Workflow - Planos de Ações

Created by Patrícia Quinaz, Modified on Thu, 13 Jul 2023 at 11:44 AM by Virtual Agent

O Workflow Planos de Ações tem como objetivo registar planos de ações de qualquer natureza. Trata-se de um workflow muito útil para planear, acompanhar e avaliar um conjunto de ações a implementar na sua organização.

Por exemplo, efetuou um estudo de avaliação de satisfação no qual foram identificadas n ações de melhoria, ou fez uma revisão pela gestão que incorpora n ações a desenvolver ao longo do ano.

Pode também usar este worfklow para gerir projetos, gestão de mudança e outras iniciativas que implicam a gestão de ações.

DICA Este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para partilha com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.

Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.

Assumindo que já importou o workflow para o seu AGIR, preste atenção ao nosso tutorial para saber como pode utilizá-lo.

Aceder ao Workflow Planos de Ações

Clique no módulo Workflows.

Escolha o Workflow Plano de Ações

Terá acesso à lista de Planos de Ações já criados, onde é possível filtrar a pesquisa por nome do plano, origem e gestor do plano.

DICA Ao passar com o cursor pelo número de ações, é possível ver em que estado está cada uma das ações.

Para criar um novo registo no workflow, clique em Novo Workflow. O AGIR vai sugerir automaticamente um título para o seu registo (pode aceitar o título ou alterá-lo), clique em Criar Workflow.

O workflow descrito neste template encontra-se dividido em quatro etapas. Cada etapa tem um separador com os dados relativos a cada uma delas.

Registo do Plano
Planeamento
Aprovação do plano
Fecho e Validação

ETAPA 1 - REGISTO

Na etapa de Registo, são preenchidos os dados do plano, incluindo o gestor do plano, objetivo, origem, site/área, recursos envolvidos, etc...

Para além de preencher os campos do formulário, pode ainda inserir documentos, fotografias, documentos fiscais, evidências, entre outros ficheiros como anexos.

Pode inserir documentos de qualquer natureza. Os documentos de formato PDF e imagem possuem uma pré-visualização embutida.

Para inserir anexos proceda como indica nas figuras abaixo:

Após preencher todos os campo obrigatórios, clique em Submeter (imagem abaixo).

Ao submeter, o processo será enviado para a Fase 2 - Planeamento. Será sugerido como próximo interveniente o gestor do plano, identificado na fase de Registo.

DICA Em qualquer fase do workflow, incluindo a de registo, pode inserir anexos ou links ao seu plano de ações, enriquecendo o seu conteúdo e, dessa forma, mantendo organizada e disponível toda a informação relevante para consulta.

Consulte o nosso artigo de Introdução ao Módulo Workflows para saber todas as funcionalidades que tem ao seu dispor durante a criação de registos/workflows.

ETAPA 2 - PLANEAMENTO

Tal como referido acima, o próximo interveniente da etapa de Planeamento é por defeito entregue ao gestor do plano, tendo sempre a opção de alterar esta predefinição. Pode fazê-lo ao clicar em Mais opções, e após escolher o(s) próximo(s) interveniente(s), clique OK.

O objetivo da etapa de Planeamento consiste na criação das ações individuais que farão parte do seu plano de ações. Será, portanto, a etapa principal deste workflow.

As ações são criadas e distribuídas aos seus respetivos reponsáveis e enviadas por e-mail como tarefa.

Para criar as ações, clique num dos ícones indicados abaixo e crie as suas ações.

Aparecerá a lista das suas ações, que neste momento está vazia. Para criar uma nova ação, clique em Nova Ação.

Planeie a nova ação, definindo o seu tipo, os responsáveis, a data de início e o seu prazo. Pode facultativamente preencher o custo, recursos, notas e adicionar anexos. No final, basta clicar em Save.

Ainda no separador de Planeamento, pode adicionar notas e observações e consultar os intervenientes, nº total de ações e data de início e fim do plano de ações.

Após preeencher todos os campo obrigatórios, clique em Submeter.

