Workflow - Plano de Formação

O AGIR possui um conjunto de workflows que permitem sistematizar todo o processo de Gestão de Formação, incluindo a identificação de necessidades de formação, planeamento das ações de formação, registo e avaliação da eficácia. 

Para o efeito existem 3 workflows base:

1. Plano de Formação
2. Identificação de necessidades de formação
3. Registo da formação (inclui o registo e avaliação da eficácia)

Pode ainda associciar um 4º workflow: o de avaliação da satisfação do formando em relação à formação. No entanto, neste tutorial iremos abordar apenas os 3 workflows principais.

O esquema abaixo descreve como estes 3 workflows se relacionam:

O processo inicia-se com o despoletar de um Plano de Formação, o qual consiste num calendário de formações a realizar num dado horizonte temporal (usualmente, um ano).  Tipicamente, este processo é coordenado pelo Departamento de Recursos Humanos.

Ao abrir um novo Plano de Formação, inicia-se a fase de identificação de necessidades de formação. São identificadas pessoas-chave na organização que serão convidadas a enviar as necessidades de formação ao Gestor do Plano de Formação.

Isso é feito através de um formulário/workflow próprio designado por Necessidades de Formação.  Cada pessoa-chave,  por norma, um supervisor, lider de departamento, etc..., irá preencher as suas necessidades de formação via AGIR, as quais serão recolhidas e validadas pelo Gestor do Plano de Formação.

Depois de recolhidas todas as necessidades de formação, o Gestor do Plano da Formação cria o Plano de Formação e submete para uma aprovação formal.

Depois de elaborado e aprovado o plano de formação, são geradas as Formações. 

Um plano de formação, normalmente inclui várias Formações. Ao gerar as formações, os dados da mesma são automaticamente preenchidos conforme as definições do Plano de Formação. 

Cada formação é atribuída a um Gestor de Formação, o qual terá a responsabilidade de registar os dados de formação e recolher/realizar a avaliação da eficácia (se aplicável).

As formações são registadas (data, título, tipo de formação, objetivo, formação, duração, entidade formadora, etc...), bem como a lista de presenças, documentação acessória, tais como conteúdos, manuais de formação, certificados etc.

Durante o decurso do Plano de Formação, pode realizar e registar ações de formação extra, fora do plano, ou realizar uma revisão do plano de formação, com adição de novas ações ou remoção de ações canceladas.

Todos estes registos ficam interligados através de links e dashboards que lhe permitem saber, em qualquer altura, o estado de cada formação.

Neste artigo, vamos explicar o funcionamento do workflow Plano de Formação. Pode consultar os artigos sobre o funcionamento do Workflow - Necessidades de Formação e o Workflow - Formações clicando nos links respetivos. 

Plano de Formação

O Workflow Plano de Formação tem como objetivo recolher necessidades de formação, planear e aprovar o calendário de formações, sejam internas ou externas.

 DICA  Este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para partilha com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.

Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.

Assumindo que já importou o workflow para o seu AGIR, preste atenção ao nosso tutorial para saber como pode utilizá-lo.

Criar um novo Plano de Formação

Para criar um novo registo no workflow, clique em Novo Workflow e selecione Plano de Formação.  O AGIR vai sugerir automaticamente um título para o seu registo (pode aceitar o título ou alterá-lo), clique em Criar Workflow.

O workflow descrito neste template encontra-se dividido em quatro etapas. Cada etapa tem um separador com os dados relativos a cada uma delas:

1. Levantamento das necessidades de formação
2. Criação do plano de formação
3. Aprovação do plano de formação
4. Implementação e fecho do plano de formação

ETAPA 1 -  LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES DE FORMAÇÃO

Na etapa de Registo, são preenchidos os dados do plano de formação, incluindo o tipo de plano, ano de referência, gestor do plano de formação, data de início e data de fim. É também definido o modo de recolha de necessidades de formação:

1. ModoCompleto: Neste modo terá de preencher uma tabela com pessoas-chave, as quais receberão um formulário para registo de necessidades de formação. Essas necessidades serão posteriormente validadadas pelo Gestor do Plano de Formação. Ao selecionar o Modo Completo, irá acionar o Workflow nº 2 -  Necessidades de Formação.
   
