O Plano de Alterações é um novo workflow no AGIR, desenhado para auxiliar empresas a planearem mudanças significativas em processos ou métodos de trabalho. Este workflow permite registar, avaliar riscos, planear e monitorizar a eficácia das alterações, conforme as normas de gestão que incentivam o acompanhamento das mudanças. Este processo é muito similar ao Plano de Ações, com algumas etapas e campos adicionais.

1. Etapa de Registo do Plano de Alterações

Gestor do plano e origem

Na etapa de registo, começamos por identificar o gestor do plano de alterações e a sua origem. As origens listadas podem ser adaptadas à realidade da sua organização, pelo que são totalmente personalizáveis. 

Site/área afetado

Definimos o site/área a que diz respeito este plano de alterações. Automaticamente, aparecerão os responsáveis por esta área na zona dos notificados. Ao submeter esta etapa, estes notificados ficarão com acesso de consultor a este workflow, e poderão ser alertados via e-mail para a criação deste plano de alterações. Veremos isto a suceder mais à frente, quando submetermos o registo do plano. 

Nome do plano, descrição e justificação

Definimos um nome e fazemos uma descrição da alteração, e incluímos também a justificação para aplicação da mesma. 

Preenchemos qualquer informação associada a este plano de alterações, se está associado a objetivos estratégicos, diplomas legais, normas, entre outros.

Recursos

Investimento previsto

Preenchemos os recursos necessários à aplicação deste plano de alterações. Começamos por preencher os recursos financeiros. Ao preenchermos, dependendo do valor orçamental para este plano, é detetado automaticamente se o plano tem impacto financeiro na empresa. Este critério pode ser definido especificamente para cada empresa. Neste momento, está definido como tendo impacto a partir dos 1000€ de investimento. 

Duração, recursos humanos e outros

Definimos a duração deste plano e os recursos humanos. Podemos apontar outros recursos, se necessário. 

Identificação dos impactos

Nesta secção, definimos os impactos que estas alterações podem vir a ter nas várias áreas da empresa, nomeadamente nas operações, clientes ou terceiros, financeiros, segurança e saúde dos colaboradores e na conformidade legal da empresa. 

Se não existirem impactos em nenhuma destas áreas, trata-se de um plano de alterações simples, e o plano seguirá diretamente para o aprovação, sem necessidade de avaliação de riscos. 

Caso existam impactos identificados, o fluxo exigirá a avaliação de riscos, que teremos oportunidade de preencher na etapa seguinte - etapa de Avaliação dos Riscos. 

Após preenchimento do formulário da etapa de Registo, submeta o formulário para a etapa seguinte.

2. Etapa de Avaliação dos Riscos

Na etapa de Avaliação dos Riscos, definimos a Probabilidade e Impacto do plano de alterações. O Índice de Risco será determinado. Consoante o índice de risco, teremos disponíveis diferentes Estratégias para aplicar. 

Índice de Risco

Não significativo

Podemos definir como estratégia Aceitar e desta forma não serão identificadas ações, ou Mitigar, aparecendo um campo para preenchermos com as medidas de mitigação. 

Pouco Significativo

Podemos Transferir/Partilhar o risco ou Mitigar, sendo necessário nos dois casos definir as medidas de mitigação.

Significativo

Quando o índice de risco é Significativo, apenas nos são disponibilizadas como estratégia, a opção de Evitar/Eliminar,  Transferir/Partilhar e Mitigar.

Grave

Quando o índice de risco é Grave, somos forçados a Evitar/Eliminar o risco, e à definição de medidas de mitigação do risco. 

Definição de medidas de mitigação/eliminação/transferência de riscos

É neste campo que definimos que medidas vamos adotar para mitigação, eliminação ou trasnferências de riscos. 

Ao listarmos estas medidas aqui, vamos solicitar ao gestor do plano a sua aprovação, para que as medidas possam ser criadas no menu das ações, na etapa de Planeamento.

Após preenchimento da etapa de Avaliação dos Riscos, com a Probabilidade e Impacto e as estratégias para mitigação, podemos submeter o formulário para a etapa seguinte, a etapa de Aprovação do plano de alterações.

