Notificação de documentos - para que serve e como funciona?

A ferramenta de notificação serve essencialmente dois propósitos:

1. Informar os utilizadores ou grupos de utilizadores da criação ou revisão de um documento. 

2. Criar acessos de leitura a esses documentos aos utilizadores notificados.

Esta ferramenta é comum aos módulos de Gestão de Documentos, Gestão de Processos e Equipamentos. Este tutorial explica o funcionamento no módulo de Gestão de Documentos.

A criação de acessos a documentos via notificação corresponde a uma das diversas formas de gestão de acessos. O tutorial Como gerir as permissões nos documentos? descreve em detalhe todos os métodos disponíveis de gestão de permissões a documentos.

Como notificar utilizadores ou grupos de utilizadores?

1. Abra a página principal do documento (ver imagem abaixo).

2. Clique em Notificados e selecione os utilizadores ou grupos clicando na checkbox.

3. Após efetuar as alterações clique em Guardar. O AGIR irá sugerir o envio de um e-mail automático de notificação com um link ao documento. No entanto, o envio do e-mail é facultativo. Se optar por não enviar o e-mail, o acesso/permissão de consulta é criado da mesma forma.

 ATENÇÃO  A criação de notificados irá adicionar os utilizadores à lista de subscritores do documento. Estes utilizadores terão permissão de leitura. Contudo, o inverso não se aplica, isto é, retirar um utilizador do menu de notificação não lhe retira o acesso ao documento. Apenas o exclui de futuras notificações manuais. 

O conceito de permissão de notificado é uma característica associada ao documento. Significa isso que a notificação é dada independentemente da revisão do documento. Se desejar remover o estatuto de notificado entre revisões, deve-o fazer manualmente na lista de Acessos do documento respetivo.

 DICA  Pode ativar um serviço automático de notificação de novos documentos ou revisões a documentos. Com este serviço, o AGIR enviará automaticamente um e-mail de notificação a todos os subscritores do documento. Deste modo, não tem de se preocupar em enviar manualmente os e-mails de notificação. Este serviço consome alguns recursos do seu AGIR e servidores, pelo que recomendamos o contacto com a nossa equipa antes da sua ativação.

Como consultar a lista de utilizadores notificados?

A forma correta de consultar os utilizadores notificados consiste em aceder à lista de Subscritores/Acessos. Veja a imagem abaixo que explica este processo.

 DICA  Sabia que pode personalizar a mensagem de notificação de um documento? Para isso, siga os passos deste tutorial: Como personalizar a mensagem de notificação de um documento (e-mail)?

 PERMISSÕES  Para editar a lista de notificados de um documento necessita de ser editor/aprovador desse documento. Para configurar a mensagem de notificação, necessita da permissão de Administrador.