Workflow - Gestão de Não Conformidades

Created by Helder Lopes, Modified on Thu, 13 Jul 2023 at 11:41 AM by Virtual Agent

O Workflow Gestão de Não Conformidades tem como objetivo registar, analisar e acompanhar as não conformidades e ações corretivas da sua organização.

Não é fácil sugerir um workflow universal para a gestão das não conformidades. Na realidade, cada organização/empresa possui especificidades e características que tornam este workflow muito diverso.

Gestão de Não Conformidades, Ocorrências, Constatações etc..., são sinónimos para o mesmo processo de gestão de erros, definição e monitorização de correções e ações corretivas.

Mas não se preocupe! Com o AGIR poderá definir a sua própria nomenclatura e a melhor forma de gerir este processo. O exemplo ilustrado abaixo é apenas isso - um exemplo.

Inclui as etapas de identificação de não conformidades, análise de causas, definição e aprovação de ações corretivas, avaliação de eficácia e encerramento.

DICA Este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para partilha com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.

Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.

Assumindo que já importou o workflow para o seu AGIR, preste atenção ao nosso tutorial para saber como pode utilizá-lo.

Criar uma nova Não Conformidade

Para criar um novo registo no Workflow, clique em Novo Workflow e selecione Não Conformidades. O AGIR vai sugerir automaticamente um título para o seu registo (pode aceitar o título ou alterá-lo), clique em Criar Workflow.

O workflow descrito neste template encontra-se dividido em quatro etapas. Cada etapa tem um separador com os dados relativos a cada uma delas.

Registo da Não Conformidade
Análise de Causas e Plano de Ações
Aprovação do plano
Seguimento e fecho

ETAPA 1 - REGISTO

Na etapa de Registo são preenchidos os dados da não conformidade, incluindo a data de ocorrência, descrição da não conformidade, origem, ações já implementadas, entre outras informações.

Nesta fase estamos a relatar o desvio/ocorrência. Existem alguns campos relevantes que passamos a descrever abaixo:

Tipo de NC: Neste workflow podemos registar 3 tipos de NC's : Não Conformidade, Observação ou Oportunidade de Melhoria. O comportamento depende do tipo selecionado. Por exemplo, uma oportunidade de melhoria não obriga a uma análise de causas.

Origem: Caso selecione Auditoria, e caso o seu AGIR esteja preparado para registo de auditorias, surgirão os dados relativos à auditoria da qual a não conformidade é originária. Idealmente existe uma integração entre os workflows de Gestão de Auditorias e Gestão de Não Conformidades. Com esta integração, as não conformidades são registadas apenas uma vez, no workflow de Auditorias e integradas nas Não Conformidades.

Reincidência: Pode ter o interesse de registar links a outras NC's em caso de reincidência. Ao selecionar Sim, ser-lhe-à pedida a inserção de links (reincidência).

Responsável pela análise: Neste campo, serão listadas as pessoas que poderão efetuar a etapa seguinte: Análise de Causas e Plano de Ação.

Lista de notificados: Conforme o tipo de site/área, serão selecionados colaboradores para notificação automática. Estes colaboradores irão receber um e-mail de notificação após submeter a não conformidade e terão permissão de acesso ao registo.

Para além de preencher os campos do formulário pode ainda inserir documentos, fotografias, guias de remessa, evidências, etc..., como anexo da sua não conformidade.

Pode inserir documentos de qualquer natureza. É possível pré-visualizar no workflow os documentos inseridos em formato PDF e imagem.

Para inserir anexos na não conformidade, proceda como indicam as figuras abaixo:

Após preencher todos os campo obrigatórios, clique em Submeter (imagem abaixo).

Ao submeter, o processo será enviado para a Fase 2 - Análise de Causas e Plano de Ações. Será sugerido como próximo interveniente o responsável pela análise identificado na fase de Registo.

Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente. Um segundo e-mail será enviado para a lista de Notificados, também identificados na fase de Registo.

DICA Para saber mais sobre os Notificados de um registo/workflow, consulte este artigo: Notificação de Workflows - para que serve e como funciona?

Tal como referido acima, o próximo interveniente da etapa de Análise de Causas e Plano de Ações é por defeito entregue ao responsável pela análise, tendo sempre a opção de alterar esta predefinição.

Pode fazê-lo ao clicar em Mais opções, e após escolher o(s) próximo(s) interveniente(s), clique OK.

ETAPA 2 - ANÁLISE DE CAUSAS E PLANO DE AÇÕES

O objetivo desta etapa consiste na investigação da não conformidade, análise das causas e definição das ações, incluindo correções e ações corretivas. Será, portanto, a etapa crítica deste workflow.

Pode enriquecer a sua análise incluindo a definição de custos. Caso se trate de uma oportunidade de melhoria, é nesta fase que se define o fundamento da mesma.

Existem algumas regras relevantes nesta fase que sumariamos de seguida:

Caso se trate de uma não conformidade, é sempre obrigatória a definição de pelo menos uma Causa e uma Ação Corretiva.
Caso se trate de uma oportunidade de melhoria, é sempre obrigatória a definição de pelo menos uma Ação de Melhoria.
Caso se trate de uma observação, é sempre obrigatória a definição de pelo menos uma Ação (de qualquer natureza).
Em caso de oportunidade de melhoria e observação, pode-se decidir pelo não fundamento da mesma. Nesse caso é necessária uma justificação.