3. Etapa de Aprovação

Nesta etapa, o aprovador navega pelos separadores do plano de alterações e decide se o plano é aprovado, cancelado ou se precisa de correção. 

Não - Enviar para Cancelado

O plano é imediatamente suspenso e cancelado., sendo necessário justificar a nossa decisão.

Não - Enviar para Correção

O plano retorna à etapa de Avaliação dos Riscos para correção, sendo necessário identificar o motivo de correção, para que o anterior interveniente possa proceder às alterações solicitadas.

Sim

O plano é aprovado e avança para a etapa de Planeamento. 

Após decisão, devemos submeter o formulário, para que o fluxo siga o seu rumo. 

Ao submetermos, aparecerá será sugerido o envio de um e-mail a alertar os notificados para a aprovação de um plano de alterações, descrevendo o plano de altereações e disponibilizando nesta mensagem o link para o mesmo, para que os notificados o possam consultar. 

Podemos decidir enviar este e-mail, ou fechá-lo sem enviar.

4. Etapa de Planeamento

Nesta etapa, é onde são criadas as ações de mudança. Teremos também de identificar as medidas de mitigação descritas no separador de Avaliação dos Riscos, e transpô-las para o menu das ações do workflow. 

Desta forma, consolidamos o plano de ações deste plano de alterações, definindo responsáveis e prazos, entre outros.

Ao criarmos as ações, podemos ver preenchida automaticamente a lista de intervenientes, o número total de ações, a data de início e fim das ações.

O número de ações é representado no menu superior das ações.

Após este passom submetemos o registo para a etapa de Fecho e Validação, onde vai ser feito o seguimento do plano de ações (que terá como data a data de fim das ações), a avaliação da eficácia e o fecho do plano de alterações. 

5. Etapa de Fecho e Validação

Sumário e critérios de avaliação da eficácia e estado das ações

Nesta etapa, fazemos um sumário e critérios de avaliação da eficácio do plano, e vamos acompanhando o panorama geral de todas as ações criadas neste registo.

Plano eficaz / Objetivo cumprido?

No momento do seguimento, avalia-se a eficácia e o cumprimento do objetivo do plano. Caso os resultados indiquem que as metas foram atingidas, o plano é considerado eficaz e concluído com sucesso. Se os resultados forem insuficientes, é possível optar pelo replaneamento (retornando à etapa de planeamento) para novas estratégias de melhoria. Em casos de insucesso sem intenção de replaneamento, o plano poderá ser encerrado e documentado como não eficaz. 

Notas de fecho e comentários sobre medidas implementadas

As notas de fecho e os comentários sobre as medidas de mitigação implementadas documentam a conclusão do plano de alterações, incluindo observações finais e uma análise das melhorias alcançadas. Neste campo, podemos registar notas sobre as medidas implementadas, sucessos, e potenciais pontos de melhoria, além de avaliar a eficácia das medidas de mitigação de riscos (se aplicável). Pode incluir ainda uma análise do impacto positivo ou limitações dessas ações, indicando se foram suficientes para prevenir ou reduzir os riscos previstos e assegurar o sucesso do plano. 

Relatórios

Tem disponíveis para este workflow relatórios que apresentam, de forma organizada e clara, todas as informações preenchidas durante o registo do plano de alterações. Estes relatórios incluem o detalhe das etapas de planeamento, avaliação de riscos, definição de ações, execução e monitorização da eficácia, permitindo uma visão completa e estruturada de cada fase do processo. Através destes, é possível acompanhar o progresso e garantir que todas as medidas e metas estabelecidas são rigorosamente monitorizadas e documentadas. 

No registo do pedido de alterações, clique nestes botões para aceder aos relatórios:

Relatório do registo de Gestão de Alterações

Relatório de Gestão de Alterações - Gantt

Nota: Caso estes dados não apareçam na sua totalidade em qualquer um dos relatórios, guarde as alterações do registo, atualize a página e só depois aceda novamente ao relatório.

 PERMISSÕES  Para aceder ao Módulo de Relatórios são necessárias permissões. Caso não tenha permissões, fale com um Administrador do AGIR. Caso seja um Administrador e queira atribuir permissões, consulte este artigo: Permissões para relatórios

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