Workflow - Programa de Auditorias

O AGIR possui um conjunto de workflows para sistematizar todo o processo de Gestão de Auditorias, desde o planeamento das Auditorias até ao fecho das Constatações. Para o efeito existem 3 workflows base:

1. Programa de Auditorias
2. Auditorias
3. Não conformidades (também designado por Constatações)

O esquema abaixo descreve como estes 3 workflows se relacionam:

O processo inicia-se com a elaboração de um programa de auditorias, que consiste num calendário de auditorias a realizar num dado horizonte temporal (usualmente um ano). 

Depois de elaborado e aprovado o programa, são geradas as auditorias. Um programa de auditorias normalmente inclui várias auditorias. Ao gerar as auditorias, os dados da mesma são automaticamente preenchidos conforme as definições do programa de auditorias.

As auditorias são registadas (data, âmbito, objetivo, auditor, referencial, etc...), bem como as constatações das mesmas (também conhecidas como não conformidades, oportunidades de melhoria, observações, etc...). 

Cada constatação gera um registo autónomo no workflow das Não Conformidades. Os dados da não conformidade são automaticamente preenchidos conforme definido na auditoria (descrição, gravidade, requisito não conforme, etc...).

Todos estes registos ficam interligados através de links e dashboards que lhe permitem saber, em qualquer altura, o estado de cada auditoria ou constatação.

Neste artigo, vamos explicar o funcionamento do workflow Programa de Auditorias. Pode consultar os artigos sobre o funcionamento do workflow Auditorias e o workflow das Não Conformidades clicando nos links respetivos. 

Programa de Auditorias

O Workflow Programa de Auditorias tem como objetivo planear e aprovar o calendário de auditorias a realizar na sua organização, sejam auditorias internas, externas, de clientes ou fornecedores.

 DICA   Este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para partilha com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.

Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.

Assumindo que já importou o workflow para o seu AGIR, preste atenção ao nosso tutorial para saber como pode utilizá-lo.

Criar um novo Programa de Auditorias

Para criar um novo registo no workflow, clique em Novo Workflow e selecione Programa de Auditorias.  O AGIR vai sugerir automaticamente um título para o seu registo (pode aceitar o título ou alterá-lo), clique em Criar Workflow.

O workflow descrito neste template encontra-se dividido em duas etapas. Cada etapa tem um separador com os dados relativos a cada uma delas.

1. Registar Programa de Auditorias
2. Aprovar Programa de Auditorias

ETAPA 1 -  REGISTAR PROGRAMA DE AUDITORIAS

Na etapa de Registo são preenchidos os dados do programa, incluindo o tipo de programa, ano de referência, gestor do plano, data de início e data de fim.

O calendário é definido com base numa tabela: cada linha diz respeito a uma auditoria.

Para cada auditoria deve registar:

• Âmbito
• Local, área ou processo a auditar
• Referencial
• Tipo de Auditoria (interna, externa, fornecedor, conformidade legal...)
• Data de início
• Data de fim
• Entidade Auditora
• Equipa Auditora
• Notas

Para além de preencher os campos do formulário, pode ainda inserir documentos, fotografias, propostas comerciais associadas à auditoria, evidências, etc..., como anexo do seu programa de auditorias. Pode inserir documentos de qualquer natureza. É possível pré-visualizar no workflow os documentos inseridos em formato PDF e imagem.

Para inserir anexos no programa de auditorias, proceda como indicam as figuras abaixo:

 
Após preencher todos os campo obrigatórios, clique em Submeter (imagem abaixo).

Ao submeter, o processo será enviado para a Fase 2 - Aprovação. Selecione o aprovador, o qual será filtrado conforme as permissões desta etapa.

Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente, com a indicação de aprovação do Programa de Auditorias. 

 ATENÇÃO  Este Nesta fase ainda não vai conseguir gerar as audiorias. Após aprovação do programa, poderá criar as auditorias

ETAPA 2 -  APROVAÇÃO

Esta etapa tem por objetivo recolher uma aprovação do programa de auditorias. A aprovação é muito simples e consiste apenas no preenchimento do campo Plano aprovado?.

Nesta etapa, o aprovador tem 2 opções:

• Sim: O programa é aprovado e fechado. As auditorias podem ser geradas.
• Não: com esta opção o programa é reenviado para a fase de registo. A tarefa é devolvida a quem efetuou o registo. Neste caso, é sempre obrigatória uma justificação escrita no campo Motivo da não aprovação.

Como gerar as auditorias?

Após recolher a aprovação do programa, clique em Criar Q-AUD.  Ao clicar será gerado o registo individual de cada auditoria. Os dados do programa de audioria serão enviados para o registo individual de cada auditoria.

Também através da tabela, conseguirá acompanhar o estado de cada auditoria, o qual será indicado automaticamente na coluna Estado.

RELATÓRIOS

Ao longo de todas as etapas deste workflow, é possível consultar o Programa de Auditorias, que pode imprimir ou descarregar em formato PDF, XLS, XLSX, entre outros formatos, , como mostra na figura abaixo.

Nota: Caso estes dados não apareçam na sua totalidade em qualquer um dos relatórios, guarde as alterações do registo, atualize a página e só depois aceda novamente ao relatório.

  PERMISSÕES    Para aceder ao Módulo de Relatórios são necessárias permissões. Caso não tenha permissões, fale com um Administrador do AGIR. Caso seja um Administrador e queira atribuir permissões, consulte este artigo: Permissões para relatórios

Caso queira consultar artigos de outros workflows template disponíveis, clique aqui.

 DICA  Pode fazer a implementação autónoma deste workflow no seu AGIR. Para isso, basta fazer download do nosso template ao clicar aqui, e usar exatamente como proposto neste tutorial.

Após download do template, deve ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tab Workflows > Workflows > Importar para importar o template para o seu AGIR.

OUTROS TUTORIAIS RELEVANTES

Para além das regras específicas descritas acima, o AGIR inclui um conjunto de funcionalidades nativas que o ajudarão a enriquecer os seus processos e automatizar atividades.

Selecionamos um conjunto de tutoriais mais relevantes para este workflow. Por favor consulte estes tutorais e se tiver dúvidas entre em contacto com a nossa equipa.

• Introdução ao módulos dos Workflow
• Permissões em Workflows -  Explicação
• Como criar e gerir ações em Workflows
• Como funcionam os anexos em Worklows
• Links em Processos / Workflows - para que servem?
• Notificação de Workflows - para que serve e como funciona?
• Comentários no Módulo de Workflows 
• Como funcionam as ações linkadas?
• Como consultar o histórico/timeline de um workflow?
• Exportação de Lista de Workflows para Excel
• Como personalizar a visão/listagem de workflows?