   
2. Modo Simplificado: Neste modo não iremos acionar o Workflow nº 2 -  Necessidades de Formação. Bastará preencher o campo Resumo das necessidades de formação.  Selecione a opção Simplificado caso não necessite de um registo formal de identificação de necessidades ou caso já o tenha feito por outro mecanismo (reunião, avaliação de desempenho, etc).

OPÇÃO 1 -  MODO COMPLETO

Preencha os nomes das pessoas-chave (supervisor) e de seguida clique no icone +, tal como ilustrado abaixo.

Depois de clicar, o AGIR enviará uma tarefa e um workflow para cada supervisor identificado na tabela. Na coluna Estado, conseguirá acompanhar o estado de cada identificação de necessidades, podendo também enviar um lembrete, clicando no envelope laranja (ver abaixo).

O tutorial Necessidades de Formação explica em detalhe o funcionamento deste segundo workflow. Por favor consulte este tutorial para mais informações.

OPÇÃO 2 -  MODO SIMPLIFICADO

Neste modo, basta preencher os campo de Resumo das necessidades de formação, tal como ilustrado abaixo.

Quando considerar que a fase de identificação de necessidades está terminada, indique Sim, no campo A fase de levantamento de necessidades está terminada e  clique em Submeter (imagem abaixo).

Ao submeter, o processo será enviado para a Fase 2 - Criação do Plano de Formação. Por defeito, o AGIR irá selecionar o Gestor do Plano de Formação como próximo interveniente. Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente, com a indicação de criação do Plano de Formação.

Para além de preencher os campos do formulário, pode ainda inserir documentos, fotografias, propostas comerciais associadas ao plano de formação. Pode inserir documentos de qualquer natureza. É possível pré-visualizar no workflow os documentos inseridos em formato PDF e imagem.

 ATENÇÃO  Nesta fase ainda não vai conseguir gerar as Formações. Apenas após a aprovação do Plano de Formação será possível gerá-las.

ETAPA 2 -  CRIAÇÃO DO PLANO DE FORMAÇÃO

Na etapa de Planeamento, são preenchidos os dados das formações. Cada linha diz respeito a uma formação. 

Caso tenha acionado o workflow de Necessidades de Formação, as formações aprovadas nesse workflow estarão automaticamente registadas na tabela do Plano de formação. Podem contudo ser editadas.

Preencha ou edite os seguintes dados para cada ação de formação:

• Nome da Formação
• Tipo de formação
• Data de início e fim
• Formador
• Custo
• Participantes (em forma de texto livre, pois nesta fase a lista de presenças é apenas indicativa)
• Duração
• Gestor da Formação (colaborador que terá a responsabilidade por registar a formação e registar os dados de formação e recolher/realizar a avaliação da eficácia (se aplicável)

 ATENÇÃO  Nesta fase, os dados das formações são meramente indicativos. Os dados finais da formação, incluindo presenças, datas e duração efetivas, serão registados no 3º Workflow - Formação.

Se relevante, preencha os seguintes campo adicionais:

• Orçamento
• Observações

Após preencher o Plano de Formação, clique em Submeter (imagem abaixo).

Ao submeter, o processo será enviado para a Fase 3 - Aprovação do Plano de Formação. Selecione o aprovador, o qual será filtrado conforme as permissões desta etapa.

Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente, com a indicação de aprovação do Programa de Formação. 

ETAPA 3 -  APROVAÇÃO DO PLANO DE FORMAÇÃO

Esta etapa tem por objetivo recolher uma aprovação formal do plano de formação. A aprovação é muito simples e consiste apenas no preenchimento do campo Aprovação.

Nesta etapa, o aprovador tem 2 opções:

• Aprovado: O plano é aprovado e enviado para implementação. As formações podem ser geradas. 
• Não Aprovado: com esta opção, o plano é reenviado para a fase de planeamento. A tarefa é devolvida a quem efetuou o planeamento inicial. Neste caso, é sempre obrigatória uma justificação escrita no campo Motivo da rejeição.

