Bucket de documentos - vantagens e como o usar

Quando se pretende gerir documentos e arquivos de forma simplificada, sem a obrigatoriedade de aplicar todos os formalismos usualmente associados a Sistemas de Gestão e normas ISO, poderá ser útil optar pelo modo simplificado de Bucket.

No modo Bucket, os documentos são arquivados e publicados em conjunto, como anexos pertencentes ao mesmo pacote de documentos e organizados por Categorias.

Por exemplo, deseja publicar todos os estudos de Avaliação de Satisfação de Clientes num único local. O estudo é feito anualmente e para cada ano possui um relatório e vários anexos. Neste caso pode criar um Bucket com a seguinte estrutura:

• Ano 2023
  • Relatório de Avaliação de Satisfação (PDF)
  • Tratamentos de dados (Excel)
  • Apresentação púplica (Powerpoint)
  • Comunicação interna (PDF)
• Ano 2024
  • Relatório de Avaliação de Satisfação (PDF)
  • Tratamentos de dados (Excel)
  • Apresentação púplica (Powerpoint)
  • Comunicação interna (PDF)
• Ano 2025
  • Relatório de Avaliação de Satisfação (PDF)
  • Tratamentos de dados (Excel)
  • Apresentação púplica (Powerpoint)
  • Comunicação interna (PDF)

O ano corresponde a uma Categoria. Cada documento corresponde a um anexo.

Um bucket é caracterizado por um Documento Pincipal e Anexos.  No entanto é dada primazia aos Anexos, sendo mais fácil e intuitivo o carregamento, consulta, substituição e eliminação de anexos.

O Bucket é uma propriedade associada a um Workflow, por isso que todos os documentos desse workflow serão tratados no modo Bucket.

 ATENÇÃO   Ao ativar o Bucket para um workflow, estamos a privilegiar a simplicidade em detrimento de formalismo. Os documentos são tratados como anexos pelo que algumas funcionalidades não estão disponíveis, tais como, edição online via Agir Office, aumento automático de nº de revisão, cópias controladas.  Estas propriedades estarão apenas associadas ao Documento Principal do Bucket. A nossa recomendação é a aplicação do Modo Bucket apenas para workflows de Arquivo de documentos/registos em massa. Os restantes documentos, incluindo os documentos de Sistema de Gestão (procedimentos, instruções, formulárrios) devem ser geridos da forma tradicional.

Como ativar o modo Bucket

1. Selecione o seu Nome de Utilizador e clique em AGIR Config.

2. No separador Documentos, clique em Workflows.

3. Selecione o Workflow que deseja configurar, tal como indicado na imagem abaixo.

4.  Ative a propriedade Ativar a funcionalidade Bucket e de seguida, Grave.

Como usar o modo Bucket

Depois de ativar o modo Bucket, o menu de edição/gestão dos documentos apresentará algumas diferenças em relação aos menu tradicionais do AGIR.  Ver exemplo abaixo:

As principais diferenças são:

1. O menu lateral direito com o desenho do workflow está omitido. Em sua substituição são mostrados os comentários livres. No modo Bucket não há na prática o conceito de workflow. Os documentos são publicados diretamente pelo que o workflow é omitido. Idealmente os workflows em modo de Bucket deverão ter apenas uma etapa, correpondente à publicação do documento.
   
   
2. Em vez de um único PDF referente ao documento principal, é mostrada uma tabela de documentos/anexos organizada por Categorias. As Categorias podem ser selecionadas ou criadas livremente aquando do upload de um novo documento. O Documento Principal (normalmente o documento inicial que originou o Bucket) é mostrado no topo, seguido pelas diversas categorias ordenadas alfabeticamente.
   
   
3. Foi criado um novo botão designado por Adicionar novo ficheiro que lhe permite adicionar mais documentos/anexos.
   
   
   
4. Foi adicionado um comutador que lhe permite abrir o documento principal no modo normal do AGIR.
    

Que operações posso executar sobre os documentos / anexos

1. Visualizar (caso o documento em questão seja um ficheiro Word, PDF ou imagem) ou fazer download do documento;

2. Editar as suas propriedades (nome, data, categoria, ou criar novas categorias);

3. Substituir o documento por uma nova versão (o documento anterior é eliminado e substituido pelo novo documento);

4. Eliminar o documento;

5. Abrir o documento numa nova janela (só se aplica a imagens e ficheiros PDF ou Word).

Estas operações ficam rastreadas em Timeline - Informação detalhada, para efeitos de rastreabilidade.

 PERMISSÕES   Apenas Administradores do AGIR podem ativar a propriedade Bucket de um workflow. Para utilizar os documentos em modo de Bucket e definir os seus metadados, basta ter o nível de permissão de editor/aprovador do documento.