Workflow - Formação

Created by Helder Lopes, Modified on Thu, 13 Jul 2023 at 12:35 PM by Virtual Agent

O workflow de Formação tem como objetivo o registo e avaliação da eficácia das ações de formação da sua organização. Este workflow está relacionado com o workflow Plano de Formação. As formações são integradas via plano de formação ou registadas individualmente - extra plano.

Independentemente do modo de registo, o tratamento é equivalente, havendo um registo dos dados da formação, documentação relacionada, registo de presenças e avaliação da eficácia.

DICA Por favor, consulte o tutorial Workflows - Plano de Formação. Este tutorial dar-lhe-á uma visão mais abrangente de todos os workflows de Gestão de Formação.

Este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para partilha com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.

Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.

Assumindo que já importou o workflow para o seu AGIR, preste atenção ao nosso tutorial para saber como pode utilizá-lo.

1. Criar um registo de Necessidade de Formação através do Plano de Formação

Sugerimos que este seja o método para criação de ações de Formação. Para criar uma Formação integrada no Plano de Formação, siga as instruções deste tutorial: Workflows - Plano de Formação. Após esta etapa, siga para o ponto 3.

2. Criar uma ação de formação isolada - sem ligação ao Plano de Formação

Para criar um novo registo no workflow, clique em Novo Workflow e selecione Formação. O AGIR vai sugerir automaticamente um título para o seu registo (pode aceitar o título ou alterá-lo), clique em Criar Workflow.

3. Como funciona o workflow de Formação

O workflow descrito neste template encontra-se dividido em 2 etapas. Cada etapa tem um separador com os dados relativos a cada uma delas:

Registar ação de formação
Avaliar ação de formação

ETAPA 1 - REGISTAR A AÇÃO DE FORMAÇÃO

Nesta etapa, são preenchidos os dados da ação de formação. Caso a formação resulte de um Plano de Formação, a maioria dos dados é automaticamente preenchida, mas podem ser editados/ajustados.

Os dados mais relevantes são:

Título da formação
Formador
Duração
Data de início e fim
Tipo de formação
Gestor da Formação
Objetivos e sumário
Participantes (neste campo consiste ainda num texto livre. A lista final de presenças será preenchida na 2ª etapa deste workflow)

Nesta fase, pode ainda cancelar a formação. Ao fazer isso, a formação é sinalizada como pertencente ao plano de formação, no estado cancelada por algum motivo justificável.

Após preencher todos os campo obrigatórios, clique em Submeter (imagem abaixo). O AGIR irá agendar uma nova etapa de avaliação da formação.

Por defeito, será selecionado o Gestor da Formação e a data da tarefa irá corresponder à data de fim da formação. Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente, com a indicação de avaliação da formação.

ETAPA 2 - AVALIAÇÃO DA FORMAÇÃO

Esta etapa tem o objetivo de registar as presenças da formação e avaliar a formação, se aplicável. Para além disso, poderá servir para registar toda a documentação da formação (material pedagógico, certificados, etc...).

Em primeiro lugar, deve ser preenchida a lista de presenças. Para cada participante preencha:

Nome do participante
Nº de identificação
Nº de horas de formação

De seguida, defina as condições de avaliação da eficácia de formação no campo Metodologia. A avaliação é efetuada individualmente a cada formando. Tem disponível 3 opções:

Standard

Nesta opção, a avaliação da eficácia é efetuada por um questionário de duas perguntas, avaliadas numa escala de 0 - Mau a 5 - Excelente.

As questões são:

Cumprimento dos objetivos da formação
Aplicabilidade nas suas funções

Outro

Nesta opção, a avaliação é efetuada fora do AGIR e convertida para o AGIR numa escala de 0 a 5. Aplica-se, por exemplo, nos casos em que a avaliação da eficácia é efetuada por uma entidade externa.

Não aplicável

Ative esta opção caso a avaliação da eficácia não seja aplicável.

Efetue a avaliação da eficácia conforme a metodologia selecionada. A avaliação é individiual. Globalmente, é efetuada a média de todos os participantes.

ATENÇÃO Caso o formando tenha uma cotação inferior a 2.5 pontos, é obrigatório registar na coluna Comentários e ações em caso de não eficácia, as medidas corretivas a tomar.

Após preencher todos os campo obrigatórios, clique em Submeter (imagem abaixo). A formação será fechada. No plano de formação, surgirá a indicação que a formação está terminada, bem como a média global da avaliação.

DICA É mantido um link automático entre este registo e o Plano de Formação, que esteve na origem do atual registo. A imagem abaixo explica como aceder a este link.

ATENÇÃO Nesta fase, os dados das formações são definitivos, incluindo presenças, datas e duração efetivas. Caso deseje integrar esta informação num relatório único, solicite um desenvolvimentoao ao nosso Helpdesk com as suas especificações.

Relatórios

Pode imprimir um certificado de formação através do AGIR, clicando no ícone indicado na figura abaixo.

Nota: Caso estes dados não apareçam na sua totalidade em qualquer um dos relatórios, guarde as alterações do registo, atualize a página e só depois aceda novamente ao relatório.

PERMISSÕES Para aceder ao Módulo de Relatórios são necessárias permissões. Caso não tenha permissões, fale com um Administrador do AGIR. Caso seja um Administrador e queira atribuir permissões, consulte este artigo: Permissões para relatórios

Caso queira consultar artigos de outros workflows template disponíveis, clique aqui.

DICA Pode fazer a implementação autónoma deste workflow no seu AGIR. Para isso, basta fazer download do nosso template ao clicar aqui, e usar exatamente como proposto neste tutorial.

Após download do template, deve ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tab Workflows > Workflows > Importar para importar o template para o seu AGIR.

OUTROS TUTORIAIS RELEVANTES

Para além das regras específicas descritas acima, o AGIR inclui um conjunto de funcionalidades nativas que o ajudarão a enriquecer os seus processos e automatizar atividades.

Selecionámos um conjunto de tutoriais mais relevantes para este workflow. Por favor, consulte estes tutoriais e, se surgirem dúvidas, fique à vontade para entrar em contacto com a nossa equipa.