Dono do documento - vantagens e como o usar

Por defeito, apenas Administradores do AGIR ou Administradores do Workflow poderão iniciar um novo ciclo de revisão de um documento. Isso é feito através da funcionalidade de Alterar o Estado. 

Este tutorial (clique aqui) explica o processo nativo de Alterar o estado de um documento e iniciar uma nova revisão.

Pode tornar esta atividade de revisão de documentos mais simples e dinâmica ativando a funcionalidade de Dono de Documento. Esta propriedade vai-lhe permitir fazer o seguinte:

1. Identificar utilizadores especiais que terão a permissão de iniciar um novo ciclo de revisão do documento, não necessitando para tal de permissão de Administrador.
2. Facilitar a revisão do documento. Os botões de Editar e Substituir o documento estarão disponíveis para os Donos de Documento, desde que o documento esteja no seu estado final. Deste modo, não têm que fazer Alterar Estado, bastando clicar num destes botões para iniciar a revisão.
3. Em qualquer altura pode adicionar ou remover Donos de Documentos, dando mais flexibilidade ao seu AGIR.

Um Dono de Documento, para além de conseguir iniciar um processo de revisão (desde que o documento esteja no seu estado final, normalmente Aprovado), terá também a possibilidade de editar as suas propriedades, links, anexos etc..., assumindo um papel tradicional de Editor do documento.

As restantes funcionalidades e permissões do módulo de gestão de documentos são as usuais e em nada mudam com esta opção.

Como ativar a propriedade de Dono de Documento

1. Selecione o seu Nome de Utilizador e clique em AGIR Config.

2. No separador Documentos, clique em Workflows.

3. Selecione o Workflow que deseja configurar, tal como indicado na imagem abaixo.

4.  Ative a propriedade Ativar a funcionalidade de Dono de Documento e de seguida, Grave.

Como usar propriedade de Dono de Documento

Depois de executar os passos descritos acima, nas propriedades do documento estará visivel um novo campo designado por Dono(s) do Documento. Neste campo poderá identificar os utilizadores que deverão assumir o papel de Dono de documento. Automaticamente, após cada revisão, o AGIR irá acrescentar o editor de cada revisão na lista de Donos de Documento.

Para acrescentar ou remover manualmente Donos do documento, proceda do seguinte modo:

1. Abra a na página principal do documento e clique em Propriedades.

2. No campo Dono(s) do Documento acrescente ou remova utilizadores e clique em Guardar.

 ATENÇÃO  Para determinar um utilizador como Dono de um Documento, este utilizador terá que ter permissão para a primeira etapa do workflow (normalmente corresponde à etapa de edição). Para saber como distribuir permissões para etapas de documentos/workflows, clique aqui. 

Um Dono de Documento terá acesso imediato aos botões de Editar e Substituir o documento, sem necessidade de Alterar Estado, nem permissão de Administrador, desde que o documento esteja já no seu estado final.

 PERMISSÕES   Apenas Administradores do AGIR podem ativar esta propriedade. Para editar a lista de Donos de um Documento, basta ter o nível de permissão de editor/aprovador do documento.