Como remover um documento

Modified on Tue, 9 Apr at 9:06 AM

Quando um documento chega ao seu fim de vida, está descontinuado e não vai ser sujeito a revisões, pode ser sujeito a remoção. Um documento removido corresponde a um documento que não está acessível para consulta imediata pelo utilizador, no entanto, permanece no AGIR para efeitos de rastreabilidade.

Não confunda um documento removido com uma verão obsoleta de um documento ativo. Todas as versões obsoletas (versões anteriores do documento), são geridas automaticamente pelo sistema de versões do AGIR. Este tutorial aborda apenas o conceito do documeto removido.

ATENÇÃO Se optar por apagar o documento em vez de o remover, o documento será permanentemente eliminado do AGIR não sendo possível a sua recuperação. Um documento removido permanecerá no AGIR, pode ser consultado para efeitos de histórico e pode ser recuperado.

Como remover um documento?

1. Para remover um documento aceda à visão de workflow desse documento, pesquise o documento e clique em Mover Estado.

2. Selecione o estado correspondente a Removido (Atenção que na sua empresa este estado pode ter outras designações, pois trata-se de uma configuração por empresa). Clique de seguida em Mover.

Surge de seguida uma janela de confirmação. Clique em Sim.

3. Já está. O documento passa a estar removido. Não será listado nas visões de documentos, nem nas pesquisas nativas do AGIR.

Como consultar um documento removido?

A consulta de um documento removido é efetuada por ativação de filtros específicos para o efeito.

1. Para consultar um documento removido, aceda à visão de workflow desse documento e clique em Filtros e Relatórios. Também pode aceder a Filtros e Relatórios noutras visões (ex: Todos os Documentos).

2. Dentro do menu de Filtros e Relatórios, selecione o estado correspondente a Removido (Atenção que na sua empresa este estado pode ter outras designações, pois trata-se de uma configuração por empresa).

3. A lista de documentos removidos desse workflow será mostrada. Selecione o documento e consulte as suas informações.

DICA Para sua segurança, os documentos removidos incorporam no seu carimbo a indicação de Removido num carimbo de cor vermelha.

PERMISSÕES Para remover um documento necessita de um dos seguintes níveis de permissões : Dono do documento (caso esta propriedade esteja ativa), Administrador do Workflow ou Administrador do AGIR. Para consultar um documento removido basta a permissão de consultor.