Após preencher a aprovação, clique em Submeter

Por defeito, o AGIR irá selecionar o Gestor do Plano de Formação como próximo interveniente. Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente, com a indicação de Implementação do Plano de Formação.

 DICA   Após a aprovação, é enviado um e-mail automático ao Gestor do Plano de Formação com a indicação de aprovação do plano e um versão PDF do mesmo em anexo. Guarde este PDF para efeitos de rastreabilidade. Caso deseje alterar o plano no futuro, com este PDF tem sempre uma versão original do plano de formação.

ETAPA 4 -  SEGUIMENTO E FECHO DO PLANO DE FORMAÇÃO

Esta etapa tem por objetivo gerar as formações e, posteriomente, após implementação do plano, efetuar o seu seguimento e fecho. Consiste, portanto, numa etapa de duas fases:

1. Gerar as Formações - a executar imediatamente após aprovação ou ao longo do ano
2. Efetuar o fecho do plano -  a executar no final do ano

Como gerar as Formações?

Após recolher a aprovação do plano, clique em Criar FOR.  Ao clicar, será gerado o registo individual de cada formação. Os dados do plano de formação serão enviados para o registo individual de cada formação. 

Em alternativa, poderá gerar todas as formações de uma só vez clicando no icone +, tal como ilustrado abaixo.

Também através da tabela, conseguirá acompanhar o estado de cada formação, o qual será indicado automaticamente na coluna Estado.

Nesta fase, deverá acompanhar a implementação do plano de formação. Não se esqueça que cada formação foi entregue ao seu Gestor de Formação. Pode fazer revisões ao plano de formação, alterando o estado para planeamento (neste caso terá que repetir o planeamento e aprovação). 

O tutorial Workflow - Formação, explica em detalhe o funcionamento deste terceiro workflow. Por favor consulte este tutorial para mais informações.

Após execução do plano de formação (todas as formações realizadas ou canceladas) proceda ao registo do seguimento e fecho, os quais consistem apenas no preenchimento dos seguintes campos:

• Avaliação da eficácia
• Alterações ao plano (justificações)
• Observações
• Medidas a tomar ( este apenas se declarar o plano como Nada eficaz ou Parcialmente eficaz )

Independentemente da sua decisão relativa à eficácia, o plano de formação será sempre Fechado

Relatórios

Ao longo de todas as etapas deste workflow, é possível consultar o Plano de Formação, que pode imprimir ou descarregar em formato PDF, XLS, XLSX, entre outros formatos,  como mostra na figura abaixo.

Nota: Caso estes dados não apareçam na sua totalidade em qualquer um dos relatórios, guarde as alterações do registo, atualize a página e só depois aceda novamente ao relatório.

 PERMISSÕES  Para aceder ao Módulo de Relatórios são necessárias permissões. Caso não tenha permissões, fale com um Administrador do AGIR. Caso seja um Administrador e queira atribuir permissões, consulte este artigo: Permissões para relatórios

Caso queira consultar artigos de outros workflows template disponíveis, clique aqui.

 DICA  Pode fazer a implementação autónoma deste workflow no seu AGIR. Para isso, basta fazer download do nosso template ao clicar aqui, e usar exatamente como proposto neste tutorial.

Após download do template, deve ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tab Workflows > Workflows > Importar para importar o template para o seu AGIR.

OUTROS TUTORIAIS RELEVANTES

Para além das regras específicas descritas acima, o AGIR inclui um conjunto de funcionalidades nativas que o ajudarão a enriquecer os seus processos e automatizar atividades.

Selecionamos um conjunto de tutoriais mais relevantes para este workflow. Por favor consulte estes tutorais e se tiver dúvidas entre em contacto com a nossa equipa através do nosso sistema de tickets.

• Introdução ao módulos dos Workflow
• Permissões em Workflows -  Explicação
• Como criar e gerir ações em Workflows
• Como funcionam os anexos em Worklows
• Links em Processos / Workflows - para que servem?
• Notificação de Workflows - para que serve e como funciona?
• Comentários no Módulo de Workflows 
• Como funcionam as ações linkadas?
• Como consultar o histórico/timeline de um workflow?
• Exportação de Lista de Workflows para Excel
• Como personalizar a visão/listagem de workflows?