Ao submeter, o processo será enviado para a Fase 3 - Aprovação. Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente.

ATENÇÃO Para avançar para a etapa 3 - Aprovação, deve ter criada pelo menos uma ação.

ETAPA 3 - APROVAÇÃO

Esta etapa tem por objetivo recolher uma aprovação do plano de ações. A aprovação é muito simples e consiste apenas no preenchimento do campo Aprovado.

Nesta etapa, o aprovador tem 3 opções:

Aprovado: seguindo para a etapa de Fecho e Validação.
Não - Enviar para Correção: Com esta opção o plano é reenviado para a fase de registo. A tarefa é devolvida a quem registou o plano.
Não - Enviar para Cancelado: Com esta opção o workflow será cancelado. Todo o processo é terminado.

As duas últimas opções obrigam sempre a uma justificação escrita no campo Motivo da rejeição.

DICA Depois de aprovado, pode enviar um e-mail predefinido para os envolvidos no plano de ações.

Após preencher todos os campo obrigatórios, clique em Submeter. Ao submeter, o processo será enviado para a Fase 4 - Fecho e Validação.

Por defeito, a etapa de Fecho e Validação será atribuida a quem efetuou a Etapa 2 - Planeamento. Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente.

A data do fecho e validação será sugerida pelo AGIR como o máximo das datas limite das ações que constam no plano. A ideia será, efetuar o fecho quando as datas estiverem todas encerradas.

ETAPA 4 - FECHO E VALIDAÇÃO

O objetivo desta etapa consiste em acompanhar a implementação das ações, verificar o seu encerramento e eficácia. O responsável por esta etapa terá acesso a todo o plano e pode tomar uma de 3 decisões relativas à eficácia:

Sim - Eficaz: em que o plano de ações é declarado como eficaz e fechado.
Não eficaz - enviar para replaneamento: neste caso considera-se que o plano necessita de ser enviado novamente para Planeamento
Não - Fechar Plano: Ao selecionar esta opção, assume-se que o plano não foi eficaz, pelo que será fechado.

ATENÇÃO Nesta fase há um controlo automático do estado das ações. Não vai ser possível fechar o workflow com ações pendentes.

RELATÓRIOS

Ao longo de todas as etapas deste Workflow, é possível consultar no ícone de PDF (imagem acima) o Relatório do Plano de Ações, que pode imprimir ou descarregar em formato PDF, XLS, XLSX, entre outros formatos, com todos os dados do plano de ações e das ações que foram criadas, como mostra na figura abaixo.

Está disponível ainda, no ícone Relatório - Gantt (ao lado do ícone de PDF) uma versão em Gantt do plano no qual que é possível visualizar o cronograma do plano de ações criado, como mostra na figura seguinte.

Pode ainda consultar no Módulo de Relatórios, o relatório de Estatísticas Globais do workflow.

Nota: Caso estes dados não apareçam na sua totalidade em qualquer um dos relatórios, guarde as alterações do registo, atualize a página e só depois aceda novamente ao relatório.

PERMISSÕES Para aceder ao Módulo de Relatórios são necessárias permissões. Caso não tenha permissões, fale com um Administrador do AGIR. Caso seja um Administrador e queira atribuir permissões, consulte este artigo: Permissões para relatórios

Caso queira consultar artigos de outros workflows template disponíveis, clique aqui.

DICA Pode fazer a implementação autónoma deste workflow no seu AGIR. Para isso, basta fazer download do nosso template ao clicar aqui, e usar exatamente como proposto neste tutorial.

Após download do template, deve ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tab Workflows > Workflows > Importar para importar o template para o seu AGIR.

OUTROS TUTORIAIS RELEVANTES

Para além das regras específicas descritas acima, o AGIR inclui um conjunto de funcionalidades nativas que o ajudarão a enriquecer os seus processos e automatizar atividades.

Selecionamos um conjunto de tutoriais mais relevantes para este Workflow. Por favor consulte estes tutorais e se tiver dúvidas entre em contacto com a nossa equipa.

Para mais informações, assista ao vídeo :)