Carimbo em documentos - Como configurar?

O carimbo em documentos é uma ferramenta muito importante para grande maioria das organizações que fazem a sua gestão documental no AGIR.

Este carimbo pode ter informações como o código do documento, estado, o título, o nº da revisão, a mensagem de cópia controlada, nome do aprovador, data de aprovação, entre outras informações que vamos descobrindo ao longo deste artigo. 

Vamos começar primeiramente por aprender onde podemos configurar o carimbo de documentos. 

 PERMISSÕES  É necessária a permissão de Administrador do AGIR para configurar o carimbo dos documentos.

Como configurar o carimbo de documentos

Os carimbos de documentos são configurados por workflow de documentos, de forma a adaptar o seu conteúdo às necessidades de cada workflow. Este carimbo será aplicado a todos os documentos inseridos nesse mesmo workflow.

1. Para configurar o carimbo de um workflow de documentos, clique no seu nome de utilizador e aceda ao Agir Config. 

2. Clique na tab Documentos e selecione Workflows. 

3. Selecione o workflow onde pretende configurar o carimbo, e de seguida, clique na tab 3 - Stamp. 

4. Por defeito, o carimbo aparecerá em branco. Podemos ver botões azuis que nos indicam que informação estamos a inserir no carimbo. 

 DICA  À medida que vamos configurando e adicionando campos no nosso carimbo, podemos ir consultando o Preview (Example) do carimbo abaixo da caixa de texto (imagem abaixo).

Vamos verificar cada um deles: 

       a. Title: Título do documento

       b. Code: Código do documento

       c. Status: Estado no qual o documento se encontra

       d. Rev.: Nº da revisão do documento

       e. Last Modified By: Interveniente na última tarefa/alteração ao documento

       f. Last Modification: Data da última intervenção ao documento

       g. Expiry Date: Data de validade do documento

       h. Publication Date: Data da publicação do documento

       i. Type: Tipo de documento (definido nas propriedades do documento)

       j. Department: Departamento a que o documento está associado (definido nas propriedades do documento)

       k. Process: Processo a que o documento pertence (definido nas propriedades do documento)

       l. Description: Descrição do documento (definida nas propriedades do documento)

       m. Status Task Owner: O utilizador interveniente num determinado estado do workflow, podemos configurar substituíndo o "Status Name" pelo nome do estado que pretendemos. 

Exemplo: <status: Aprovação>.user. Aparecerá o nome do utilizador que foi interveniente na etapa de aprovação.

Nota: O estado identificado no carimbo tem que ser um estado existente e configurado neste workflow, caso contrário não funcionará. 

Para verificar os estados do workflow, basta ir à tab 2 - steps, editar uma etapa do workflow clicando no lápis e verá o estado em que a etapa começa e para o qual ela transita após submissão (start - end status)

Podemos concluir que neste workflow é utilizado o estado de Aprovação, e que o workflow tem o seu término no estado de Publicado. 

        n. Status Date: Data referente a um estado especificado. Basta substituir Status Name por um estado existente no workflow, e será devolvida a data em que a tarefa foi executada. Podemos unir esta informação juntamente com o Status Task Owner. 

Veja o exemplo na imagem abaixo:

 DICA  Pode adicionar texto livre ao carimbo, tal como no exemplo especificado acima, de forma a identificar a informação que está exposta no carimbo.

       o. CC: Diz respeito à frase exposta no carimbo caso o documento corresponda a uma cópia controlada ou não. Ao clicar, podemos ver que já existem duas frases por defeito ("Controlled Copy"; "Uncontrolled Copy When Printed"). 

Podemos substituir estas frases, podendo ficar com este aspeto: 

        p. Field: Com esta opção, podemos inserir no carimbo a informação presente num campo personalizado das propriedades do documento (campo nas propriedades dos documentos não nativo, criado a pedido do cliente). 

Para isso, basta substituir FieldName pelo nome do campo personalizado nas propriedades. Pode ver o nome do campo seguindo os seguintes passos: 

p.1. No Agir Config, na tab Documentos, vá a Formulários. 

p.2. Escolha o workflow onde se encontra o campo personalizado. Aparecerá o nome do(s) campo(s), neste caso, o nome do campo é "Requisito". É esse o nome que terá que inserir em substituição a FieldName no carimbo.

       q. Aplicar carimbo por defeito: Caso queira aplicar o carimbo por defeito, para ter um ponto de partida na criação do seu carimbo, por exemplo, basta clicar neste botão (imagem abaixo).

 ATENÇÃO  Ao clicar no botão Aplicar carimbo por defeito, todo o carimbo já criado será substituído pela versão do carimbo standard do sistema.

5. Um carimbo pré-definido aparecerá, que indica o código do documento, o título, o número da revisão e a frase da cópia controlada ou não controlada.

6. No final de fazer alterações ao carimbo de documentos, clique em Save para que as alterações sejam gravadas.