Quase Acidentes de Trabalho

Created by Patrícia Quinaz, Modified on Tue, 17 Sep at 1:17 PM by Patrícia Quinaz

O Workflow Quase-Acidentes de Trabalho tem como objetivo registar situações que poderiam dar origem a um acidente de trabalho. Este workflow permite-nos de forma simples e sucinta, registar o quase-acidente, indicando parâmetros como a potencial gravidade, as informações sobre o colaborador e descrição dos envolvidos que poderiam ser afetados, análise e investigação de causas, etc...

Este workflow permite o registo direto e sucinto de um quase-acidente, tendo como grande aliada a integração com os dados dos utilizadores, permitindo que alguns metadados sejam preenchidos automaticamente, facilitando e tornando mais eficiente o registo de quase-acidentes.

DICA Este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para patilhar com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou manipulando as regras do processo.

Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.

Se este workflow já se encontra implementado no seu AGIR, preste atenção ao nosso tutorial para saber como pode utilizá-lo.

Criar um novo registo no workflow

Primeiro, vamos criar um registo no workflow. Para isso, vá à homepage do Agir, clique no + azul, escolha o workflow que pretende criar e clique Criar Workflow.

PERMISSÕES Se o workflow não aparecer na lista, então é possível que não tenha permissões para criar registos neste workflow. Caso pretenda obter permissões para criar registos neste workflow, contacte um Administrador do AGIR.

Caso seja Administrador e queira configurar permissões, consulte este artigo: Configurar permissões de workflows [documentos/processos] - Etapas de workflows, administradores e consultor

Este workflow encontra-se dividido em três etapas. Cada etapa tem um separador com os dados relativos a cada uma dela:

1. Registo do Quase Acidente de Trabalho

2. Investigação e Análise do Quase Acidente de Trabalho

3. Seguimento e Fecho do Quase Acidente de Trabalho

ETAPA 1 - REGISTO DO QUASE ACIDENTE DE TRABALHO

Neste etapa existem alguns campos por preencher. Podemos começar por preencher a informação sobre o colaborador.

Selecionamos primeiramente o tipo de trabalhador que esteve sujeito ao quase-acidente. Esta ação, dependendo da sua escolha, vai ter comportamentos distintos. Um deles primeiramente, é alterar a codificação do registo, adaptando-o ao tipo de colaborador que estamos a registar, se se trata de um trabalhador interno, externo/fornecedor, temporário ou Não envolve um colaborador específico.

Trabalhador Interno

Ao selecionar Trabalhador Interno, podemos reparar que a codificação do registo alterou. Esta codificação é sequencial, por ano. Funciona de igual forma para outros tipos de trabalhadores, tendo associado a cada tipo de trabalhador uma codificação.

Podemos reparar também que apareceram novos campos. Vamos então escolher qual foi o colaborador interno que foi sujeito ao quase-acidente.

Ao selecionar o colaborador, podemos ver que algumas informações foram preenchidas automaticamente. Estes dados provêm da ficha do colaborador, à exceção dos campos que não se encontram preenchidos, estes campos terão que ser preenchidos manualmente.

Editar os dados de um trabalhador interno

O que acontece caso algum dado não seja preenchido e esteja em falta? Podem ser preenchidos para que haja uma integração mais completa da informação do colaborador neste e outros workflows que carreguem informação do colaborador.

Para editar a informação da ficha de colaborador, basta clicarmos no lápis.

PERMISSÕES Apenas Administradores e Gestores de Pessoas estão autorizados a editar/aceder à ficha de um colaborador, sendo que se não tiver nenhuma destas permissões, não vai ser possível editar e o botão estará desativado.

Ao clicarmos, aparece-nos num separador à parte a ficha do colaborador que se encontra selecionado no workflow. Podemos corrigir ou completar qualquer informação que esteja em falta, para que a informação que se encontra no registo do quase acidente se encontre o mais correta possível.

No final, basta clicar no botão de guardar.

Podemos fechar a ficha de colaborador. Agora que já fizemos algumas alterações, queremos aplicá-las ao registo do quase acidente. Para isso, basta clicar no botão de atualizar. A informação do trabalhador será atualizada conforme o que consta na sua ficha de colaborador.

Trabalhador Externo - Fornecedor / Trabalhador Temporário

Ao selecionar Trabalhador Externo - Fornecedor ou Trabalhador Temporário, podemos reparar que a codificação do registo alterou, tal como no exemplo do Trabalhador Interno.

A diferença destes dois tipos de trabalhadores para o Trabalhador Interno, é que os dados destes trabalhadores externos/temporários são preenchidos manualmente, visto que dirá respeito a um trabalhador externo/temporário sem dados introduzidos no sistema. Ao contrário do Trabalhador Interno, é pedido também que se especifique o Fornecedor a que o trabalhador pertence.

Além destas três opções, pode também referir que o quase-acidente não envolveu um colaborador específico, não sendo neste caso necessário o preenchimento de dados.

Dados do Quase-Acidente

Após tratarmos dos dados do colaborador, podemos passar à caracterização do quase acidente. Começamos por preencher a data do quase-acidente, a hora, a potencial gravidade e a descrição dos envolvidos, que pede que sejam especificados os colaboradores que poderiam ser afetados por este Quase-Acidente. Este último campo só fica disponível se o quase acidente não envolver um colaborador específico.

