Pedido de confirmação de leitura de documentos

Esta funcionalidade permite formalizar a tomada de conhecimento dos documentos por parte dos colaboradores.

É uma propriedade associada ao documento, sendo possível ativar ou desativar por defeito, mediante configuração do workflow.

Se a propriedade estiver ativa, a tomada de conhecimento torna-se obrigatória assim que o documento chegar à sua etapa final do workflow. Esta confirmação aplica-se para cada revisão do documento e para utilizadores com permissão de consulta.

Siga os passos abaixos para aprender como pode ativar esta funcionalidade: 

1. Clique em propriedades do documento.

2. Selecione a opção Requer confirmação, e guarde as alterações.

3. Após a ativação, a tomada de conhecimento torna-se obrigatória assim que o documento chegar à sua etapa final do workflow. Esta confirmação será solicitada ao utilizador, até que o mesmo confirme que consultou o documento.

 DICA  A frase apresentada ao utilizador pode ser ajustada no Agir Config. No final do artigo, serão apresentadas as instruções para este efeito.

4. Para consultar os comprovativos de leitura, clique em Acessos e de seguida em Consultar Leitura.

Os comprovativos de leitura serão apresentados desta forma.

Atente abaixo a legenda da simbologia, para compreender o que cada cor/símbolo significa.

Como criar a frase apresentada ao utilizador

1. Abra o Agir Config.

2. Escolha a tab documentos, e clique em Workflows.

3. Selecione o workflow pretendido. Ative a opção Require Acknowledgement e defina a frase. No final, clique em Save.

 PERMISSÕES  Para consultar a lista de utilizadores que confirmaram a leitura, basta ter a permissão de acesso ao documento. Para ativar o pedido de confirmação de um documento, necessita de permissão de Editor / Aprovador. Para configurar a frase de pedido de confirmação necessita de permissão de Administrador.

 DICA  Sabia que pode limitar a lista de utilizadores sujeitos a confirmação de leitura? Nas configurações do workflow, pode ativar a opção Restrict acknowlege request to notified users only (Apenas Administradores). Ao ativar esta propriedade, apenas os utilizadores com permissão de Notificado serão convidados a fazer a confirmação de leitura. Este sistema permite-lhe que todos os utilizadores com permissão possam visualizar o documento, mas apenas um grupo restrito (notificados) seja sujeito a conformação de leitura.