Plano de Formação [2.0]

Modified on Thu, 7 Nov at 3:20 PM

O AGIR possui um conjunto de workflows que permitem sistematizar todo o processo de Gestão de Formação, incluindo a identificação de necessidades de formação, planeamento das ações de formação, registo e avaliação da eficácia.

Neste versão 2.0 dos workflows de Gestão da Formação, temos a vantagem de poder criar um catálogo de formações, de modo a podermos criar uma formação e acioná-la quantas vezes for necessário.

Para o efeito existem três workflows base:

Plano de Formação
Identificação de Necessidades de Formação
Registo da Formação (inclui o registo e avaliação da eficácia)

Pode ainda associar um 4º workflow: o de Avaliação da Formação, que tem como objetivo avaliar a satisfação dos formandos em relação à formação. No entanto, neste tutorial, iremos abordar apenas os três workflows principais.

O esquema abaixo descreve como estes 3 workflows se relacionam:

DICA Este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para partilha com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.

Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.

Assumindo que o workflow já se encontra no seu AGIR, atente ao nosso tutorial para saber como pode utilizá-lo.

Criar um Plano de Formação

O processo inicia-se com o despoletar de um Plano de Formação, o qual consiste num calendário de formações a realizar num dado horizonte temporal (usualmente, um ano). Tipicamente, este processo é coordenado pelo Departamento de Recursos Humanos.

Para criar um novo Plano de Formação, clique em Novo Workflow, e selecione Plano de Formação.

PERMISSÕES Para poder criar um Plano de Formação, é imperativo que o utilizador tenha permissões para a primeira etapa deste workflow. Se for Administrador do AGIR ou um Staff Manager, consulte este artigo para saber como gerir permissões no AGIR.

O workflow descrito neste template encontra-se dividido em quatro etapas. Cada etapa tem um separador com o respetivo formulário:

Levantamento das necessidades de formação
Criação do plano de formação
Aprovação do plano de formação
Implementação e fecho do plano de formação

Etapa 1 - Levantamento das necessidades de formação

Ao abrir um novo Plano de Formação, inicia-se a fase de identificação de Necessidades de Formação. São identificadas pessoas-chave na organização que serão convidadas a enviar as necessidades de formação ao gestor do Plano de Formação.

Escolha um tipo de plano

Neste campo, podemos identificar qual o tipo de plano com o qual queremos trabalhar. Temos duas opções, o Modo Normal, e o Modo Catálogo de Formação.

Modo Normal

O Modo Normal permite-nos fazer um plano de formação clássico, em que cada linha de formação gera uma sessão de formação. As formações são provenientes das necessidades de formação levantadas, ficando o Plano de Formação previamente definido e estático.

Modo Catálogo de Formação

Este novo modo permite-nos criar um catálogo de formações. Desta forma, apenas precisamos de criar a formação uma vez, tendo a possibilidade de a chamar sempre que precisarmos ou caso a mesma se repita no tempo.

Este modo é muito útil para formações que tenham lugar várias vezes, como por exemplo, formações de kick-off para novos trabalhadores, formações de Higiene e Segurança no Trabalho que se vão repetindo, etc...

Nestes próximos pontos, abordaremos o modo normal. À posteriori neste tutorial, faremos o fluxo no modo de catálogo e explicaremos como funciona este modo.

Periodicidade, Gestor do plano e âmbito

Escolha a periodicidade do plano de formação. Defina um gestor do plano, que será a pessoa encarregue de aprovar o plano de formação, e selecione o âmbito a que se aplica o plano, se é no âmbito de toda a empresa, ou setorial.

No segundo caso, poderá escolher a que unidade/setor diz respeito este Plano de Formação.

Ano e notas

Defina o ano em que este Plano de Formação terá lugar, o AGIR preencherá logo as datas correspondendo a um ano civil. Tem um campo de texto livre, onde pode adicionar notas relevantes, relativamente ao plano.

Metodologia de levantamento das Necessidades de Formação

Neste campo, o AGIR convida-nos a escolher a metodologia do levantamento das Necessidades de Formação.

Completo

Se escolhermos o modo Completo, teremos de identificar na tabela mais abaixo as pessoas que irão levantar as necessidade de formação. Cada linha corresponderá a um registo no workflow Necessidades de Formação.

Simplificado

Se preferir o modo Simplificado, aparecerá um campo de texto livre, onde podemos fazer o levantamento simples das necessidades de formação.

Nota: Ao utilizar a metodologia de levantamento de necessidades simplificado, as formações terão de ser criadas manualmente no separador seguinte.

