Como importar documentos em massa?

O AGIR permite-nos importar documentos em massa, tornando este processo mais rápido e eficaz.

Abaixo, tem à disposição todos os passos para que consiga fazer importação de documentos para o AGIR.

Faça download do template que vai permitir a importação de documentos para o AGIR. Para isso, basta ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > Documentos > Template. 

Será transferido para o seu computador um template, em formato Excel, com o nome documents_to_be_imported. 

Crie uma pasta para esse ficheiro, e insira nessa mesma pasta, os documentos que pretende importar para o AGIR.

 ATENÇÃO  Não altere o nome do ficheiro Excel. 

Ao abrir o template, vai deparar-se com várias colunas, que correspondem a dados e propriedades dos documentos que vai importar. 

Preencha os dados conforme pretendido, tendo em conta as opções e propriedades que o seu workflow pede para preencher, nas propriedades de um documento.

Ao preencher estas colunas, está a determinar as propriedades do documento, como mostra a imagem abaixo. 

 DICA  Mais abaixo, irá encontrar uma legenda, que vai ajudar a relacionar as propriedades do documento com as colunas do template.

Atente a legenda abaixo, que vai ajudar a determinar o que é pedido em cada um desses campos, e compare com as duas imagens.

 DICA  Clique nas imagens para as ampliar.

Estes são alguns dos campos que podem ser associados às propriedades de um documento no AGIR.

Legenda:

1. Workflow: Nome do workflow no qual quer inserir o documento. 

2. Status: Estado em que vai ficar o registo (deve corresponder aos estados definidos no seu workflow). 

3. Title: Título do documentos. 

4. Code: Código do documento. Será determinado como o código do documento no AGIR. É imperativo que o nome do documento seja igual a este código. 

5. Revision: Número de revisão.

6. Expiry_date: Validade.

7. Type: Tipo de documento.

8. Department: Departamento a que pertence. 

9. Process: Nome do processo.

10. Edit_mode: Alt. Prop./modo de edição. Em caso de dúvida, utilize a opção Normal.

11. Publication_date: Data da publicação do documento. As datas têm de ser apresentadas no formato como mostra a imagem. 

12. Open_by: Modo de abertura.

13. Req_acknowledgment: Requer confirmação (checkbox).

Quando existem campos personalizados (campos extra) adicionados ao seu workflow, é possível acrescentar esses campos à tabela. Basta criar colunas com o nome de field_IDdoCampo (mais abaixo, explicamos como podemos ver o ID dos campos), como mostra a imagem. 

 ATENÇÃO  O ID do campo corresponde ao nome, não à label. É importante que confira o nome do campo a partir das propriedades dos formulários.

Para ter acesso ao nome do campo, deve clicar no seu nome de utilizador > Agir Config > Documentos > Formulários.

A seguir, escolha o workflow, clique com o botão direito do rato sob o campo personalizado e vá às propriedades do campo.

O primeiro campo, Name, corresponde ao ID do campo. Deve ser este dado que deve incluir após field_ na coluna do template (Excel), quando quiser adicionar um campo personalizado.

Exemplo de campo extra adicionado à coluna.

 Nota  IDdoCampo é apenas um exemplo de ID.

No caso de precisar de inserir documentos em pastas, basta criar colunas na tabela com o nome de folder_NomeDaPasta (terá de fazer este passo para cada pasta). 

Ao importar, para que os documentos sejam inseridos nessas mesmas pastas, após as colunas estarem adicionadas, basta marcar com um x a pasta na qual quer inserir aquele documento, como mostra o exemplo abaixo.

Na coluna code, deve inserir um código, que deve ser único para cada documento. Ficará definido como o código do documento no AGIR. 

 ATENÇÃO  É imperativo que o documento tenha como nome esse mesmo código, isto porque o código é a única propriedade que nunca se repete no AGIR. Ajuda a identificar os documentos, sem que hajam repetições e conflitos.

 DICA  É importante gravar o template (ficheiro Excel) e fechá-lo, antes de prosseguir para os passos descritos abaixo.

Quando a tabela já estiver preenchida com todas as propriedades do documento, já podemos importar para o AGIR. 

Para isso, precisamos de ir ao nosso nome de utilizador > Agir Config > Documentos > Importar documentos.

Selecionamos todos os documentos que queremos importar, inclusive o template (Ficheiro Excel com o nome documents_to_be_imported), clicamos em Open, e os ficheiros serão importados para o AGIR. 

 DICA  Este processo poderá demorar alguns minutos, dependendo da quantidade de documentos que quer importar.

Os seus documentos já se encontram no AGIR :)