Como iniciar uma nova revisão do documento

O seu documento está aprovado/publicado, mas deseja fazer uma revisão? Este artigo explica como proceder.

Assumindo que o documento está no estado final do workflow - normalmente, um estado equivalente a Aprovado / Em vigor / Publicado, conforme a sua nomenclatura - para iniciar um novo ciclo de revisão, tem que mudar o estado do documento para o estado correspondente.

Mudar o estado do documento e iniciar nova revisão / edição

1. Abra o documento que deseja rever/editar.

2. Clique em Alterar o Estado e selecione o estado pretendido. No exemplo abaixo, o estado denomina-se Em edição. No entanto, no seu workflow pode ser denominado de outro modo. Clique em Alterar.

3.  De seguida, conforme as configurações do seu workflow, selecione o utilizador que deverá rever/editar o documento e data limite (próximo interveniente). A data limite é sugerida pelas configurações do workflow, mas pode ser alterada.

Após esta etapa, o documento encontra-se no estado de Revisão/Edição, e pode ser alterado pelo utilizador designado (próximo interveniente). Este utilizador receberá um e-mail de tarefa.

Quem pode iniciar uma nova revisão / edição?

Para mudar de estado e iniciar uma nova revisão / edição, tem que ter uma das seguintes permissões:

1. Administrador do AGIR

2. Administrador do Workflow

3. Dono do Documento (se configurado)

O dono do documento corresponde ao(s) utilizador(es) que no passado executam a revisão/edição do documento. É uma configuração que, por defeito, está desligada. Se necessitar de ativar o conceito de dono do documento, siga os passos descritos neste tutorial: Como ativar o conceito de dono documento?

 DICA  Se desejar que o AGIR crie a sua memória e autorize os últimos revisores/editores a iniciar novos processos de revisão ative a opção dono do documento. Se necessita de centralizar esta permissão em Administradores não ative a opção de dono do documento.