Introdução ao Módulo Workflows

O Módulo de Workflows tem múltiplas opções de filtro e vistas de registos através do tipo, workflow, pasta, categoria, entre outras propriedades.

Desta forma consegue optar pela visão que considera mais fácil e útil para a sua organização e encontrar os seus workflows rapidamente.

É possível ordenar os seus registos, filtrar através de propriedades, personalizar os filtros, colunas, pesquisar por qualquer atributo/propriedade do registo, etc... O nosso motor de busca permite encontrar facilmente qualquer registo.

 DICA  Para saber como pode personalizar a dashboard dos workflows e adicionar colunas/filtros extra, veja este artigo: Como personalizar a listagem de workflows?

É ainda possível imprimir uma lista de workflows e exportar para Excel, CSV, PDF e outros formatos.

Exemplo de lista de workflows 

Ao abrirmos o workflow

É aqui que podemos visualizar o registo, todas as suas informações e o seu histórico.

Atente na legenda, para saber qual a ação de cada botão do menu: 

1. Início: Permite-nos voltar à página principal do AGIR

2. Novo Workflow: Serve para criar um novo workflow

3. Lista de Workflows: Leva-nos à página onde estão listados todos os registos do presente workflow.

4. Alternar entre versões: Ao clicar neste botão, podemos alternar entre versões de workflow (neste momento, a versão é a LITE). Para saber como alterar a versão do seu Workflow, veja este artigo: Como converter um Workflow para a nova versão LITE

5. Propriedades: Onde podemos ter acesso às propriedades do documento. Para saber mais, visite este artigo: Propriedades dos Workflows - Conceitos Gerais

6. Ações: Aqui, pode criar e linkar ações ou adicionar checklists ao registo.

7. Anexos: É onde pode adicionar anexos de qualquer formato, para complementar o workflow e auxiliar quem consulta/interage com o mesmo. 

8. Notificados: É onde pode definir uma lista de utilizadores que serão notificados por e-mail. Veja este artigo para ficar a saber como a ferramenta das notificações o pode ajudar a definir quem terá acesso como reader aos workflows: Notificação Workflows - para que serve e como funciona?

9. Links: É possível criar links a outros documentos, workflows ou websites externos. Para saber mais sobre a criação de links, consulte o seguinte artigo: Links em Processos / Workflows - para que servem?

10. Timeline: A timeline providencia um tracking completo de ações feitas ao workflow, com registos sempre atualizados automaticamente. Ao consultar a timeline, conseguimos saber quem executou, como ou porquê.

Tudo o que precisa de saber, estará disponível ao consultar a timeline. O AGIR cumpre todos os requisitos das normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 17025 e muitos outras normas e padrões.

Para saber mais sobre a timeline, consulte este artigo: Como consultar o histórico de um workflow?

11. Acessos: É onde pode controlar quem tem acesso ao registo. Veja o artigo Configurar permissões de workflows para saber mais sobre todas as opções à sua disposição para distribuir processos e controlar a lista de acessos.

12. Guardar: Ao clicar aqui, está a salvar as alterações feitas ao workflow. 

13. Redistribuir: Permite redistribuir/delegar a tarefa a outro utilizador. 

14. Alterar prazo: Permite-nos alterar o prazo para a conclusão da tarefa/registo.

15. Mover de estado: Pode mudar o workflow de estado, adicionando uma justificação da mudança, para se manterem os registos das alterações. 

16. Submeter: Depois de terminadas todas as alterações, pode submeter o workflow para o próximo estado, basta clicar no certo e definir o próximo interveniente (se for o caso). 

A sua tarefa ficará concluída. Será enviado um e-mail para o próximio interveniente, de acordo com as definições do workflow.