Modos de alteração das propriedades dos documentos

Created by Helder Lopes, Modified on Thu, 12 May 2022 at 10:36 AM by Patrícia Quinaz

Esta funcionalidade permite definir os utilizadores que podem alterar:

Propriedades de documentos (nome, código, tipo, pastas, modo de abertura, etc...)
Links (criar e eliminar)
Anexos (criar e eliminar)
Notificados (criar e eliminar)

Estão disponíveis 4 opções/modos:

Normal

Apenas utilizadores que estão a executar ou executaram tarefas no documento, podem alterar as suas propriedades (ex: editor, aprovador) mais os administradores (do workflow e do AGIR). Este é um modo predefinido. Recomendamos a utilização deste modo para a maioria dos workflows.

Alargado

Todos os utilizadores inscritos no workflow como possíveis intervenientes, podem alterar as suas propriedades, mais os administradores (do workflow e do AGIR).

Inclui todos os utilizadores do modo normal, acrescidos de outros utilizadores, que não tiveram intervenção no documento, mas que estão inscritos como possíveis executores de tarefas.

Gestor

Apenas administradores (do workflow e do AGIR). O atual executor de uma tarefa pode alterar propriedades do mesmo, mas perde essa possibilidade após a execução da sua tarefa.

Livre

Todos os utilizadores podem alterar as propriedades, desde que tenham no mínimo a permissão de consulta.

Quando insere um documento em AGIR, é assumida a predefinição normal.

Para alterar o modo de altereação de propriedades, execute os seguintes passos:

1. Abra a página principal do documento que deseja editar (ver imagem abaixo).

2. Clique em propriedades, de seguida, Alt. Prop., selecione a opção pretendida e clique em Guardar.

DICA Utilize o modo normal para documentos do Sistema de Gestão da Qualidade. Os modos livre e alargado, podem ser úteis para os workflows operacionais, em que todos os utilizadores com acesso ao documento devem colaborar na alteração das propriedades (exemplo: faturação, gestão comercial, etc...). O modo gestor pode ser útil quando deseja impedir que o editor/aprovador possa alterar as propriedades de um docmento, após a execução da etapa de edição/aprovação.