O Módulo de Documentos do AGIR garante nativamente que o utilizador consultor tenha acesso à última versão publicada do documento. Contudo, existem exceções em que pode ser interessante e necessário o utilizador poder consultar documentos removidos, seja para referência histórica, auditorias ou outras finalidades.  

Removido significa um documento descontinuado - retirado de circulação. Atenção que na sua organização, este estado pode assumir outra designação, contudo o significado funcional será o mesmo.

Por defeito, esta propriedade está ativada, e o AGIR, na sua configuração nativa, permite que os consultores de documentos possam, através de pesquisa aceder a documentos removidos. No entanto, agora é possível restringir esse acesso.  

 IMPORTANTE  Caso a sua organização precise desta funcionalidade e a mesma ainda não se encontre disponível, submeta um ticket ao nosso Helpdesk para que possamos atualizar o seu AGIR para a versão mais recente.

Como editar esta definição?

1. Vá às configurações do AGIR. 

2. No separador Documentos, aceda às Definições Avançadas.

3. Ative/inative a propriedade Permitir que utilizadores não administradores abram documentos removidos. Clique em Guardar.

Se esta opção estiver ativa, vai permitir que os utilizadores consultores possam filtrar e aceder a documentos no estado Removido. 

Se a opção estiver inativa, apenas Administradores do AGIR ou Administradores do Workflow poderão filtrar e aceder a documentos no estado Removido.

Considerações ao ativar esta opção

Antes de ativar esta funcionalidade, é fundamental considerar os seguintes aspetos:

Diferenciação entre documentos ativos e removidos

É essencial que os utilizadores compreendam a diferença entre documentos ativos e removidos, evitando o uso de informação desatualizada. O AGIR, por defeito, oculta documentos removidos da lista principal, sendo necessário que o utilizador aplique filtros específicos para os visualizar.

Documentos removidos

Documentos publicados

Política interna

A ativação desta funcionalidade deve estar alinhada com as diretrizes da empresa sobre acesso e gestão documental, garantindo que a consulta de documentos removidos respeita os critérios de segurança e confidencialidade estabelecidos.

Conclusão

A opção de Permitir que utilizadores não administradores abram documentos removidos no AGIR pode ser uma mais-valia para organizações que necessitam de maior transparência e acessibilidade na gestão documental. No entanto, é essencial ponderar os impactos dessa decisão e implementar boas práticas para evitar potenciais riscos.