Para que serve a checklist de documentos de equipamentos?

A checklist é utilizada para adicionar tipos de documentos necessários para a gestão de documentos/informação de equipamentos (por exemplo, a garantia do equipamento, certificado de conformidade, registo de instalação, etc).

Pode criar uma ou várias checklist e associar cada uma delas aos seus equipamentos. Com isso está a criar slots de documentos que deverão ser preenchidos. Pode ainda associar datas de validade a cada uma dos documentos e receber alertas de caducidade.

Criar uma CheckList

1. Clique no seu nome de utilizador e de seguida, vá a Agir Config.

2. Selecione o separador de Equipamentos e RH e escolha a opção Checklists de equipamentos e RH.

3. Aqui, adicionamos uma checklist nova em Adicionar.

4. Defina o nome da checklist, o tipo (neste caso, equipamentos) e Guarde ao clicar no ícone como mostra a imagem.

5. Agora podemos adicionar os documentos que queremos incluir nesta checklist, em Adicionar.

6. Nesta fase, adicionamos os tipos de documentos da nossa checklist, um a um. Defina o nome do ficheiro, o responsável que pode ser o próprio (pessoa que tem o equipamento sobre a sua responsabilidade) ou um outro responsável específico, validade e uma descrição do documento. Guarde as alterações.

7. Aqui, pode ver a checklist criada.

Para aceder à checklist de equipamentos

1. Clique em equipamentos.

2. Selecione o equipamento a que pretende associar a checklist.

3. Clique em Adicionar e Checklist de Documentos.

4. Selecione a checklist previamente criada (1), assinale os documentos que pretende que sejam inseridos e associados ao equipamento, e clique Adicionar Checklist. 

5. Aparecerá uma tarefa nas notificações doresponsável pela inserção dos documentos associados ao equipamento. 

6. Os documentos a serem associados aparecem no perfil do equipamento. Estão a cinzento porque não estão inseridos documentos. 

7. Para adicionar o documento específico de cada alínea da checklist, basta clicar num dos ícones, adicionar uma descrição (facultativo), definir a validade (já estará associada uma data, dependendo da validade que definiu para cada tipo de documento) e clicar no ícone Inserir.

8. O contrato de licenciamento foi adicionado à checklist. Neste caso, o ícone encontra-se a verde, porque o documento encontra-se em vigor. 

9. Caso algum documento esteja fora de validade, o ícone aparecerá a vermelho. 

10. Ao clicar no documento da checklist, tem acesso ao utilizador que o inseriu, à descrição e validade do documento. Tem também acesso ao histórico, pode abrir o documento, pode inserir uma nova versão do documento, ou até eliminar.

11. Ao clicar em Histórico, pode visualizar as versões do documento anteriormente carregadas.

12. Pode fazer alterações à descrição e à data de validade do documento e clicar em Guardar como mostra a imagem. 

 PERMISSÕES  Apenas um Administrador do AGIR ou um Gestor de Equipamentos pode adicionar checklist aos equipamentos, desde que o equipamento esteja associado ao grupo ao qual o Gestor de Equipamentos se encontra.