AGIR Add-In para o Outlook - Instruções de utilização

Damos muito valor à otimização de processos e a maximização da produtividade, considerando estes dois últimos fundamentais para as empresas hoje em dia.

O Add-In do AGIR para o Office Outlook permite aos utilizadores integrar facilmente os e-mails e os seus conteúdos nos processos do AGIR, simplificando a gestão de documentos e a alocação de tarefas. Esta ferramenta inovadora permite-nos agilizar procedimentos no AGIR, desde a criação de novos processos e documentos até à anexação de ficheiros diretamente nos processos no AGIR, tudo dentro da interface familiar do Outlook.

O Add-In do AGIR para o Outlook do Office automatizará os seguintes processos:

1. Criar um novo processo no AGIR e anexar ficheiros recebidos via e-mail

2. Anexar ficheiros de um e-mail a um processo já existente no AGIR

3. Criar novos documentos no AGIR a partir de um e-mail

4. Anexar ficheiros de um e-mail diretamente a um documento já existente no AGIR

A utilização do Add-In do AGIR para o Microsoft Office Outlook requer sempre autenticação. Os dados de login serão os mesmos que usa para se autenticar no AGIR.

Requisitos do servidor de e-mail

O cliente deve estar conectado diretamente a um Servidor Exchange ou ao Microsoft 365. Ao configurar o cliente, o utilizador deve escolher o tipo de conta Exchange, Office ou Outlook.com. Se o cliente estiver configurado para se conectar através de POP3 ou IMAP, os Suplementos não serão carregados.

Para mais informações, consulte este artigo técnico.

Como ativar o AGIR Web Add-In no Outlook?

1. Para ativar o Add-In no seu Outlook e poder começar a tirar maior partido dos seus e-mails, basta selecionar um e-mail e clicar em Procurar Suplementos. 

2. Pesquise por AGIR na barra de pesquisa e selecione a opção indicada na imagem.

3. Selecione Adicionar, e o Add-In ficará disponível nos seus e-mails.

Como integrar mensagens do Outlook no AGIR

1. Inicie sessão no Add-In do AGIR, utilizando as suas credenciais habituais. Insira o link (URL) do seu AGIR e, em seguida, o nome de utilizador e a palavra-passe.

Nota: Pode optar por memorizar as suas credenciais. Desta forma, não terá de repetir este processo nas utilizações futuras.

2. Após autenticação, o AGIR Web Add-In terá esta aparência.

3. Abra a sua mensagem de e-mail e, dependendo do conteúdo da mensagem, pode escolher entre 4 tipos de integrações com o AGIR.

3.1. Criar um novo processo e anexar ficheiros ao mesmo

Esta opção permite selecionar o workflow a iniciar e anexar os ficheiros presentes no e-mail, o corpo do e-mail ou ambos ao novos registo de workflow. Por exemplo, se receber uma reclamação por e-mail e quiser criar uma nova reclamação no AGIR, pode anexar toda a documentação desse e-mail. 

Após o envio, o novo registo será aberto no AGIR.

3.2. Anexar um ficheiro a um processo do AGIR via e-mail

Esta opção permite pesquisar por um processo já existente e anexar documentos ao mesmo ou o corpo da mensagem. Por exemplo, se receber uma resposta a uma reclamação e quiser anexar essa resposta ao processo de reclamação correspondente no AGIR. 

Após o envio, o novo registo será aberto no AGIR.

3.3. Criar novos documentos no AGIR a partir de um e-mail

Esta é uma opção semelhante à 3.1, a diferença é que aciona o carregamento de um documento no Módulo de Gestão de Documentos. Pode selecionar um documento principal e anexar documentos adicionais e/ou o corpo do e-mail como anexos ao documento principal. Por exemplo, suponha que recebe uma fatura e precisa de a carregar no fluxo de trabalho de gestão de faturas. 

Após submissão, o novo documento será acessível no AGIR.

3.4. Adicionar anexos a um documento do AGIR via e-mail

Esta opção permite selecionar um documento já existente no AGIR e anexar ficheiros provindos de um e-mail. Por exemplo, pode alcançar esta integração se receber uma nota de crédito por e-mail e precisar de a carregar como anexo a uma fatura já registada no AGIR. 

Após o envio, o novo documento estará imediatamente disponível no AGIR.