Sistema de pré-publicação de documentos

O AGIR possui um sistema de pré-publicação de documentos, no qual o utilizador poderá definir uma data de publicação do documento. Antes da data de publicação, o documento estará invisível para o utilizador final ou, caso exista, estará visível na sua revisão anterior. 

Na data definida de publicação, o AGIR publica automaticamente a nova revisão e substitui eventual revisão anterior.

Como ativar a propriedade de Pré-Publicação?

1. Abra a página principal do documento (ver imagem abaixo).

2. Clique em Propriedades e, de seguida, em Utilizar sistema de pré-publicação.

3. Defina a data de publicação: data após o qual o documento estará visível ao utilizador final e Guarde.

 ATENÇÃO  Um documento em edição (com o workflow a decorrer) e com o sistema de pré-publicação ativo, estará visível e acessível antes da data de publicação a editores/aprovadores e administradores. Quando terminar o workflow de aprovação (após a última etapa do workflow), o documento é colocado no estado pré-publicado. Neste estado, o AGIR irá disponibilizar a versão anterior do documento (caso exista). Caso não exista versão anterior, o documento permanece invisível ao utilizador final.

 DICA  O utilizador poderá alternar entre a versão pré-publicado e publicado do documento, consultando dessa forma ambas as versões. No entanto, não é possível alterar as propriedades, comentários, anexos, links, etc..., em versões anteriores à versão pré-publicada. Estas alterações terão que ser efetuadas na versão pré-publicada. A imagem abaixo ilustra como poderá alternar entre ambas as versões.

 ATENÇÃO  Lembre-se que a data de publicação pode ser definida manualmente ou de forma automática (data da última etapa do workflow). Por favor, leia o artigo Data de publicação - o que significa e como a definir, para evitar erros na definição da data de publicação.

Como consultar a lista de documentos pré-publicados?

1. Abra o módulo de Gestão de Documentos -  Os meus documentos.

2. Clique em Filtros e Relatórios.

3. Clique em pré-publicados. O AGIR irá listar todos os documentos pré-publicados a que tem acesso/permissão.

Como ativar o serviço automático de substituição de versões pré-publicadas

A aplicação do sistema de pré-publicação é facultativa, pelo que terá de ativar serviços extra. O serviço de autopublicação é gerido pelo AGIR Server. Sem este serviço ativo, a substituição da nova versão não irá ocorrer. 

Para ativar o serviço, proceda do seguinte modo:

1. Clique no seu nome de utilizador e selecione a opção Agir Config.

2. No separador Automations and API'S, clique em AGIR Server.

3. Crie uma Nova Tarefa do tipo Publicar Documentos. Defina o nome da tarefa, data e hora da 1ª tarefa e frequência. Para esta tarefa, recomendamos que a frequência seja Diária.

Após esta configuração, todo o sistema de pré-publicação estará pronto a ser usado.