Lista de pessoas a convidar para levantamento das necessidades de formação

Nesta tabela, devemos adicionar as pessoas encarregues de fazer o levantamento das necessidades de formação. Cada linha na tabela corresponderá a um workflow de Necessidades de Formação, atribuíndo o Supervisor como executante da tarefa do levantamento das necessidades.

Cada pessoa-chave, por norma, um supervisor, lider de departamento, etc..., irá preencher as suas necessidades de formação via AGIR, as quais serão recolhidas e validadas pelo Gestor do Plano de Formação.

Gerar os workflows de levantamento das necessidades de formação

Após adicionarmos todos os supervisores encarregues de fazer o levantamento das necessidades de formação, clicamos no + para gerar os workflows.

DICA Clique aqui para saber como funciona o Workflow Necessidades de Formação.

Após recolhidas todas as necessidades de formação, o Gestor do Plano da Formação pode decirdir que formações aceitar e integrar no plano, submetendo-o posteriormente para uma aprovação formal.

Para isso, o Gestor do Plano deve ter em conta o estado das necessidades de formação na tabela. Caso a fase de levantamento das necessidades esteja terminada, altera a opção para Sim e clica em submeter, para avançar para a etapa seguinte.

Etapa 2 - Criação do plano de formação

A etapa de criação do plano de formação é atribuída ao gestor da formação.

Aparecem neste formulário, as formações que foram aceites e integradas no plano de formação, além do orçamento para este plano, o custo total das formações, o número de ações de formação e o total de horas.

O Gestor da Formação deve preencher estes campos, completando as informações relativamente ao plano das ações de formação.

Assim que o Plano estiver concluído e todas as ações de formação caracterizadas, o gestor da formação deve submeter o plano de formação para a etapa de aprovação.

Nota: A aprovação e integração das formações no plano de formação são feitas nos workflows de Necessidades de Formação, criados na Etapa 1 - Levantamento das necessidades de formação.

Etapa 3 - Aprovação do Plano de Formação

Nesta etapa, o aprovador pode navegar pelos separadores do workflow e avaliar todo o fluxo concluído até agora, desde as necessidades de formação levantadas, ao plano de formação resultante do levantamento dessas necessidades.

O aprovador decide se o plano de formação está em conformidade e pode aprovar o plano, ou enviar para reformulação:

Aprovado: O plano é aprovado e enviado para implementação. As formações podem ser geradas.
Não Aprovado: com esta opção, o plano retorna à etapa de planeamento. A tarefa é devolvida a quem efetuou o plano de formação. Neste caso, é sempre obrigatória uma justificação escrita no campo Motivo da rejeição.

Após a aprovação do plano de formação e submissão do formulário, o fluxo avançará para a etapa de Implementação e fecho do plano de formação.

Nota: Por defeito, o AGIR irá selecionar o Gestor do Plano de Formação como próximo interveniente. Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente, com a indicação de Implementação do Plano de Formação.

DICA Após a aprovação, é enviado um e-mail automático ao Gestor do Plano de Formação com a indicação de aprovação do plano e um versão PDF do mesmo em anexo. Guarde este PDF para efeitos de rastreabilidade. Caso deseje alterar o plano no futuro, com este PDF tem sempre uma versão original do plano de formação.

Etapa 4 - Implementação e fecho do plano de formação

A etapa de implementação do plano de formação será atribuída ao gestor da formação.

Esta etapa tem como objetivo gerar as formações e, após implementação do plano, efetuar o seu seguimento e fecho.

Consiste, portanto, numa etapa de duas fases:

Gerar as Formações: a executar imediatamente após aprovação ou ao longo do ano
Efetuar o fecho do plano: a executar no final do ano

Gerar as formações

Após recolher a aprovação do plano, clique em Criar FOR para gerar individualmente os workflows das Formações. Ao clicar, será gerado o registo da formação correspondente àquela linha da tabela. Os dados da formação que constam na tabela do plano, serão enviados para o registo individual de cada formação.

Em alternativa, poderá gerar todas as formações de uma só vez clicando no icone +, tal como ilustrado abaixo.

Nota: Ao gerar as formações, os dados da mesma são automaticamente preenchidos conforme as definições do Plano de Formação.

Cada formação é atribuída a um Gestor de Formação, o qual terá a responsabilidade de completar os dados de formação e recolher/realizar a avaliação da eficácia (se aplicável).

As formações são registadas (data, título, tipo de formação, objetivo, formação, duração, entidade formadora, etc...), bem como a lista de presenças, documentação acessória, tais como conteúdos, manuais de formação, certificados etc...

DICA Para saber mais pormenorizadamente sobre o funcionamento do Workflow Formação, clique aqui.

