Editar documentos com o AGIR Office [versão antiga]

Este artigo exemplifica a edição de um documento, utilizando o Add-in AGIR Office. 

Certifique-se que tem o AGIR Office instalado no seu computador. Caso não o tenha, consulte o tutorial: Editar documentos sem o AGIR Office. ou siga os passos deste artigo para instalar o Add-In: Instalar o AGIR Office [versão antiga].

Para editar/rever um documento, necessita de ter a tarefa de edição, isto é, o documento tem que estar numa etapa de edição/revisão e a tarefa tem que ser enviada para o seu utilizador.

Um utilizador que seja dono de documento também tem permissão para edição de documentos e aumento de revisões. Para saber como atribuir permissões de dono de documento a um utilizador, consulte o seguinte artigo: Dono do documento - vantagens e como o usar

Na figura abaixo, pode verificar que o documento está no estado Em edição, e a tarefa de edição foi atribuída ao utilizador Alan Smith. Neste caso, o utilizador Alan Smith pode editar o documento. O ícone Lápis está disponível para uso.

No final deste artigo tem disponível um vídeo que sumariza todos os passos necessários.

 ATENÇÃO  A terminologia depende de cada organização. O estado Em edição usado neste artigo pode corresponder a outro estado no seu AGIR (Exemplo: Revisão, Elaboração, Draft etc...).

O ícone de Lápis apenas é visível se o documento estiver inserido no AGIR em formato editável. Se estiver no formato PDF, por exemplo, o Lápis não estará disponível.

O processo de edição é muito simples:

1. Clique em Editar e aguarde que o documento seja descarregado para o seu computador. Nesta fase é efetuado um checkout do documento para o seu computador.

2. Dependendo do seu sistema operativo, o documento pode ser aberto imediatamente ou ficar disponível na sua barra de tarefas. No caso que estamos a exemplificar trata-se de um documento do Word.

3.  Abra o documento e edite normalmente. Após terminar a edição, e ainda dentro do Office, aceda ao Add-In AGIR Office e clique em Return to AGIR.

4. Nesta fase o documento vai ser devolvido ao AGIR já alterado, nas duas versões (PDF e Word). Não necessita de gravar qualquer cópia no seu computador. Este processo pode demorar até 30 segundos. Surge no ecrã uma indicação de sucesso, clique OK e o documento abrirá num novo separador do seu navegador.

 DICA  Neste processo de edição podem ser abertos vários separadores no seu navegador. Feche os separadores mais antigos e utilize sempre o último. Deste modo estará a visualizar sempre a versão mais atualizada do documento.

5. O documento está revisto e atualizado automaticamente no seu AGIR. De seguida clique em Submeter. O documento seguirá o fluxo do seu workflow. Caso existam etapas seguintes, deve definir o próximo interveniente. Caso não exista, a revisão está terminada.

 ATENÇÃO  Conforme as configurações do seu workflow, após submeter, pode-lhe ser pedido um resumo da alteração. Este resumo tem por objetivo informar o utilizador do documento das alterações efetuadas. Pode optar por Guardar e aumentar de revisão (a opção mais usual) ou Guardar e não aumentar de revisão, caso seja uma alteração menor/correção ortográfica ou outra não sujeita a aumento do nº de revisão.

Ainda tem dúvidas? Assista a este vídeo :)