a nossa recomendação.

9.  Publicação

Corresponde à data de publicação do documento.  A data de publicação pode ser manual - definida pelo Editor/ Aprovador, ou automática -  correspondente à data da última etapa do workflow.

O tutorial Data de publicação-  o que significa e como a definir descreve em detalhe esta funcionalidade.

10.  Abertura

Esta propriedade define a forma como deseja que o utilizador final tenha acesso ao documento quando faz um download. Por defeito, o AGIR assume o modo PDF. Caso deseje que o utilizador final tenha acesso a uma cópia do original em forma editável, selecione o modo Original. Por exemplo, o documento é um template de Excel que o utilizador deve preencher para solicitar férias: nesse caso, o modo deve ser Original.

 ATENÇÃO   Esta propriedade não deve ser usado para efeitos de edição/ revisão dos documentos. Para isso devem ser usadas as ferramentas próprias de edição disponíveis do AGIR. Apenas deve ser utilizada pelos utilizadores finais durante o uso rotineiro do documento.

11.  Descrição

Campo livre e multiusos. Pode ser útil, por exemplo, para registar palavras-chave que facilitem as pesquisas.

12.  Utilizar o sistema de pré-publicação

Corresponde a uma propriedade avançada que lhe permite ter uma versão pré-publicada do documento e agendar uma data automática de substituição da versão em vigor.

O tutorial Sistema de pré-publicação,  descreve em maior detalhe esta funcionalidade.

13.  Requer confirmação

Pode ativar neste campo, um pedido de confirmação de leitura que deve ser efetuado pelo utilizador do documento, assim que o documento seja aprovado/ publicado. Se a propriedade estiver ativa, a tomada de conhecimento torna-se obrigatória. Esta confirmação aplica-se para cada revisão do documento e para os utilizadores com direito de consulta.

Para mais informações, por favor consulte o tutorial: Pedido de confirmação de leitura.

14.  Tornar link ao documento acessível do exterior

Esta opção permite gerar um link especial ao documento acessível do exterior sem a necessidade de estar registado no AGIR. Por exemplo, pode tornar disponível para clientes ou fornecedores a última versão de um documento na intranet ou website, bastando ativar a opção e gerar o link público respetivo. Consulte o tutorial Tornar os documentos acessíveis na internet.

15.  Pastas

Esta é a zona onde as suas Pastas estarão listadas.  Apenas as pastas em que é dono/ writer serão listadas. Caso não seja de dono de pastas, esta zona estará vazia.

É com esta propriedade que define a(s) pasta(s) em que os seus documentos devem ser publicados.

O seguinte artigo explica tudo o que necessita de saber sobre pastas: Pastas de documentos - criar e definir permissões.