Durante o decurso do Plano de Formação, pode realizar e registar ações de formação extra, fora do plano, ou realizar uma revisão do plano de formação, com adição de novas ações ou remoção de ações canceladas.

Todos estes registos ficam interligados através de links e dashboards que lhe permitem saber, em qualquer altura, o estado de cada formação.

Nesta fase, deverá acompanhar a implementação do plano de formação. Não se esqueça que cada formação foi entregue ao seu Gestor de Formação. Pode fazer revisões ao plano de formação, alterando o estado para planeamento (neste caso terá que repetir o planeamento e aprovação).

Seguimento e fecho

Após execução do plano de formação (todas as formações realizadas ou canceladas) proceda ao registo do seguimento e fecho, os quais consistem apenas no preenchimento dos seguintes campos:

Avaliação da eficácia
Alterações ao plano (justificações)
Observações
Medidas a tomar (este apenas se declarar o plano como Nada eficaz ou Parcialmente eficaz )

Independentemente da sua decisão relativa à eficácia, o plano de formação será sempre Fechado.

Clonar o Plano de Formação

É também neste separador que temos a oportunidade de clonar o Plano de Formação, bastando para isso clicar no botão de clone.

Modo Catálogo de Formação

Como mencionado anteriormente, este modo permite-nos a criação de formações em catálogo, para que as possamos chamar várias vezes, consoante a necessidade das mesmas se repetirem ao longo do tempo.

A vantagem de guardar formações em catálogo, é que não precisamos de criar a mesma formação várias vezes. Basta criarmos uma vez, e todas as informações sobre esta formação ficarão guardadas, para que não as tenhamos de preencher novamente.

Para criarmos um catálogo de formações, temos de despoletar um novo registo no workflow Plano de Formação.

No campo Tipo de Plano, selecionamos o Modo Catálogo de Formações.

Preenchemos os restantes campos e fazemos o levantamento das necessidades de formação, como exemplificado no início deste tutorial.

Após análise do levantamento das necessidades de formação e integração das formações no plano de formação, as formações ficam apresentadas na tabela do plano de formação. Estas formações farão parte do catálogo de formação, e ficarão associadas a este plano de formação.

O fluxo deve seguir normalmente, e o registo deve ser deixado em implementação, para que as formações possam ser chamadas.

Nota: Se o Plano de Formação for fechado, as formações deixam de estar disponíveis no catálogo.

Registar uma formação do Catálogo

Para abrirmos o registo de uma formação em catálogo, temos de criar um registo no workflow Formação.

No Modo de criação, selecionamos Modo Catálogo de Formação (1). Escolhemos o Plano de Formação que contém a formação que pretendemos registar (2).

Aparecerá a lista de formações que incluímos no catálogo daquele Plano de Formação (3):

Ao selecionar, todas as informações acerca desta formação serão preenchidas no formulário.

DICA Para mais informações sobre como funciona o Workflow Formação, clique aqui.

Histórico de Formações

No separador Histórico de Formações no Workflow Plano de Formação, aparecerão todas as formações despoletadas no Workflow Formação, através do modo Catálogo de Formação.

Este histórico ficará sempre disponível no Plano de Formação onde originámos formações em catálogo.

Relatórios

No separador Plano de formação, é possível consultar o plano de formação em PDF, ao clicar no botão azul como mostra a imagem abaixo. É possível imprimir ou descarregar em formato PDF, XLS, XLSX, entre outros formatos, como mostra na figura abaixo.

Nota: Caso estes dados não apareçam na sua totalidade em qualquer um dos relatórios, guarde as alterações do registo, atualize a página e só depois aceda novamente ao relatório.

PERMISSÕES Para aceder ao Módulo de Relatórios são necessárias permissões. Caso não tenha permissões, fale com um Administrador do AGIR. Caso seja um Administrador e queira atribuir permissões, consulte este artigo: Permissões para relatórios

Caso queira consultar artigos de outros workflows template disponíveis, clique aqui.

DICA Pode fazer a implementação autónoma deste workflow no seu AGIR. Para isso, basta fazer download do nosso template ao clicar aqui, e usar exatamente como proposto neste tutorial.

Após download do template, deve ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tab Workflows > Workflows > Importar para importar o template para o seu AGIR.

OUTROS TUTORIAIS RELEVANTES

Para além das regras específicas descritas acima, o AGIR inclui um conjunto de funcionalidades nativas que o ajudarão a enriquecer os seus processos e automatizar atividades.

Selecionamos um conjunto de tutoriais mais relevantes para este workflow. Por favor consulte estes tutorais e se tiver dúvidas entre em contacto com a nossa equipa através do nosso sistema de tickets.