As organizações devem conhecer a legislação e regulamentação aplicáveis à sua realidade. Devem compilá-la, analisá-la, identificar os requisitos aplicáveis e, quando necessário, sujeitá-los a um processo de avaliação de conformidade legal.

Neste workflow vamos registar e contextualizar um documento, podendo ser um Diploma Legal, Regulamento, Norma, entre outros. Vamos caracterizar o documento, identificar os requisitos aplicáveis e, quando o diploma exigir avaliação regular, efetuar essa gestão no próprio registo.

 DICA  Este tutorial explica o funcionamento deste workflow na sua versão simplificada. É possível personalizar o processo, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras, de acordo com a realidade de cada organização.

Se este workflow já se encontra implementado no seu AGIR, preste atenção ao tutorial seguinte para saber como pode utilizá-lo.

Criar um novo registo no workflow

Primeiro, vamos criar um registo no workflow. Para isso, vá à Dashboard do AGIR, clique no + presente no Módulo de Workflows e escolha o workflow que pretende criar. Clique em Criar Workflow. 

 PERMISSÕES  Se o workflow não aparecer na lista, então é possível que não tenha permissões para criar registos neste workflow. Caso pretenda obter permissões para criar registos neste workflow, contacte um Administrador do AGIR.

Caso seja Administrador e queira configurar permissões, consulte este artigo: Configurar permissões de workflows [documentos/processos] - Etapas de workflows, administradores e consultor

Este workflow possui apenas uma etapa de Registo e está organizado nos seguintes separadores:

1. Diploma

2. Requisitos

3. Notas

O separador Requisitos só fica visível quando o utilizador indica que pretende discriminar o diploma por requisitos.

1. Diploma

Neste separador, o objetivo é registar e contextualizar o documento.

Na primeira parte do formulário, fazemos a caracterização do diploma, identificando o nome, a área a que se aplica, o descritor, o tipo, a incidência, a origem da legislação, o estado, as datas relevantes, a descrição e o âmbito, bem como observações adicionais ou outra informação complementar que se revele necessária.

Tipo

O campo Tipo disponibiliza as opções Aplicável, Condicional, Informativo e Não Aplicável. 

 NOTA  Caso a opção selecionada seja Informativo ou Não Aplicável, o sistema assume automaticamente que o diploma não requer avaliação regular. Nessa situação, o campo Requer avaliação regular? fica definido como Não e não pode ser alterado, deixando também de estar disponíveis os campos associados à avaliação periódica do diploma.

Incidência

O campo Incidência permite identificar onde o documento se aplica. As opções disponíveis neste campo podem ser ajustadas de acordo com a realidade de cada organização.

Estado

O campo Estado permite identificar se o documento se encontra Em vigor, Parcialmente Revogado ou Revogado.

 NOTA  Se for selecionada a opção Revogado, o AGIR dá-nos a possibilidade de mover o documento para o estado Revogado.

Pretende discriminar o diploma por requisitos?

O campo Pretende discriminar o diploma por requisitos? permite indicar ao sistema se o documento será tratado apenas ao nível global ou se os respetivos requisitos serão discriminados individualmente. 

Quando esta opção estiver definida como Sim, fica disponível o separador Requisitos, onde poderão ser registados os requisitos aplicáveis ao diploma. Quando esta opção estiver definida como Não, o diploma é tratado apenas de forma global, sem discriminação por requisito.

 NOTA  Sempre que a opção Pretende discriminar o diploma por requisitos? estiver definida como Sim, deve existir pelo menos uma linha registada na tabela do separador Requisitos.

Requer avaliação regular?

O campo Requer avaliação regular? permite informar o sistema de que este documento exige avaliação periódica.

Quando esta opção estiver definida como Sim, ficam disponíveis os campos Frequência da avaliação, Avaliador, Data Prevista Próxima Avaliação e Avaliação global do diploma.

No campo Frequência da avaliação, definimos a periodicidade da avaliação, podendo esta ser Semestral ou Anual. A Data Prevista Próxima Avaliação é preenchida automaticamente de acordo com a frequência selecionada, podendo depois ser ajustada, se necessário.

Avaliação global do diploma

O campo Avaliação global do diploma apresenta o resultado final da avaliação do documento e só fica disponível quando a opção Requer avaliação regular? está definida como Sim. 

Quando o diploma não se encontra discriminado por requisitos, este campo é preenchido manualmente pelo utilizador. Nesses casos, se a avaliação for definida como Não Conforme, será necessário apresentar a respetiva justificação no campo próprio para o efeito.

Quando o diploma está discriminado por requisitos e requer avaliação regular, este campo é calculado automaticamente com base nas avaliações registadas na tabela do separador Requisitos, ficando apenas para leitura. Esta lógica encontra-se detalhada mais abaixo, no capítulo 2. Requisitos.

Anexar o diploma/documento

No campo abaixo, é onde podemos anexar o diploma/documento em questão. Podemos também disponibilizar o link do documento, tendo como vantagem mantermos o documento atualizado. Para consultar o link, basta colá-lo na caixa de texto e clicar no ícone verde para o consultar.

2. Requisitos

Neste separador são registados os requisitos aplicáveis ao diploma. Este separador só fica visível quando o campo Pretende discriminar o diploma por requisitos? estiver definido como Sim.

Cada linha da tabela corresponde a um requisito aplicável ao diploma, onde pode ser registada a identificação do requisito, o artigo aplicável, a respetiva descrição e, quando aplicável, a avaliação e a justificação associada.

Se o diploma estiver discriminado por requisitos, mas não requerer avaliação regular, a tabela serve apenas para registar os requisitos aplicáveis e a coluna Avaliação fica indisponível.

Se o diploma estiver discriminado por requisitos e requerer avaliação regular, a coluna Avaliação fica disponível e permite classificar cada requisito individualmente. As opções possíveis neste campo são Conforme, OM, Não Conforme, Não Aplicável e Não Avaliado.

Sempre que a avaliação de um requisito seja diferente de Conforme, o campo de observações e justificação dessa linha deve ser preenchido.

A Avaliação global do diploma é atualizada automaticamente com base nas avaliações registadas nesta tabela.

3. Notas

Neste separador, podemos anotar alterações, criar notas ou alertas relativamente a este diploma. 

Após termos preenchidos os formulários de cada separador, clicamos em Submeter, para que o diploma fique sujeito a avaliação. 

O fluxo passou do estado Registo para Fechado e damos por terminado o registo do diploma no workflow Avaliação Legal.

 NOTA   Dependendo da frequência de avaliação selecionada, o AGIR cria automaticamente um novo registo de Avaliação Legal sempre que a Data Prevista Próxima Avaliação seja ultrapassada e o registo anterior já se encontre fechado.

Neste caso, o sistema replica a informação principal do diploma, os requisitos associados e o documento principal, preparando automaticamente uma nova avaliação periódica. Desta forma, é mantida a continuidade do processo e o histórico das avaliações efetuadas.

Anexos e links

Para além de preencher os campos do formulário, pode ainda inserir anexos, tais como documentos, fotografias, evidências, ficheiros que ache pertinente anexar ao seu registo. Pode linkar o registo deste processo a outros registos/processos, documentos ou links externos que digam respeito ao questionário em questão.  

Pode encontrar todas as instruções para anexar ficheiros em workflows ou criar ligações, siga os passos dos tutoriais abaixo: 

• Como funcionam anexos em workflows
• Links em Processos / Workflows - para que servem?