Intervenções e manutenções em equipamentos - como funciona?

As intervenções aos equipamentos podem traduzir-se em manutenções preventivas, calibrações, avarias, transferências, etc... Estas intervenções podem ser planeadas, tais como as manutenções e calibrações, ou espontãneas, tais como as avarias.

Caso se tratem de intervenções planeadas, pode definir a periodicidade e o AGIR dará o alerta via e-mail e notificações quando for necessário efetuar a intervenção ao equipamento.

 DICA   Este tutorial explica o funcionamento nativo de um pacote básico de 3 workflows desenhados como template pela nossa equipa, para partilha com os nossos clientes.  Este pacote inclui os workflows de Avarias, Manutenções Preventivas e Calibrações.

Não se esqueça que os pode personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.

Pode fazer download dos nossos templates ao clicar aqui, (categoria Equipamentos) e usar exatatamente como é proposto neste tutorial, ou solicitar uma personalização de forma a ajustar-se perfeitamente às suas necessidades.

Caso pretenda personalizar o template à sua medida, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido.

Para fazer a importação deste template para o seu AGIR, basta ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tab Workflows > Workflows > Importar.

Assumindo que já importou o workflow para o seu AGIR, preste atenção ao nosso tutorial para saber como pode utilizá-lo.

 PERMISSÕES  Para um utilizador registar ou executar uma intervenção a um equipamento, tem de ter permissões para a etapa respetiva. Se é um Administrador do AGIR, siga os passos deste artigo para saber como fornecer permissões aos utilizadores.

Se pretender que o utilizador fique encarregue das calibrações ao equipamento, terá de lhe conceder permissão do respetivo workflow. O mesmo serve para as Manutenções Preventivas e Avarias. 

Para criar uma intervenção, aceda ao Módulo de equipamentos, selecione o equipamento e clique em Novo correspondente à linha do equipamento no qual quer despoletar uma intervenção. 

 DICA  Este artigo refere-se apenas às intervenções simples em equipamentos. São processos executados em apenas um passo, não exigindo uma aprovação da intervenção. Caso precise de intervenções aos seus equipamentos mais complexas (com etapa de aprovação), envie um ticket à nossa equipa.

AVARIAS (simples)

Criamos uma nova avaria quando existe uma irregularidade ou mau funcionamento no nosso equipamento e queremos registá-lo/reportá-lo. Se escolher esta opção, aparecerá um formulário de registo da avaria.

Na ficha à esquerda temos já alguns dados preenchidos, tais como o estado, o tipo de intervenção, a descrição, a data e a hora, o emissor da intervenção, entre outros dados. 

Temos uma descrição, que podemos alterar e a data final da intervenção. Podemos também definir o custo da reparação do equipamento (se essa informação estiver disponível ou se se aplicar) e o tempo de paragem do mesmo. Estes dados serão apresentados em relatório.

No que diz respeito à descrição da avaria (formulário à direita), temos de preencher obrigatoriamente no formulário a descrição da avaria e a data da avaria. 

Após preenchimento da descrição da avaria, guardamos a intervenção e aguardamos dados e informações sobre a reparação. 

Após obtermos estes dados, devemos preenchê-los na segunda parte do formulário, denominada de Reparação. 

Temos de escolher o motivo da avaria, preencher a data efetiva de reparação e decidir se a resolução foi eficaz ou não. Podemos também adicionar comentários e notas e uma justificação ao motivo da avaria. 

Pode inserir um documento/anexo do registo de reparação ou equivalente em formato de PDF, que fica logo previsualizado no formulário (normalmente uma guia de reparação, relatório de avaria ou equivalente). 

 DICA  Se necessitar, pode inserir mais anexos referentes à avaria, clicando no ícone como mostra a imagem abaixo.

RELATÓRIO E NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR

No formulário, podemos encontrar dois ícones à direita.

O ícone de PDF, permite-nos aceder ao relatório da avaria, que contém informações relevantes preenchidas a priori sobre a intervenção. 

