Workflow - Auditorias

Created by Patrícia Quinaz, Modified on Thu, 13 Jul 2023 at 11:37 AM by Virtual Agent

O workflow Auditorias tem como objetivo o registo e gestão de auditorias realizadas na sua organização, sejam auditorias internas, externas, de clientes ou a fornecedores). Este workflow está relacionado com o workflow Programa de Auditorias e o workflow Constatações ou Não Conformidades.

Este workflow pode ser usado isoladamente ou interligado com o Programa de Auditorias.

DICA Por favor consulte o tutorial Workflows - Programa de Auditoria. Este tutorial dar-lhe-á uma visão mais abrangente de todos os workflows de Gestão de Auditorias

Este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para partilha com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.

Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.

Assumindo que já importou o workflow para o seu AGIR, preste atenção ao nosso tutorial para saber como pode utilizá-lo.

1. Criar uma nova Auditoria através do Programa de Auditorias

Sugerimos que este seja o método para criação de Auditorias. Para criar uma Auditoria integrada no Programa de Auditoria. Siga as instruções deste tutorial: Workflows - Programa de Auditoria. Após esta etapa siga para o ponto 3.

2. Criar uma nova Auditoria sem ligação ao Programa de Auditorias

Para criar um novo registo no workflow, clique em Novo Workflow e selecione Auditorias. O AGIR vai sugerir automaticamente um título para o seu registo (pode aceitar o título ou alterá-lo), clique em Criar Workflow.

3. Como funciona o workflow de Auditorias

O workflow descrito neste template encontra-se dividido em 2 etapas. Cada etapa tem um separador com os dados relativos a cada uma delas.

Registo da Auditoria
Follow-up de Auditoria

ETAPA 1 - REGISTO

Na etapa de Registo são preenchidos os dados da auditoria: datas, duração, tipo de auditoria, endidade auditora, referencial, âmbito, entre outras informações. Alguns destes campos são automáticos e estão pré-preenchidos. Caso a auditoria seja criada através do Programa de Auditoria, este campos são automáticos, podendo contudo, ser editados.

Existem alguns campos específicos que passamos a descrever abaixo:

Modo de documentação: Define como deverá gerir a documentação da auditoria, incluindo o plano de auditoria e relatório de auditoria

1. Modo manual - O AGIR permite anexar documentos fornecidos pelo auditor (plano de auditoria, checklist de auditoria, relatório da auditoria e folha de presenças).

DICA O modo manual aplica-se com mais frequência às auditorias externas ou auditorias internas realizadas por auditores externos.

2. Modo Misto - O AGIR fornece todas as opções do modo manual e plano e relatório automáticos.

3. Plano e relatório automáticos - Abre um novo separador com a opção de registar o plano de auditoria diretamente no AGIR e fornece ainda mais dois separadores para registo das constatações e conclusões (caso o estado seja Realizada).

Nesta opção, o AGIR cria um relatório automático de auditoria e plano de auditoria.

Estado: O estado incial da auditoria será Planeada. Após realizar a auditoria, altere para Realizada. Ao fazer isso irão surgir novas páginas: Constatações, Plano de Auditoria e Conclusões (estas duas últimas estarão visíveis apenas se o Modo de documentação é igual a Plano e relatório automáticos ou Misto).

Depois de preencher todos os campos do separador Registo e, caso opte pelos modos Plano e relatório automáticos ou Misto, pode efetuar o Plano da Auditoria.

Plano de Auditoria

Esta tabela permite definir a data, hora, local, descrição das atividades e intervenientes. Corresponde à sua agenda de auditoria.

O AGIR gera automaticamente um relatório - Plano da Auditoria - que pode consultar no separador Registo de auditoria, como mostra na figura a cima.

Constatações

Após declarar a auditoria como realizada (Estado = Realizada) pode registar em tabela as constatações provenientes da auditoria. Podemos caraterizá-las de acordo com o referencial, requisito, nível de risco e gravidade.

Podemos também anexar evidências correspondentes a cada constatação em Anexos e criar registo da constatação no workflow das Não conformidades em Criar NC.

Ao fazer isso, a constatação é apenas criada uma vez. Os dados são enviados automaticamente para o workflow das Não Conformidades e a constatação tratada de forma autónoma neste workflow.

Conclusões

O separador das conclusões fica disponível apenas se o modo de documentação for automático ou misto. Neste separador, são redigidas todas as conclusões inerentes à auditoria e a lista de auditados, que são incluídas no Relatório de Auditoria automático.

ATENÇÃO Não pode enviar uma auditoria para follow-up sem estar realizada (Estado: Realizado).

Após preencher todos os campo obrigatórios, clique em Submeter (imagem abaixo).

Ao submeter, o processo será enviado para a fase 2 (Follow-up da Auditoria). Selecione o próximo interveniente, o qual será filtrado conforme as permissões desta etapa.

Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente, com a indicação de seguimento da Auditorias.

ETAPA 2 - FOLLOW-UP DA AUDITORIA

Esta etapa tem por objetivo recolher evidências que a auditoria pode ser fechada. Normalmente, envolve consultar todas as constatações e verificar o correto tratamento de cada uma delas.

Para isso, consulte a lista de constatações (separador Constatações), o estado em que cada uma está, e se necessário clique em cada uma das constatações antes de efetuar o fecho da auditoria.

O seguimento é muito simples e consiste apenas no preenchimento dos campos Sumário e notas de fecho e Avaliação de eficácia.

Nesta etapa, tem 2 opções de avaliação de eficácia:

Auditoria fechada: A auditoria é considerada fechada.
Ações Pendentes - Auditoria Não Fechada: com esta opção a auditoria permanecerá em Seguimento. Será necessário agendar novo seguimento. O seguimento será enviado por defeito para o mesmo utilizador que fez o seguimento inicial.

Após preencher todos os campo obrigatórios, clique em Submeter (imagem abaixo). A auditoria será fechada ou mantida em Seguimento, conforme a decisão tomada no campo Avaliação de eficácia.

RELATÓRIOS

Ao longo de todas as etapas deste workflow, é possível consultar em formato de PDF, um relatório automático da Auditoria bem como um Plano de Auditoria, tal como ilustram as figuras abaixo.

Nota: Caso estes dados não apareçam na sua totalidade em qualquer um dos relatórios, guarde as alterações do registo, atualize a página e só depois aceda novamente ao relatório.

PERMISSÕES Para aceder ao Módulo de Relatórios são necessárias permissões. Caso não tenha permissões, fale com um Administrador do AGIR. Caso seja um Administrador e queira atribuir permissões, consulte este artigo: Permissões para relatórios

Caso queira consultar artigos de outros workflows template disponíveis, clique aqui.

DICA Pode fazer a implementação autónoma deste workflow no seu AGIR. Para isso, basta fazer download do nosso template ao clicar aqui, e usar exatamente como proposto neste tutorial.

Após download do template, deve ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tab Workflows > Workflows > Importar para importar o template para o seu AGIR.

OUTROS TUTORIAIS RELEVANTES

Para além das regras específicas descritas acima, o AGIR inclui um conjunto de funcionalidades nativas que o ajudarão a enriquecer os seus processos e automatizar atividades.

Selecionamos um conjunto de tutoriais mais relevantes para este workflow. Por favor consulte estes tutorais e se tiver dúvidas entre em contacto com a nossa equipa.

Para mais informações assista a este video!!