Informação sobre o Quase-Acidente

Logo abaixo, são pedidas informações sobre o quase acidente, como a sua descrição completa, o local, se existem testemunhas e a sua identificação, se existem outros registos de acidentes ou quase-acidentes relacionados, e se sim, indicamos a referência dos QAT e AT relacionados, e se pretendemos anexar documentos ou fotos, bastando para isso clicar no botão de anexo tanto no próprio formulário, como no cabeçalho da página.

Após anexo da foto ou documento, podemos fazer uma pré-visualização dos mesmos ao clicar no ícone de anexo ao lado esquerdo do fluxo:

Após o registo e especificações do quase acidente estarem preenchidos, podemos submeter para a próxima etapa (canto superior direito), a etapa de Investigação e Análise de Quase Acidente de Trabalho.

Anexos e links

Para além de preencher os campos do formulário, pode ainda inserir anexos, tais como documentos, fotografias, evidências, ficheiros que ache pretinente anexar ao seu registo. Pode linkar o registo deste processo a outros registos/processos, documentos ou links externos que digam respeito ao questionário em questão.

Pode encontrar todas as instruções para anexar ficheiros em workflows ou criar ligações, siga os passos dos tutoriais abaixo:

ETAPA 2 - ANÁLISE E INVESTIGAÇÃO DO QUASE ACIDENTE DE TRABALHO

Ao submetermos para esta etapa, aparece-nos logo um template de e-mail, que tem como objetivo notificar os intervenientes na etapa de Investigação ou os membros do grupo de SST (Segurança e Saúde no Trabalho), caso este grupo esteja definido. Este e-mail indica várias informações sobre o registo do quase acidente, um link direto para o registo caso o remetente queira aceder ao mesmo e ainda, os ficheiros anexados ao registo.

O envio deste e-mail é facultativo. Pode apenas clicar na cruz e o mesmo não será enviado.

Envolvidos na investigação e análise do quase acidente

Neste campo, mencionamos quem está envolvido na investigação deste quase acidente. Podemos também escrever as nossas observações sobre a investigação ou outro fator relativamente ao tratamento deste quase acidente.

Avaliação dos Riscos

Na Avaliação dos Riscos, é-nos perguntado se a situação está contemplada na MIPAR? E se a situação exige revisão da MIPAR?. Caso exija, é pedido para selecionar o tipo de revisão: Se Específica ou Geral.

Análise de Causas

Na tabela de análise das causas, é pedido para identificar a causa do quase acidente e a origem. Pode ainda descrever livremente a causa e associar ações ou anexos que digam respeito à mesma.

Plano de Ações

No Plano de Ações, temos que responder se achamos necessária a implementação de ações. Podemos escolher sim, e criarmos as ações no próprio registo e na etapa que nos encontramos, e fazer o seguimento das mesmas na etapa seguinte, ou selecionar que não, que as ações já foram implementadas e, nesse caso, o fluxo dá-se por terminado, deixando de ser necessário efetuar a etapa de seguimento do quase acidente.

ATENÇÃO O registo só será fechado se não existirem ações pendentes.

Caso queiramos implementar ações, respondemos sim e submetemos o registo para a próxima etapa, a etapa de Seguimento e Fecho do Quase Acidente de Trabalho.

ETAPA 3 - SEGUIMENTO E FECHO DO QUASE ACIDENTE DE TRABALHO

Nesta etapa, é onde fazemos o seguimento das ações e determinamos a sua eficácia.

Fazemos comentários caso se apliquem e fazemos a avaliação da eficácia:

Eficaz - sem recorrências: submetemos o formulário e o registo do quase acidente de trabalho dá-se por concluído.
Em observação - Novo Seguimento: o AGIR sugere uma nova data de seguimento.
Não eficaz - com recorrências: o AGIR mostra-nos uma notificação que nos diz para assegurar de que foi criado um novo registo de Quase-Acidente, deve ser criado um link entre ambos os quase acidentes para que seja evidenciada a recorrência. O registo ficará na mesma em aberto e será enviado para nova análise.

Logo abaixo da Avaliação da Eficácia, selecionamos o método de avaliação.

Temos também disponível abaixo o estado das ações e um gráfico que mostra a percentagem de ações concluídas.

Ao submetermos esta etapa, caso a avaliação seja eficaz e as ações estejam todas concluídas, o registo do quase acidente é fechado.

Relatórios

Ainda não temos relatórios disponíveis para este workflow. Estamos a trabalhar focadamente para podermos disponibilizar relatórios de qualidade e úteis para todos os workflows.

Se quer fazer o registo dos Acidentes de Trabalho, veja este artigo.

Caso queira consultar artigos de outros workflows disponíveis, clique aqui.

DICA Caso ainda não tenha implementado este workflow no seu AGIR, pode fazê-lo de forma autónoma. Para isso, basta fazer download do nosso template ao clicar aqui, e usar exatamente como proposto neste tutorial. Esta ação apenas pode ser desempenhada por Administradores do AGIR.

Após download do template, deve ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tab Workflows > Workflows > Importar para importar o template para o seu AGIR.