Como encontrar documentos? [Pesquisa, filtros e arquivados]

O AGIR permite-nos procurar documentos usando a barra de pesquisa ou, para pesquisas mais específicas, usando filtros.

Podemos filtrar por tipo de documento, nomes, estados, datas, entre outros. Terá que preencher todos os campos necessários nas propriedades dos documentos para facilitar a sua pesquisa.

Visite este artigo para aprender como aceder e alterar ou editar as propriedades de um documento: Como alterar as propriedades de um documento?

Como podemos então, encontrar documentos no AGIR? Vamos descobrir. 

1. Pesquisa global de documentos

Para encontrar documentos, pode fazer uma pesquisa global, acedendo ao Módulo de Documentos e procurando na barra de pesquisa por dados do seu documento que estejam presentes nas propriedades do mesmo, como o título, o código, o Departamento a que pertence ou o Processo, etc...

2. Pesquisa de documentos por workflow

Pode encontrar o documento que pretende, acedendo ao workflow onde ele se encontra inserido. Caso tenha vários workflows de documentos, pode usar a barra "Filtrar" para procurar mais objetivamente um workflow.

Entrando na lista de documentos pertencentes aquele workflow, podemos fazer uma pesquisa por documentos mais específica. Esta barra de pesquisa irá apenas procurar documentos que estejam inseridos neste workflow.

3. Filtros e relatórios

Na página principal do Módulo de Documentos, podemos filtrar uma lista de documentos através de filtros. Podemos aplicar vários filtros, desde a data de registo, a data de validade, o Departamento ao qual está associado, ao Estado, Processo, entre outros...

Após clicarmos em Filtros e Relatórios, uma listagem de todos os documentos aparecerá, com os filtros que podemos utilizar para afunilar a nossa pesquisa. 

Podemos pesquisar pelo Workflow a que o documento pertence, o Estado, Departamento, Tipo de documento, entre outros filtros.

Também podemos pesquisar por documentos que estejam arquivados, assinalando a checkbox Arquivadas.