Eliminação automática de registos de Workflows (Auto-delete)

O recurso Enable Auto-delete permite ativar a eliminação automática de registos de um determinado workflow passados "X" meses da data da sua emissão.

Esta funcionalidade poderá ser útil para gerir obrigações legais de eliminação de registos, mas também para gerir o espaço em base de dados. 

 ATENÇÃO  É uma eliminação permanente de registos, não é possível recuperá-los após o início do ciclo de operação. Esta operação aplica-se apenas ao Módulo de Workflows (não afeta o módulo de gestão de documentos).

 PERMISSÕES  Esta funcionalidade só é possível para administradores do AGIR.

Esta configuração é feita em 2 passos: 

• Seleção e configuração do Workflow - AGIR CONFIG
• Configuração da periodicidade que a função será ativada - AGIR SERVER

Vamos começar pelo primeiro :)

Seleção e configuração do Workflow - AGIR CONFIG

1. Clique no seu nome de utilizador e vá a Agir Config. 

2. Clique na tab Workflows, na lista, escolha a opção Workflows. 

3. Selecione o workflow desejado e clique na checkbox Enable Auto-delete.

4. Ativando a função, duas confirmações serão exigidas, pois trata-se de uma eliminação permanente e irrecuperável de registos. 

5. Após as confirmações, defina o número de meses ao fim do qual os registos serão eliminados (no exemplo abaixo, os registos serão eliminados após 22 meses).

Clique em Save para concluir as configurações. 

 NOTA  Opcionalmente, podemos definir os registos que NÃO devem ser eliminados (exceções) considerando a filtragem realizada. Siga os passos abaixo para saber como.

1. Na tab Workflows, clique em Sistema de Eliminação Automática.

2. É apresentado uma listagem dos registos selecionados a serem eliminados no próximo ciclo. Para colocar o registo como exceção, clique na checkbox do respetivo registo e clique em Fechar.

Ao clicar na checkbox, aparecerá esta notificação no canto superior direito do seu ecrã.

 DICA  Poderá consultar os LOG's dos registos eliminados, ao clicar em Logs (mas não poderá recuperá-los). Pode também ver os registos que se manterão no AGIR (devido à exceção). 

Também pode sinalizar um registo como permanente (não sujeito a eliminação automática).

1. Para isso, aceda ao registo clicando na lupa.

2. Aceda às propriedades do registo. 

3. Selecione a opção Não eliminar automaticamente. 

De seguida, vamos configurar a periodicidade em que esta função é ativada.

Configuração da periodicidade que a função será ativada - AGIR SERVER

1. Clique no seu nome de utilizador e vá a Agir Server.

2. Clique em Nova Tarefa no canto superior direito do seu ecrã.

3. Descreva uma descrição para a tarefa, selecione o tipo Eliminar Registos Automaticamente, escolha a data e hora para função ser ativada.

No campo Frequência, selecione a periodicidade (ciclo) que a função será ativada. Por exemplo, se a sua escolher for anual, a função será ativada na data/hora definida e a próxima ativação acontecerá 1 ano após esta data.

 DICA  Preferencialmente, defina períodos mais longos (mensal, trienal, bienal, anual,...) e horários noturnos, para evitar sobrecarregar o servidor durante o horário laboral.