O botão de notificação permite-nos notificar o fornecedor relativamente à intervenção. Podemos adicionar destinatários, alterar o assunto e corpo da mensagem e anexar evidências à notificação.

No fim de preenchermos todos os dados que dizem respeito à reparação do equipamento, clicamos no ícone de Submeter e a nossa intervenção dá-se por concluída.

COMO AGENDAR CALIBRAÇÕES/MANUTENÇÕES PREVENTIVAS

As calibrações/manutenções preventivas de equipamentos funcionam de forma diferente das avarias, pois tratam-se de eventos/intervenções que podem ser planeados. 

Para gerar uma destas intervenções do seu equipamento, clique em Novo e, de seguida, Calibração - Simples / Manutenção Preventiva - Simples. 

Quando criamos uma calibração/manutenção, aparece-nos uma pop-up com informações para selecionarmos/preenchermos. 

Escolhemos a data daquela que será a primeira intervenção, e o prazo para a(s) cumprir (no exemplo abaixo, a 1ª intervenção será agendada para o dia 31 de Março, podendo ser realizada até 07 de Abril - 1 semana de folga).

Definimos a periodicidade na qual queremos que sejam feitas as intervenções. Por defeiro, o AGIR sugere a periodicidade prevista na Ficha de Equipamento, podendo ser alterada.

Selecionamos o responsável pelas intervenções e uma descrição (facultativa). Por defeito o AGIR sugere o responsável pelo equipamento previsto na Ficha de Equipamento, podendo ser alterado. 

Decidimos quantas vezes queremos que as calibrações/manutenções sejam executadas. Automaticamente, a data da última intervenção aumenta, consoante as vezes que deseja repetir a execução da intervenção.  Se preferir, pode definir diretamente a data da última intervenção.

A opção Gerar nova intervenção após término da intervenção anterior, funciona de forma diferente. Nesta modalidade o AGIR agenda apenas uma intervenção. Quando terminar esta intervenção, o AGIR agendará uma segunda conforme a periodicidade definida.

No final, selecionamos Adicionar Intervenções. 

Aparecerá a lista de intervenções agendadas e as respetivas datas. Se clicarmos na lupa, abrimos a página da intervenção. Se clicarmos no lápis, podemos editar as datas de início e fim do prazo para a executar. A cruz serve para eliminarmos uma intervenção. 

Clicamos OK, e as intervenções ficam agendadas. O(s) responsável(eis) pelas intervenções receberá(ão) uma tarefa nas notificações do AGIR e por e-mail.

REGISTAR MANUTENÇÃO PREVENTIVA (simples)

Quando chegar o tempo de fazermos a manutenção preventiva planeada ao nosso equipamento, um alerta será dado por e-mail para os responsáveis pelas manutenções preventivas, ou uma nova tarefa aparecerá nas notificações do AGIR. 

Na ficha à esquerda, temos logo preenchidos alguns dados do equipamento, tais como o estado, o tipo de intervenção, a descrição, a data e a hora, entre outros dados.

Temos uma descrição que podemos alterar e a data final da intervenção (que foi o período de tempo definido para a resolução/execução da intervenção).

Podemos também definir o custo final da manutenção do equipamento (se essa informação estiver disponível ou se se aplicar) e o tempo de paragem do mesmo. Estes dados serão apresentados em relatório.

No formulário à direita, começamos pelo planeamento da manutenção. 

Temos logo preenchidos o emissor da manutenção preventiva e a data em que o registo foi feito. Podemos dar alguns detalhes sobre a manutenção. 

O fornecedor do equipamento já vem previamente preenchido, assim como o e-mail do mesmo. 

Ao realizarmos a manutenção, devemos preencher o formulário correspondente à realização da manutenção. Primeiro, definimos o tipo de manutenção. É possível alterar ou adicionar mais opções.

Depois, definimos se a manutenção do equipamento foi eficaz. 