A atividade crítica desta etapa consiste na definição das Ações.
As ações são criadas e distribuídas aos seus respetivos reponsáveis e enviadas por e-mail como tarefa.

Para criar as ações, clique num dos ícones indicados abaixo e crie as suas ações. Pode criar as ações clicando em qualquer um dos links abaixo, no entanto se clicar no link indicado com o nº 3, as ações ficam ligadas à sua causa. As restantes ficam ligadas à não conformidade como um todo.

Aparecerá a lista das suas ações, que neste momento estará provavelmente vazia. Para criar uma nova ação, clique em Nova Ação.

Planeie a nova ação, definindo o seu tipo, os responsáveis, a data de início e o seu prazo. Pode facultativamente preencher o custo, recursos e notas e, no final, basta clicar em Save.

Para cada ação, pode efetuar o devido acompanhamento, registar custos, estado da ação, inserir comentários ou evidências/documentos relevantes.

Após preencher todos os campo obrigatórios do workflow, clique em Submeter.

Ao submeter, o processo será enviado para a fase 3 (Aprovação). Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente.

ETAPA 3 - APROVAÇÃO

Esta etapa tem por objetivo recolher uma aprovação do tratamento da não conformidade e plano de ações. A aprovação é muito simples e consiste apenas no preenchimento do campo Tratamento e plano aprovado.

Nesta etapa, o aprovador tem 2 opções:

Sim: seguindo para a etapa de Seguimento e Fecho.
Não: com esta opção a não conformidade é reenviada para a fase de análise. A tarefa é devolvida a quem efetuou a análise. Neste caso, é sempre obrigatória uma justificação escrita no campo Justificação para a reprovação.

Após preencher todos os campo obrigatórios, clique em Submeter. Ao submeter, o processo será enviado para a Fase 4 - Seguimento e Fecho.

Por defeito, a etapa de Seguimento e Fecho será atribuída a quem efetuou a Etapa 2 - Análise de Causas e Plano de Ações.

Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente.

A data do seguimento será sugerida pelo AGIR como o máximo das datas limite das ações que constam no plano. A ideia será, efetuar a avaliação de eficácia e fecho quando as ações estiverem todas encerradas.

ETAPA 4 - SEGUIMENTO E FECHO

O objetivo desta etapa consiste em acompanhar a implementação das ações, verificar o seu encerramento e avaliação da eficácia do plano de ações.

O responsável por esta etapa terá acesso a toda a informação da não conformidade e plano de ações, podendo tomar uma de 3 decisões relativas à eficácia:

Eficaz: em que o plano de ações é declarado como eficaz e Fechado.
Não eficaz - necessária nova análise: neste caso considera-se que o plano necessita de ser enviado para nova análise: definição de novas causas ou novas ações.
Em observação - novo seguimento: Ao selecionar esta opção, assume-se que ainda não estamos em condição de fazer uma avaliação final. O AGIR irá registar o seguimento e agendará novo seguimento numa data a definir pelo utilizador.

Para além da avaliação da eficácia, nesta etapa é ainda registado o processo afetado pela não conformidade, o requisito normativo, modo de avaliação da eficácia, notas de seguimento bem como a necessidade de rever alguma documentação ou matriz de riscos.

ATENÇÃO Nesta fase, existe um controlo automático do estado das ações. Não vai ser possível fechar o workflow com ações pendentes.

Relatórios

Ao longo de todas as etapas deste workflow, é possível consultar no ícone de PDF (imagem acima) o Relatório de Não Conformidade, que pode imprimir ou descarregar em formato PDF, XLS, XLSX, entre outros formatos, com todos os dados da não conformidade e das ações que foram criadas, como mostra na figura abaixo.

Nota: Caso estes dados não apareçam na sua totalidade em qualquer um dos relatórios, guarde as alterações do registo, atualize a página e só depois aceda novamente ao relatório.

PERMISSÕES Para aceder ao Módulo de Relatórios são necessárias permissões. Caso não tenha permissões, fale com um Administrador do AGIR. Caso seja um Administrador e queira atribuir permissões, consulte este artigo: Permissões para relatórios

Caso queira consultar artigos de outros workflows template disponíveis, clique aqui.

DICA Pode fazer a implementação autónoma deste workflow no seu AGIR. Para isso, basta fazer download do nosso template ao clicar aqui, e usar exatamente como proposto neste tutorial.

Após download do template, deve ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tab Workflows > Workflows > Importar para importar o template para o seu AGIR.

OUTROS TUTORIAIS RELEVANTES

Para além das regras específicas descritas acima, o AGIR inclui um conjunto de funcionalidades nativas que o ajudarão a enriquecer os seus processos e automatizar atividades.

Selecionamos um conjunto de tutoriais mais relevantes para este workflow. Por favor consulte estes tutorais e se tiver dúvidas entre em contacto com a nossa equipa.