Workflow - Elogios e Agradecimentos

Created by Patrícia Quinaz, Modified on Thu, 13 Jul 2023 at 12:57 PM by Virtual Agent

O Workflow de Elogios e Agradecimentos é útil para ajudar as organizações a registar e a fazer o seguimento de elogios ou agradecimentos, oferecendo diferentes formas de os caracterizar.

DICA este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para partilha com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.

Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.

Assumindo que o workflow já se encontra implementado no seu AGIR, preste atenção ao nosso tutorial para saber como pode utilizá-lo.

Criar um novo registo no workflow

Primeiro, vamos criar um registo no workflow. Para isso, vá à homepage do Agir, clique no + azul, escolha o workflow que pretende criar e clique Criar Workflow.

PERMISSÕES Se o workflow não aparecer na lista, então é possível que não tenha permissões para criar registos neste workflow. Caso pretenda obter permissões para registo deste workflow, contacte um Administrador do AGIR.

Caso seja um Administrador do AGIR e queira configurar permissões, consulte este artigo: Configurar permissões de workflows [documentos/processos] - Etapas de workflows, administradores e consultor.

Este workflow encontra-se dividido em duas etapas. Cada etapa tem um separador com os dados relativos a cada uma dela:

1. Registar elogio/agradecimento

2. Resposta a elogio/agradecimento

ETAPA 1 - REGISTO

Na etapa de Registo do Elogio/Agradecimento, são preenchidos os dados e estrutura de um deles, incluindo:

1. Nome do Cliente/Utente: Nome da pessoa que emitiu o elogio/agradecimento.

2. Morada/Localidade/Código Postal: Dados de morada do emissor.

3. Contacto telefónico/Email: Dados de contacto do emissor.

4. Tipo: Escolhemos se estamos perante um elogio ou um agradecimento.

5. Origem: Especificamos a origem do elogio/agradecimento. As opções indicadas abaixo são passíveis de alteração.

6. Descrição do elogio ou agradecimento: Descrevemos o elogio ou agradecimento.

7. Data elogio/agradecimento: Definimos a data em que o elogio/agradecimento foram efetuados.

8. Entidade/Área ou site: Entidade à qual se aplica o elogio/agradecimento e a respetiva área. Este primeiro campo é preenchido automaticamente. Terá de selecionar a área pertencente à entidade.

9. Quem foi elogiado?: Determinamos quem foi alvo do elogio ou agradecimento. Podemos dizer que foi direcionado a toda a empresa, a um profissional específico, a uma área/departamento específico ou outro.

Caso escolha outro, aparece um campo para especificações.

Se escolher Um profissional, é pedido que identifique qual. O mesmo aparece na lista de pessoas que serão notificadas após o registo.
Se escolher Área específica, terá de selecionar uma área. Dois nomes aparecerão na lista de notificados, que correspondem aos colaboradores identificados como Diretor e Gestor da área selecionada. Este tipo de informação pode ser carregada através do workflow Área Config. É um workflow muito útil que possibilita o carregamento de metadados automaticamente em certos workflows, como o workflow das Não Conformidades ou Reclamações e Sugestões.

10. Observações: Caixa de texto para escrever livremente as suas observações.

11. O Cliente autoriza a publicação do elogio/agradecimento? Pode responder sim ou não.

12. O cliente emitiu algum documento ou e-mail com elogio/agradecimento? Pode selecionar sim ou não. Caso selecione sim, aparecerá uma área onde pode introduzir o anexo.

13. Os seguintes colaboradores serão notificados após o registo: Só aparecerão nomes se o elogio/agradecimento disser respeito a um profissional ou a uma área.

Após todos os campos preenchidos e o documento original descritivo do elogio/agradecimento anexado (caso se aplique), podemos submeter para a próxima etapa (canto superior direito), a etapa de Resposta a elogio/agradecimento.

Anexos e links

Para além de preencher os campos do formulário, pode ainda inserir anexos, tais como documentos, fotografias, evidências, ficheiros que ache pretinente anexar ao seu registo. Pode linkar o registo deste processo a outros registos/processos, documentos ou links externos que digam respeito ao questionário em questão.

Pode encontrar todas as instruções para anexar ficheiros em workflows ou criar ligações, siga os passos dos tutoriais abaixo:

ETAPA 2 - RESPOSTA A ELOGIO/AGRADECIMENTO

Ao submetermos para a etapa de Resposta, aparece-nos uma notificação de e-mail que podemos enviar ou não para os colaboradores indicados na fase de registo como notificados (ponto 13).

Na etapa de Resposta ao Elogio/Agradecimento, surgem para preenchimento os seguintes campos:

Foi enviada reposta? Respondemos sim ou não, caso respondamos que sim, surge uma combo à frente denominada Respondido via, com as opções nativas do sistema passíveis de personalização para que melhor se adaptem à sua empresa.

A opção Carta ou outro meio escrito disponibiliza-nos um campo onde podemos anexar a resposta enviada, para que fiquem declaradas as devidas evidências.

A opção Email do AGIR corresponde ao envelope que podemos ver na imagem abaixo. Ao clicar neste envelope, surge uma notificação já elaborada automaticamente de resposta ao emissor do elogio/agradecimento. Esta forma de comunicação é bastante útil e eficiente, pois permite-nos enviar uma resposta em apenas dois cliques.

Esta mensagem de resposta pode ser pré-definida e personalizada no momento do seu envio. Se deseja personalizar o template desta mensagem, não hesite e entre em contacto connosco.

A opção de Telefone e Via pessoal não desencadeiam ações no fluxo, contudo, se tivermos alguma evidência que queiramos anexar ao processamento do elogio/agradecimento em questão, podemos fazê-lo na secção de Anexos do workflow.

No campo Notificação interna foi efetuada? podemos responder sim ou não. Se sim, surge uma caixa de texto à frente que nos pede para indicar como e quem foi notificado. Abaixo destes campos existe um campo de texto livre onde pode escrever as suas notas.

Após preenchimento do formulário, submetemos o workflow e damos o tratamento do elogio/agradecimento como fechado.

Relatórios

Ao clicar no símbolo de PDF que se encontra na aba Elogio/Agradecimento, conseguimos ter acesso ao relatório respeitante ao registo que estamos a consultar.

Podemos também consultar as estatísticas globais do workflow, bastando para isso abrir o relatório Elogios - Estatísticas Globais no Módulo de Relatórios.

Nota: Caso estes dados não apareçam na sua totalidade em qualquer um dos relatórios, guarde as alterações ao registo, atualize a página e só depois aceda novamente ao relatório.

PERMISSÕES Para aceder ao Módulo de Relatórios são necessárias permissões. Caso não tenha permissões, fale com um Administrador do AGIR. Caso seja um Administrador e queira atribuir permissões, consulte este artigo: Permissões para relatórios

Caso queira consultar artigos de outros workflows template disponíveis, clique aqui.

DICA Pode fazer a implementação autónoma deste workflow no seu AGIR. Para isso, basta fazer download do nosso template ao clicar aqui, e usar exatamente como proposto neste tutorial.

Após download do template, deve ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tab Workflows > Workflows > Importar para importar o template para o seu AGIR.