Cancelar o pedido/Não

Se o pedido for cancelado, ou determinármos que a manutenção ao equipamento não foi bem sucedida, o AGIR pede-nos para dar uma justificação.

Caso tudo tenha corrido dentro da conformidade e a manutenção seja considerada eficaz, preenchemos a data efetiva de manutenção e preenchemos facultativamente os comentários e observações.

Podemos ainda anexar o registo de manutenção ou um documento equivalente.  

RELATÓRIO E NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR - MANUTENÇÕES PERVENTIVAS

No formulário, podemos encontrar dois ícones à direita.

O ícone de PDF, permite-nos aceder ao relatório da manutenção, que contém informações relevantes preenchidas a priori sobre a mesma.

O botão de notificação permite-nos notificar o fornecedor relativamente à intervenção. Podemos adicionar destinatários, alterar o assunto e corpo da mensagem e anexar evidências à notificação.

No fim de preenchermos todos os dados que dizem respeito à reparação do equipamento, guardamos e a nossa intervenção dá-se por concluída. 

REGISTAR CALIBRAÇÕES (simples)

Quando chegar a data de fazermos a calibração planeada ao nosso equipamento, um alerta será dado por e-mail para os responsáveis pelas calibrações, ou uma nova tarefa aparecerá nas notificações do AGIR.

Na ficha à esquerda, temos logo preenchidos alguns dados do equipamento, tais como o estado, o tipo de intervenção, a descrição, a data e a hora, entre outros dados.

Temos uma descrição que podemos alterar e a data final da intervenção (que foi o período de tempo definido para a resolução/execução da intervenção).

Podemos também definir o custo final da calibração do equipamento (se essa informação estiver disponível ou se se aplicar) e o tempo de paragem do mesmo. Estes dados serão apresentados em relatório.

No formulário à direita, começamos pelo planeamento da calibração. 

Temos logo preenchidos o emissor da calibração e a data em que o registo foi feito. Podemos dar alguns detalhes sobre a calibração. 

O fornecedor do equipamento já vem previamente preenchido, assim como o e-mail do mesmo, o critério de aceitação, e as notas para a calibração.

Ao realizarmos a calibração, devemos preencher o formulário correspondente à realização da calibração. Primeiro, definimos o tipo de calibração. É possível alterar ou adicionar mais opções.

Depois, definimos se o equipamento passou ou não na calibração. É possível selecionar se o equipamento foi:

• Aprovado
• Aprovado com restrições
• Cancelar o pedido
• Não aprovado

Aprovado com restrições/cancelado/não aprovado

Se o equipamento for aprovado com restrições, se o pedido for cancelado, ou se não for aprovado, o AGIR pede-nos para dar uma justificação.

Caso tudo tenha corrido dentro da conformidade e o equipamento seja aprovado, preenchemos a data efetiva de calibração e preenchemos facultativamente os comentários e observações.

Podemos ainda anexar o certificado de calibração e a aprovação do certificado.

RELATÓRIO E NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR - CALIBRAÇÕES

No formulário, podemos encontrar dois ícones à direita.

O ícone de PDF, permite-nos aceder ao relatório da avaria, que contém informações relevantes preenchidas a priori sobre a intervenção.

O botão de notificação permite-nos notificar o fornecedor relativamente à intervenção. Podemos adicionar destinatários, alterar o assunto e corpo da mensagem e anexar evidências à notificação.

No fim de preenchermos todos os dados que dizem respeito à reparação do equipamento, guardamos e a nossa intervenção dá-se por concluída.

OUTROS RELATÓRIOS E NOTAS

Existe outros relatórios incluídos neste módulo, que nos podem ajudar a analisar os custos, tempos de paragem, lista de equipamentos, fichas de equipamentos e planos de manutenção e calibração.

 DICA  Caso esteja interessado em gerir os seus equipamentos e intervenções no seu AGIR, por favor contacte a nossa equipa através do nosso sistema de tickets.